Gacetilla o comunicado de prensa
Una gacetilla es un mensaje breve por escrito, que comunica una novedad con lenguaje y criterio periodísticos; esto significa que su redacción es objetiva y que los hechos son comprobables. Se puede enviar de diversas maneras, de acuerdo con el estilo de cada medio o periodista, aunque en general se hace vía mail.
La estructura de la gacetilla responde en forma concisa, en primera instancia, qué sucede, dónde, quiénes están involucrados y cuando, y en segunda instancia, cómo, por qué y para qué. Comienza con la fecha, el título de la información debajo de la leyenda “Gacetilla de prensa”, el copete (resumen de dos líneas) y la información. No debe ocupar más que una carilla, preferentemente, y se imprime en hoja blanca tamaño A4, con membrete de la empresa u organización. Por lo general, se escriben 25 líneas por hoja a doble interlineado, y no se subrayan las frases más importantes ni se usa negrita o mayúscula para resaltarlas, ya que quedará a criterio del periodista considerar lo que es relevante. Se utilizan frases cortas y se escribe en tercera persona. Siempre deben llevar una firma, con la aclaración que permita identificar al emisor, o bien al pie de página, en un recuadro, la información del contacto (nombre y apellido, cargo, teléfono fijo, celular y e-mail) para cualquier consulta o pedido de información adicional.
domingo, 22 de noviembre de 2009
martes, 17 de noviembre de 2009
Material Impreso
Solicitud de Inscripción
Es el contrato que firma el participante con la organización del evento. Lleva todos los datos necesarios para inscribirlo, así como aquellos correspondientes al alojamiento, transporte, programas elegidos y sus costos. También puede estar destinada a obtener datos complementarios que podrán incluirse en la base de datos, aunque deben evitarse los largos y tediosos cuestionarios, que predisponen mal al solicitante. Se deben incluir los datos de forma de pago, número de cheque, tarjeta de crédito, etc., y finalizar con la firma del suscripto.
Catálogo
Sirve como herramienta de promoción. Describe los servicios del congreso, destacando el interés de la sede, de los principales oradores, el abordaje de los temas relevantes, el programa social y de acompañantes, la exposición paralela, la ubicación de los stands. Incluye fotografías y exige un diseño profesional y atractivo.
Folletería
Se diseñan avisos para publicar en blanco y negro y en color –la realización de las dos variantes dependerá de los medios seleccionados para hacer la promoción-, así como afiches. También puede hacerse folletería para distribuir en congresos previos o para enviar a la prensa general y especializada, a las embajadas, asociaciones de profesionales interesados, oficinas de turismo, agentes de viaje y aerolíneas.
Cartelería
Dependiendo del contrato firmado con la locación que se va a utilizar, se preverá cartelería interna y externa. La cartelería externa sirve como herramienta de promoción. La cartelería interna es la que delimita las distintas áreas dentro de la locación, y ayuda a los participantes a ubicarse. No deben olvidarse el cartel del estrado, con el nombre del evento, la fecha, la sede y los sponsors, y las identificaciones de los oradores para colocarse en el estrado, con la inicial del nombre y el apellido completo, para ser leídos a distancia.
Credenciales
Son el elemento de identificación de los participantes. Si bien hay diversos modelos, existen algunas normas que se tendrán en cuenta para su diseño. Es preferible que tengan fondo blanco, y que los detalles de color se agreguen luego para una mejor legibilidad. Dado que sirven para identificar a los participantes, la información que debe destacarse por su tamaño y claridad son su nombre y apellido. Esos datos deben leerse sin dificultad a un metro de distancia.
En consecuencia, los datos para imprimir son el isologotipo, el nombre del evento, el nombre y apellido del participante y su categoría. También puede agregarse la sede y la fecha, así como la empresa o institución de pertenencia, si hubiera suficiente espacio libre. Una credencial abarrotada de información no cumplirá su propósito; por ello, se debe evitar el uso de cursivas o de tipografías atractivas pero no lo suficientemente nítidas.
Diario
Cuando los congresos tienen muchos inscriptos o se realizan simultáneamente en varios lugares por la falta de espacio para reunir a todos los asistentes en un mismo centro de convenciones, puede editarse un diario interno, que al tiempo que va comentando e ilustrando con fotografías lo que se está haciendo en cada ámbito, permite agregar comunicaciones de interés para los participantes, como cambios de horarios, noticias de último momento, recordatorios de los lugares de encuentro. El diario puede tener espacios de publicidad.
Memoria
Al terminar el congreso comienza la preparación de la memoria, un documento que reúne los discursos principales; fotografías de autoridades, funcionarios, oradores, eventos sociales; resúmenes de los trabajos presentados, publicidad de las empresas que apoyaron el congreso, y las conclusiones a las que se arribó. Pueden incluirse recomendaciones para el próximo período del comité organizador, ya que si se pudo determinar la futura sede del congreso, también habrán sido elegidas las nuevas autoridades, una cuestión que, habitualmente, se resuelve durante el desarrollo mismo del congreso, en sus momentos finales.
Diplomas o certificados de asistencia
Las autoridades del evento son quienes certifican con su firma la capacitación de los participantes o la intervención de un orador en un congreso. Lo más frecuente es que un certificado de asistencia, o diploma, contenga dos o tres firmas.
Cuando el documento tiene dos firmas, corresponde, por orden de precedencia, que la mayor autoridad firme a la derecha, y la segunda, a la izquierda.
Cuando el certificado incorpora una firma más, la precedencia indica que la autoridad con mayor precedencia firme del lado derecho, la que sigue del lado izquierdo, y la de menor precedencia en el centro, un poco más abajo que las firmas que lo anteceden.
Solicitud de Inscripción
Es el contrato que firma el participante con la organización del evento. Lleva todos los datos necesarios para inscribirlo, así como aquellos correspondientes al alojamiento, transporte, programas elegidos y sus costos. También puede estar destinada a obtener datos complementarios que podrán incluirse en la base de datos, aunque deben evitarse los largos y tediosos cuestionarios, que predisponen mal al solicitante. Se deben incluir los datos de forma de pago, número de cheque, tarjeta de crédito, etc., y finalizar con la firma del suscripto.
Catálogo
Sirve como herramienta de promoción. Describe los servicios del congreso, destacando el interés de la sede, de los principales oradores, el abordaje de los temas relevantes, el programa social y de acompañantes, la exposición paralela, la ubicación de los stands. Incluye fotografías y exige un diseño profesional y atractivo.
Folletería
Se diseñan avisos para publicar en blanco y negro y en color –la realización de las dos variantes dependerá de los medios seleccionados para hacer la promoción-, así como afiches. También puede hacerse folletería para distribuir en congresos previos o para enviar a la prensa general y especializada, a las embajadas, asociaciones de profesionales interesados, oficinas de turismo, agentes de viaje y aerolíneas.
Cartelería
Dependiendo del contrato firmado con la locación que se va a utilizar, se preverá cartelería interna y externa. La cartelería externa sirve como herramienta de promoción. La cartelería interna es la que delimita las distintas áreas dentro de la locación, y ayuda a los participantes a ubicarse. No deben olvidarse el cartel del estrado, con el nombre del evento, la fecha, la sede y los sponsors, y las identificaciones de los oradores para colocarse en el estrado, con la inicial del nombre y el apellido completo, para ser leídos a distancia.
Credenciales
Son el elemento de identificación de los participantes. Si bien hay diversos modelos, existen algunas normas que se tendrán en cuenta para su diseño. Es preferible que tengan fondo blanco, y que los detalles de color se agreguen luego para una mejor legibilidad. Dado que sirven para identificar a los participantes, la información que debe destacarse por su tamaño y claridad son su nombre y apellido. Esos datos deben leerse sin dificultad a un metro de distancia.
En consecuencia, los datos para imprimir son el isologotipo, el nombre del evento, el nombre y apellido del participante y su categoría. También puede agregarse la sede y la fecha, así como la empresa o institución de pertenencia, si hubiera suficiente espacio libre. Una credencial abarrotada de información no cumplirá su propósito; por ello, se debe evitar el uso de cursivas o de tipografías atractivas pero no lo suficientemente nítidas.
Diario
Cuando los congresos tienen muchos inscriptos o se realizan simultáneamente en varios lugares por la falta de espacio para reunir a todos los asistentes en un mismo centro de convenciones, puede editarse un diario interno, que al tiempo que va comentando e ilustrando con fotografías lo que se está haciendo en cada ámbito, permite agregar comunicaciones de interés para los participantes, como cambios de horarios, noticias de último momento, recordatorios de los lugares de encuentro. El diario puede tener espacios de publicidad.
Memoria
Al terminar el congreso comienza la preparación de la memoria, un documento que reúne los discursos principales; fotografías de autoridades, funcionarios, oradores, eventos sociales; resúmenes de los trabajos presentados, publicidad de las empresas que apoyaron el congreso, y las conclusiones a las que se arribó. Pueden incluirse recomendaciones para el próximo período del comité organizador, ya que si se pudo determinar la futura sede del congreso, también habrán sido elegidas las nuevas autoridades, una cuestión que, habitualmente, se resuelve durante el desarrollo mismo del congreso, en sus momentos finales.
Diplomas o certificados de asistencia
Las autoridades del evento son quienes certifican con su firma la capacitación de los participantes o la intervención de un orador en un congreso. Lo más frecuente es que un certificado de asistencia, o diploma, contenga dos o tres firmas.
Cuando el documento tiene dos firmas, corresponde, por orden de precedencia, que la mayor autoridad firme a la derecha, y la segunda, a la izquierda.
Cuando el certificado incorpora una firma más, la precedencia indica que la autoridad con mayor precedencia firme del lado derecho, la que sigue del lado izquierdo, y la de menor precedencia en el centro, un poco más abajo que las firmas que lo anteceden.
domingo, 8 de noviembre de 2009
Particpantes de Congresos
Clasificación de los participantes
Los participantes activos son el objetivo del Congreso, aquellas personas que le dan su razón de ser, el grupo de profesionales interesados en la temática del congreso. Pueden ser miembros de la sociedad o asociación que organiza el evento, o no. En el primer caso, gozarán de ventajas adicionales, como tarifas de inscripción más convenientes y otros privilegios.
Las personas que concurran al evento con los participantes activos pero que no tienen interés en la temática del congreso, son los acompañantes: participan en el programa destinado a ellos, mientras los participantes activos están en sesión. Pueden ser miembros del congreso en función de la membresía de los activos que acompañan, o no. Sus tarifas de inscripción son menores que la de los participantes activos en razón del carácter de las actividades programadas para ellos.
Los participantes técnicos son los enviados por las empresas para atender un stand en una exposición paralela al congreso. No abonan tarifa de inscripción porque son parte del staff; tienen pases personales que los habilitan a ingresar en todo momento al área de exposición.
En algunos congresos se da la participación de estudiantes, mediante el abono de un arancel preferencial, aunque no suelen tener acceso a la totalidad de las sesiones. Para los estudiantes representa una posibilidad de acercarse a su futuro mundo profesional, además de aggiornarse en relación con los últimos avances de la materia. Para las entidades organizadoras, es la posibilidad de incorporar socios jóvenes.
Los disertantes del evento son los oradores. Pueden ser invitados, contratados o convocados por medio de un llamado. Se trata de personajes de renombre o que pueden hacer un aporte profesional o científico en su área. En algunas oportunidades estos oradores tienen cubiertos los viáticos y la estadía durante los días que durará el evento, pero no siempre es así. Los oradores contratados suelen ser personalidades destacadas a quienes se les paga honorarios por su participación; son los encargados de presidir las sesiones plenarias. Su presencia tiene un especial atractivo y, de alguna manera, garantiza una mayor cantidad de inscripciones. Los viáticos y la estadía se negocian individualmente dentro de los honorarios establecidos o se abonan por separado. Los oradores convocados por medio de un llamado son seleccionados para realizar sus presentaciones en las sesiones simultáneas. Son invitados a presentar sus trabajos, que concursan de acuerdo con las bases del congreso, y su participación es definida según el dictamen de la comisión científica.
El sector VIP está integrado por los funcionarios en ejercicio, tales como ministros, diputados, senadores, gobernadores, y por las autoridades del congreso (presidente, secretario, tesorero, vocales) o de empresas invitadas, que no abonan arancel de inscripción dado que están invitados (aunque deben ser considerados en la estimación de los costos)
Los participantes activos son el objetivo del Congreso, aquellas personas que le dan su razón de ser, el grupo de profesionales interesados en la temática del congreso. Pueden ser miembros de la sociedad o asociación que organiza el evento, o no. En el primer caso, gozarán de ventajas adicionales, como tarifas de inscripción más convenientes y otros privilegios.
Las personas que concurran al evento con los participantes activos pero que no tienen interés en la temática del congreso, son los acompañantes: participan en el programa destinado a ellos, mientras los participantes activos están en sesión. Pueden ser miembros del congreso en función de la membresía de los activos que acompañan, o no. Sus tarifas de inscripción son menores que la de los participantes activos en razón del carácter de las actividades programadas para ellos.
Los participantes técnicos son los enviados por las empresas para atender un stand en una exposición paralela al congreso. No abonan tarifa de inscripción porque son parte del staff; tienen pases personales que los habilitan a ingresar en todo momento al área de exposición.
En algunos congresos se da la participación de estudiantes, mediante el abono de un arancel preferencial, aunque no suelen tener acceso a la totalidad de las sesiones. Para los estudiantes representa una posibilidad de acercarse a su futuro mundo profesional, además de aggiornarse en relación con los últimos avances de la materia. Para las entidades organizadoras, es la posibilidad de incorporar socios jóvenes.
Los disertantes del evento son los oradores. Pueden ser invitados, contratados o convocados por medio de un llamado. Se trata de personajes de renombre o que pueden hacer un aporte profesional o científico en su área. En algunas oportunidades estos oradores tienen cubiertos los viáticos y la estadía durante los días que durará el evento, pero no siempre es así. Los oradores contratados suelen ser personalidades destacadas a quienes se les paga honorarios por su participación; son los encargados de presidir las sesiones plenarias. Su presencia tiene un especial atractivo y, de alguna manera, garantiza una mayor cantidad de inscripciones. Los viáticos y la estadía se negocian individualmente dentro de los honorarios establecidos o se abonan por separado. Los oradores convocados por medio de un llamado son seleccionados para realizar sus presentaciones en las sesiones simultáneas. Son invitados a presentar sus trabajos, que concursan de acuerdo con las bases del congreso, y su participación es definida según el dictamen de la comisión científica.
El sector VIP está integrado por los funcionarios en ejercicio, tales como ministros, diputados, senadores, gobernadores, y por las autoridades del congreso (presidente, secretario, tesorero, vocales) o de empresas invitadas, que no abonan arancel de inscripción dado que están invitados (aunque deben ser considerados en la estimación de los costos)
martes, 15 de septiembre de 2009
Mesas y Cabeceras
Las mesas más frecuentes
La elección del tipo de mesa que se va a utilizar depende de:
Cantidad de comensales o de participantes
Capacidad del salón
Anfitriones y homenajeados
Formato del salón
Los formatos más habituales son:
Mesa imperial o de directorio
Mesa rectangular
Mesa en U o herradura
Mesa redonda
Una combinación de ellas
La mesa imperial es de formato rectangular con sus esquinas redondeadas. No llega a ser oval. Es una mesa muy elegante, que puede tener un gran tamaño y de ese modo albergar muchas personas, pero no es habitual encontrarla sino en salones tradicionales y clásicos que tienen mobiliario de época.
Para sustituirla, dada la dificultad de encontrarla en los salones contemporáneos, se ha hecho frecuente el uso de la rectangular, que puede estar formada por una sola mesa, o por varias, una a continuación de otra, para dar cabida a más cantidad de invitados. En algunos eventos, por ejemplo, en casamientos, la mesa cabecera o de los anfitriones tiene este formato, mientras que las restantes son redondas. En ella los participantes pueden sentarse completando la ocupación en todos sus lados, o en uno solo de los lados, de cara a los demás invitados.
La mesa en U, conocida también con el nombre de mesa en herradura, se forma con mesas rectangulares una a continuación de la otra, dando la forma característica de una U. Esta mesa puede tener o no las esquinas redondeadas. Es muy utilizada en eventos empresariales, y no tiene demasiado sentido usarla socialmente. Su finalidad es que los participantes estén enfrentados, uno a uno. Requiere un salón de grandes dimensiones, y puede utilizarse tanto para un servicio de comida en el que se discute un tema, se realiza una presentación audiovisual o se escucha a uno o más oradores. Sólo en el caso de una comida que no incluye ningún tipo de presentación pueden sentarse participantes en el interior de la U; de lo contrario, sólo se usará la parte externa.
La mesa en U se utiliza cuando, en la presentación mencionada, no se espera la intervención de los asistentes, más que para hacer preguntas, dado que mientras atienden al orador, almuerzan. También se usa para reuniones de capacitación, motivación, o asambleas de organizaciones, con lo cual se prevé que se conviertan en mesas de trabajo en las que intervendrán todos los participantes.
Las mesas redondas son las más utilizadas en eventos sociales en los que el objetivo es la comunicación entre los invitados. No se aconseja el uso de mesas redondas para más de 12 personas, ya que por las dimensiones que adquieren, parecería que podrían estar en comunicación unos con otros, pero en la realidad no es así porque la distancia les impide el diálogo. Además, ocupan mucho espacio. Entre el borde de una mesa y el borde de la más próxima debe haber una distancia de 1 metro como mínimo, siendo 1,5 metros una distancia cómoda para el trabajo del personal. La ventaja es que los salones con mesas redondas quedan estéticamente muy lindos, y los arreglos florales o centros de mesa adquieren mayor realce cuando los invitados hacen su ingreso al salón.
Ubicación de los invitados
Si bien los invitados, al ingresar en el salón, serán recibidos por recepcionistas que les indicarán su mesa, es más organizado agregar un plano de orientación en la entrada del salón, con el listado de los invitados y la mesa asignada. El listado se confecciona por orden alfabético de los apellidos, a continuación el nombre y luego el número de mesa, independientemente de que sean matrimonios, socios o la relación que tuvieren, todos deben figurar en la lista. Esta metodología favorecerá a quiénes deseen ubicarse solos, en vez de esperar que una persona los oriente. Y por ende permitirá colocar menor cantidad de recepcionistas. Las mesas deben numerarse con carteles bien visibles, y una vez ubicados todos los comensales, corresponde retirar el cartel.
La ubicación en las mesas es una tarea propia de los anfitriones, que debe ser respetada por los invitados. Puede hacerse por orden de precedencia o por afinidad. La distribución de lugares contribuye a una mejor organización, y cada vez más eventos lo consideran un aspecto infaltable. Solo en los eventos muy informales el invitado elige dónde y con quiénes agruparse.
Cuando el evento es muy formal, no sólo se asignan las mesas, sino también la ubicación en la mesa para cada uno de los comensales. Se procede del mismo modo que se describió anteriormente, y se agrega en cada sitio una tarjeta de ubicación con el nombre y apellido del invitado apoyado sobre la mesa, colocada en la parte superior de los cubiertos de postre o en la parte inferior de las copas.
La precedencia
El orden de precedencia es el orden de prioridad otorgado a un grupo de personas, de acuerdo con un determinado criterio. Aunque dicho así de fácil, en el ceremonial, determinar el orden de precedencia es una labor compleja. Las personas suelen volverse muy susceptibles cuando se trata de respetar estas normas, y algunas podrían ofenderse si no se las ubica en el lugar que creen merecer.
En general, el cargo o las funciones de una persona determinan con bastante claridad el lugar que se le debe conceder: si es presidente, director, gerente en organizaciones públicas o privadas, es el cargo el componente por evaluar para decidir el lugar; también y complementariamente, lo son la edad y el sexo. La gran dificultad se presenta cuando se deben combinar dos o más criterios. Como no puede ser de otra manera, la persona mayor tendrá precedencia respecto de la más joven, pero cuando son ambas del mismo sexo; cuando esa persona joven es una mujer, el hombre anciano conserva la precedencia.
Una persona extranjera que asiste por primera vez a una celebración tendrá precedencia respecto de los invitados habituales. La persona casada prevalecerá sobre la soltera; los matrimonios sobre los novios; quienes ocupen cargos públicos sobre aquellos con cargos corporativos, las personalidades religiosas sobre las civiles.
La distribución de los comensales
La distribución de los lugares que ocuparán los comensales recae siempre sobre los dueños de casa, más preciosamente de la dueña.
En el caso de las comidas más formales, se suele distribuir a los comensales por orden de precedencia y tratando de buscar la complementariedad, ya sea por personalidad, edad, ocupación. Es aconsejable aplicar algunas reglas de rigor para las ocasiones más informales, como alternar hombres y mujeres, evitando que los matrimonios queden juntos, ya que así se reduce la posibilidad de intercambio. Si hubiera invitados extranjeros, serán intercalados con los nativos, siempre que hablen el mismo idioma.
Para establecer precedencias, es conveniente hacerlo en forma escrita. Si todos los invitados fueran hombres, o todas mujeres, se confeccionará una lista única, encabezada por el/la anfitrión/a, a continuación seguirá quien tenga mas precedencia (el más importante, el homenajeado, el más antiguo, el más amigo) de acuerdo con el criterio elegido, y así hasta incluir a todos los invitados. El listado luego se numera, comenzando con el anfitrión, que recibirá el número 0.
Si los invitados fueran hombres y mujeres, el sistema será de doble lista: uno de hombres y otro de mujeres. Se numerarán ambas listas comenzando de 0, y se diferenciará a los hombres colocando una h junto al número asignado y a las mujeres una m. Recordemos que siempre debemos separar los matrimonios e intercalar hombres y mujeres.
Si la celebración contara con un homenajeado u homenajeada, éste recibirá el doble cero (00), ubicándolo en el listado inmediatamente después de los anfitriones.
Los anfitriones presiden la mesa y ocupan las cabeceras. Dada su estrecha relación con el personal, la mujer se ubica en la cabecera de frente a la puerta que comunique con la cocina.
En la mesa imperial o rectangular las cabeceras pueden estar en los extremos de la mesa, al estilo inglés; o en el centro de los laterales, al estilo francés. El primero facilita a los anfitriones ocuparse de dos centros de conversación distintos, y atender, si fuera necesario, a los invitados que están más cerca de cada uno de ellos.
En la disposición a la francesa, a los homenajeados les corresponde el lugar de la derecha respecto de los dueños de casa. Si no, se le concede ese lugar por orden de precedencia a quien los invitados consideren en condiciones de recibir ese privilegio, cualquiera que sea el criterio que apliquen.
En las mesas redondas, el esquema de ubicación de comensales es el mismo: los anfitriones, enfrentados, y la precedencia, de derecha a izquierda, sin olvidar intercalar hombres y mujeres.
Para la mesa imperial, la cabecera a la inglesa con lista única no es muy aconsejable, ya que el anfitrión preside desde un extremo, al tiempo que los invitados se colocan a derecha e izquierda, mientras el extremo opuesto queda vacío. Al quedar libre una punta de la mesa, no sólo no se cierra el círculo, lo cual estéticamente no luce mejor, sino que los dos últimos invitados quedan distantes entre sí y ven reducida la posibilidad de diálogo.
En cambio, resulta apropiada para una reunión de directorio, donde la comunicación será unidireccional, y también cuando se trata de un homenaje. En ese caso presiden simultáneamente la mesa el anfitrión y el homenajeado, cada uno en un extremo.
La disposición a la francesa es apropiada para armar una mesa en la que hay una persona que recibe un homenaje, ya que ésta se ubica frente al anfitrión, con lo cual dejará conformada una segunda cabecera. En cuanto a los demás invitados, se procede a sentarlos a partir de la derecha del anfitrión, luego desde la derecha del homenajeado, y así sucesivamente hasta completar la mesa; los extremos pueden quedar libres.
En el esquema a la francesa, si no hay homenajeado, el anfitrión asume solo la cabecera, en el centro de uno de los laterales. Y la disposición del resto de los invitados será con el invitado más importante sentado a la derecha y el siguiente, a la izquierda, hasta llegar a los extremos. Luego cambiará el ordenamiento habitual, pues las derechas e izquierdas harán referencia siempre a la única cabecera. Pero se dejará libre el espacio frente al lugar del anfitrión, entre dos comensales, para que quede claro que sólo hay una cabecera.
El procedimiento respecto de las mesas redondas es similar al de la mesa imperial. En el caso de que no haya homenajeado, el orden de precedencia parte del anfitrión, de derecha a izquierda. Y frente a él, el espacio libre entre comensales como una falsa cabecera.
Pero si hubiera un homenajeado, y los comensales no superan los diez, el anfitrión y el homenajeado se ubican enfrentados, de modo que su diálogo sea fluido y en un tono regular de voz. Los invitados se colocan a la derecha del anfitrión primero, y del homenajeado después.
Si el número supera los diez comensales, es conveniente colocar al homenajeado a la derecha del anfitrión y seguir el ordenamiento tradicional para mesa redonda con falsa cabecera.
En las mesas en U, cuando se usa como mesa de trabajo, el orador principal puede situarse en dos lados estratégicos: en el centro de la cabecera, si va a permanecer en el lugar parado o sentado, o en la abertura de la U, si hubiese una presentación, o si pudiera moverse. Si el anfitrión se coloca en el centro de la cabecera, el orador puede compartir ese lugar, y se le da la derecha.
La elección del tipo de mesa que se va a utilizar depende de:
Cantidad de comensales o de participantes
Capacidad del salón
Anfitriones y homenajeados
Formato del salón
Los formatos más habituales son:
Mesa imperial o de directorio
Mesa rectangular
Mesa en U o herradura
Mesa redonda
Una combinación de ellas
La mesa imperial es de formato rectangular con sus esquinas redondeadas. No llega a ser oval. Es una mesa muy elegante, que puede tener un gran tamaño y de ese modo albergar muchas personas, pero no es habitual encontrarla sino en salones tradicionales y clásicos que tienen mobiliario de época.
Para sustituirla, dada la dificultad de encontrarla en los salones contemporáneos, se ha hecho frecuente el uso de la rectangular, que puede estar formada por una sola mesa, o por varias, una a continuación de otra, para dar cabida a más cantidad de invitados. En algunos eventos, por ejemplo, en casamientos, la mesa cabecera o de los anfitriones tiene este formato, mientras que las restantes son redondas. En ella los participantes pueden sentarse completando la ocupación en todos sus lados, o en uno solo de los lados, de cara a los demás invitados.
La mesa en U, conocida también con el nombre de mesa en herradura, se forma con mesas rectangulares una a continuación de la otra, dando la forma característica de una U. Esta mesa puede tener o no las esquinas redondeadas. Es muy utilizada en eventos empresariales, y no tiene demasiado sentido usarla socialmente. Su finalidad es que los participantes estén enfrentados, uno a uno. Requiere un salón de grandes dimensiones, y puede utilizarse tanto para un servicio de comida en el que se discute un tema, se realiza una presentación audiovisual o se escucha a uno o más oradores. Sólo en el caso de una comida que no incluye ningún tipo de presentación pueden sentarse participantes en el interior de la U; de lo contrario, sólo se usará la parte externa.
La mesa en U se utiliza cuando, en la presentación mencionada, no se espera la intervención de los asistentes, más que para hacer preguntas, dado que mientras atienden al orador, almuerzan. También se usa para reuniones de capacitación, motivación, o asambleas de organizaciones, con lo cual se prevé que se conviertan en mesas de trabajo en las que intervendrán todos los participantes.
Las mesas redondas son las más utilizadas en eventos sociales en los que el objetivo es la comunicación entre los invitados. No se aconseja el uso de mesas redondas para más de 12 personas, ya que por las dimensiones que adquieren, parecería que podrían estar en comunicación unos con otros, pero en la realidad no es así porque la distancia les impide el diálogo. Además, ocupan mucho espacio. Entre el borde de una mesa y el borde de la más próxima debe haber una distancia de 1 metro como mínimo, siendo 1,5 metros una distancia cómoda para el trabajo del personal. La ventaja es que los salones con mesas redondas quedan estéticamente muy lindos, y los arreglos florales o centros de mesa adquieren mayor realce cuando los invitados hacen su ingreso al salón.
Ubicación de los invitados
Si bien los invitados, al ingresar en el salón, serán recibidos por recepcionistas que les indicarán su mesa, es más organizado agregar un plano de orientación en la entrada del salón, con el listado de los invitados y la mesa asignada. El listado se confecciona por orden alfabético de los apellidos, a continuación el nombre y luego el número de mesa, independientemente de que sean matrimonios, socios o la relación que tuvieren, todos deben figurar en la lista. Esta metodología favorecerá a quiénes deseen ubicarse solos, en vez de esperar que una persona los oriente. Y por ende permitirá colocar menor cantidad de recepcionistas. Las mesas deben numerarse con carteles bien visibles, y una vez ubicados todos los comensales, corresponde retirar el cartel.
La ubicación en las mesas es una tarea propia de los anfitriones, que debe ser respetada por los invitados. Puede hacerse por orden de precedencia o por afinidad. La distribución de lugares contribuye a una mejor organización, y cada vez más eventos lo consideran un aspecto infaltable. Solo en los eventos muy informales el invitado elige dónde y con quiénes agruparse.
Cuando el evento es muy formal, no sólo se asignan las mesas, sino también la ubicación en la mesa para cada uno de los comensales. Se procede del mismo modo que se describió anteriormente, y se agrega en cada sitio una tarjeta de ubicación con el nombre y apellido del invitado apoyado sobre la mesa, colocada en la parte superior de los cubiertos de postre o en la parte inferior de las copas.
La precedencia
El orden de precedencia es el orden de prioridad otorgado a un grupo de personas, de acuerdo con un determinado criterio. Aunque dicho así de fácil, en el ceremonial, determinar el orden de precedencia es una labor compleja. Las personas suelen volverse muy susceptibles cuando se trata de respetar estas normas, y algunas podrían ofenderse si no se las ubica en el lugar que creen merecer.
En general, el cargo o las funciones de una persona determinan con bastante claridad el lugar que se le debe conceder: si es presidente, director, gerente en organizaciones públicas o privadas, es el cargo el componente por evaluar para decidir el lugar; también y complementariamente, lo son la edad y el sexo. La gran dificultad se presenta cuando se deben combinar dos o más criterios. Como no puede ser de otra manera, la persona mayor tendrá precedencia respecto de la más joven, pero cuando son ambas del mismo sexo; cuando esa persona joven es una mujer, el hombre anciano conserva la precedencia.
Una persona extranjera que asiste por primera vez a una celebración tendrá precedencia respecto de los invitados habituales. La persona casada prevalecerá sobre la soltera; los matrimonios sobre los novios; quienes ocupen cargos públicos sobre aquellos con cargos corporativos, las personalidades religiosas sobre las civiles.
La distribución de los comensales
La distribución de los lugares que ocuparán los comensales recae siempre sobre los dueños de casa, más preciosamente de la dueña.
En el caso de las comidas más formales, se suele distribuir a los comensales por orden de precedencia y tratando de buscar la complementariedad, ya sea por personalidad, edad, ocupación. Es aconsejable aplicar algunas reglas de rigor para las ocasiones más informales, como alternar hombres y mujeres, evitando que los matrimonios queden juntos, ya que así se reduce la posibilidad de intercambio. Si hubiera invitados extranjeros, serán intercalados con los nativos, siempre que hablen el mismo idioma.
Para establecer precedencias, es conveniente hacerlo en forma escrita. Si todos los invitados fueran hombres, o todas mujeres, se confeccionará una lista única, encabezada por el/la anfitrión/a, a continuación seguirá quien tenga mas precedencia (el más importante, el homenajeado, el más antiguo, el más amigo) de acuerdo con el criterio elegido, y así hasta incluir a todos los invitados. El listado luego se numera, comenzando con el anfitrión, que recibirá el número 0.
Si los invitados fueran hombres y mujeres, el sistema será de doble lista: uno de hombres y otro de mujeres. Se numerarán ambas listas comenzando de 0, y se diferenciará a los hombres colocando una h junto al número asignado y a las mujeres una m. Recordemos que siempre debemos separar los matrimonios e intercalar hombres y mujeres.
Si la celebración contara con un homenajeado u homenajeada, éste recibirá el doble cero (00), ubicándolo en el listado inmediatamente después de los anfitriones.
Los anfitriones presiden la mesa y ocupan las cabeceras. Dada su estrecha relación con el personal, la mujer se ubica en la cabecera de frente a la puerta que comunique con la cocina.
En la mesa imperial o rectangular las cabeceras pueden estar en los extremos de la mesa, al estilo inglés; o en el centro de los laterales, al estilo francés. El primero facilita a los anfitriones ocuparse de dos centros de conversación distintos, y atender, si fuera necesario, a los invitados que están más cerca de cada uno de ellos.
En la disposición a la francesa, a los homenajeados les corresponde el lugar de la derecha respecto de los dueños de casa. Si no, se le concede ese lugar por orden de precedencia a quien los invitados consideren en condiciones de recibir ese privilegio, cualquiera que sea el criterio que apliquen.
En las mesas redondas, el esquema de ubicación de comensales es el mismo: los anfitriones, enfrentados, y la precedencia, de derecha a izquierda, sin olvidar intercalar hombres y mujeres.
Para la mesa imperial, la cabecera a la inglesa con lista única no es muy aconsejable, ya que el anfitrión preside desde un extremo, al tiempo que los invitados se colocan a derecha e izquierda, mientras el extremo opuesto queda vacío. Al quedar libre una punta de la mesa, no sólo no se cierra el círculo, lo cual estéticamente no luce mejor, sino que los dos últimos invitados quedan distantes entre sí y ven reducida la posibilidad de diálogo.
En cambio, resulta apropiada para una reunión de directorio, donde la comunicación será unidireccional, y también cuando se trata de un homenaje. En ese caso presiden simultáneamente la mesa el anfitrión y el homenajeado, cada uno en un extremo.
La disposición a la francesa es apropiada para armar una mesa en la que hay una persona que recibe un homenaje, ya que ésta se ubica frente al anfitrión, con lo cual dejará conformada una segunda cabecera. En cuanto a los demás invitados, se procede a sentarlos a partir de la derecha del anfitrión, luego desde la derecha del homenajeado, y así sucesivamente hasta completar la mesa; los extremos pueden quedar libres.
En el esquema a la francesa, si no hay homenajeado, el anfitrión asume solo la cabecera, en el centro de uno de los laterales. Y la disposición del resto de los invitados será con el invitado más importante sentado a la derecha y el siguiente, a la izquierda, hasta llegar a los extremos. Luego cambiará el ordenamiento habitual, pues las derechas e izquierdas harán referencia siempre a la única cabecera. Pero se dejará libre el espacio frente al lugar del anfitrión, entre dos comensales, para que quede claro que sólo hay una cabecera.
El procedimiento respecto de las mesas redondas es similar al de la mesa imperial. En el caso de que no haya homenajeado, el orden de precedencia parte del anfitrión, de derecha a izquierda. Y frente a él, el espacio libre entre comensales como una falsa cabecera.
Pero si hubiera un homenajeado, y los comensales no superan los diez, el anfitrión y el homenajeado se ubican enfrentados, de modo que su diálogo sea fluido y en un tono regular de voz. Los invitados se colocan a la derecha del anfitrión primero, y del homenajeado después.
Si el número supera los diez comensales, es conveniente colocar al homenajeado a la derecha del anfitrión y seguir el ordenamiento tradicional para mesa redonda con falsa cabecera.
En las mesas en U, cuando se usa como mesa de trabajo, el orador principal puede situarse en dos lados estratégicos: en el centro de la cabecera, si va a permanecer en el lugar parado o sentado, o en la abertura de la U, si hubiese una presentación, o si pudiera moverse. Si el anfitrión se coloca en el centro de la cabecera, el orador puede compartir ese lugar, y se le da la derecha.
Los eventos sociales
Los eventos sociales
En muchos casos las organizaciones caseras y previsibles de estos eventos pasaron a manos de expertos, conocidos como wedding planner, event planner o birthday planner según su especialidad, personas que aprendieron el oficio de diseñar, organizar y coordinar exitosamente diversos sucesos que buscan en todo momento conmover al invitado.
El casamiento
El compromiso: Un anuncio de boda merece ser festejado, y para esa ocasión existen varias opciones que combinan con el carácter del festejo.
Un almuerzo de domingo
Una comida formal y elegante
Un té
Este evento puede convertirse también en la ocasión de hacer las presentaciones correspondientes y comunicar la noticia. En estos días el estilo de la ceremonia varía según la filosofía de vida de los novios y sus creencias religiosas. La corriente y tradicional para el siguiente paso es la unión en matrimonio civil y religioso. Y para celebrarlo, los aspectos preliminares de la organización para tener en cuenta son los siguientes:
El trabajo y la disponibilidad de los novios.
Sus gustos y deseos en relación con la totalidad del evento y sobre cada tema en particular.
Lo que tienen y lo que les falta para lograr un objetivo compartido.
Quién se encargará de la organización general de la fiesta. Hay que analizar seriamente si, de acuerdo con el presupuesto y el conocimiento del tema, estará a cargo de los propios novios o se delegará en un profesional, familiar o algún amigo organizado y creativo.
La opinión de las familias para unificar deseos, a pesar de las naturales diferencias generacionales.
Confiar en las elecciones hechas, calmar la ansiedad, minimizar los riesgos y llegar tranquilos al gran día.
¿Cuándo es la boda?
A la hora de tomar la decisión de casarse, la elección del día soñado depende de no pocos y variados motivos. Lo primero será determinar si habrá celebración civil y religiosa, si habrá festejo luego de uno o de los dos acontecimientos, y se hará de día o de noche. A partir de estas consideraciones, habrá que tener presente:
El calendario local y extranjero (feriados, vacaciones de invierno o verano, fechas religiosas), en el caso de que haya familiares o invitados importantes que no pueden faltar.
El propio calendario: vacaciones o licencias laborales, recesos de estudio tanto de los novios como de los padres, padrinos, hermanos y amigos que quieren asistir.
La solicitud de las fechas en el registro civil y en la iglesia o templo. Según las épocas del año, hay mayor o menor disponibilidad. En ocasiones, se debe tramitar hasta con un año de antelación.
El servicio de catering. Si se ha optado por uno muy solicitado, conviene contactarlo con anticipación, o bien buscar otras opciones. La primavera y el inicio del verano son considerados “temporada alta”.
La contratación del salón. Es uno de los componentes más importantes, que incluso puede modificar el cronograma general. La oferta de salones es amplia y variada, pero se aconseja asumirlo como un punto por resolver varios meses antes.
Como cada uno de estos aspectos tiene incidencia en los restantes, la resolución paulatina de cada uno de ellos irá allanando el camino para la toma de decisiones futuras.
En relación con el momento apropiado para realizar la fiesta se debe considerar que un casamiento diurno se beneficia con la luz del día, el brillo del sol, y si será en las afueras de la ciudad, estará rodeado del encanto de la naturaleza, el verde, el clima agradable. Los invitados pueden llegar con más tranquilidad y los tiempos se alargan, pero habrá que prever la posibilidad de lluvia, las altas o bajas temperaturas, los insectos. La noche, por otra parte, invita al glamour bajo la luz de la luna y las estrellas, el brillo en la oscuridad, Predominan otros colores, las luces, y los defectos pasan inadvertidos.
¿Cuánto gastamos?
Un punto importante para realizar cualquier cálculo es quién o quiénes correrán con los gastos de la fiesta. Desde luego, es un aspecto por decidir entre los contrayentes, de acuerdo con la tradición familiar, religiosa o cultural. Antiguamente, los padres de la novia se hacían cargo de la celebración, pero en la actualidad, dada la complejidad de la organización de este tipo de eventos, los costos suelen repartirse a partir de la definición de la cantidad de invitados, y cada familia asume los gastos de los propios invitados. Cuando los novios tienen una sólida posición económica, ellos mismos asumen esa responsabilidad.
Para definir el presupuesto existen dos posibilidades: una es partir de una suma fija e inamovible, a la cual se deberán ajustar todas las decisiones, la otra es elegir todo lo que se desee sin restricciones. A partir de la modalidad elegida, el paso siguiente es la selección de proveedores y la cotización de los servicios.
En caso de haber contratado un organizador profesional o asesor, lo que comúnmente se llama wedding planner, las búsquedas y la administración del presupuesto correrán por su cuenta. De lo contrario, si la organización es asumida por los propios novios con alguna ayuda familiar o de amigos, el listado deberá comprender:
Nombre y datos del proveedor, empresa o persona que preste el servicio.
Detalle de los productos o servicios.
Fecha y hora de entrega.
Precios con IVA y sin él. Forma de pago.
Gastos de envío, armado y desarmado del salón.
Precio por extensión del tiempo contratado.
Gastos por suspensión o cancelación del evento.
Al presupuesto estimativo siempre se recomienda agregarle los “gastos de último momento”, los imprevistos, o simplemente los cambios introducidos, así como las propinas para el personal de limpieza, guardarropa, etc.
martes, 18 de agosto de 2009
Glosario de Servicio de Mesa
Glosario
Aforos: Forma de distribuir los comensales dentro de un recinto o salón.
Aperitivo: Bebida o pequeña cantidad de alimento que se toma antes de las comidas principales para estimular el apetito.
Après diner: Después de cenar.
Bajativo: Copa de licor que se toma después de las comidas.
Barman: Encargado de preparar y servir bebidas alcohólicas en un bar.
Bistro: Pequeño establecimiento o restaurante donde se sirve café y comidas a precios económicos.
Blonda: Pequeña servilleta en encaje de seda propia para guarniciones.
Break: Pausa que se realiza durante un evento.
Brigada: Equipo de trabajo de un restaurante o salón gastronómico.
Brunch: Comida que se realiza por la mañana entre el desayuno y el almuerzo y que combina elementos de ambos.
Brut: Término utilizado para definir un champagne o vino espumante con muy poco azúcar residual.
Buffet: Comida compuesta de alimentos calientes y fríos, expuestos a la vez en una mesa para que los comensales se sirvan solos.
Campana: Instrumento metálico, generalmente en forma de copa invertida, que sirve para tapar y mantener la comida para ser servida.
Cata: Porción de algo bebible o comida que se prueba.
Chef: Jefe de cocina.
Cocktail: Combinación de bebidas alcohólicas.
Coffee Break: Pausa para un café.
Comanda: Listado de pedidos que el cliente realiza al servicio y éste entrega a la cocina.
Comida gourmet: Comida refinada o sofisticada.
Comís: Aprendiz de camarero.
Desbarazar: Desocupar el lugar donde se ha trabajado o comido, colocando cada cosa en su lugar habitual.
Entremeses: Cualquiera de los platos ligeros que se ponen en la mesa para picar antes de servir la comida.
Fajinar: Limpiar y desinfectar con alcohol o con un bactericida específico copas, vasos y otros.
Farmacias: Muebles donde se deposita vajilla, aderezos, servilletas y otros elementos que componen una mesa, sirven como apoyo dentro del salón.
Frapera: Recipiente, balde para el hielo.
Garçon: Camarero.
Gueridón: Mesa de servicio móvil o carrito auxiliar para el servicio de salón.
Isla: Espacio que se diferencia claramente de lo que lo rodea.
Maître: Jefe de comedor de un hotel o restaurante.
Management: Manejo o gerencia del establecimiento y su personal.
Marcar: Poner una marca que permita distinguir a los comensales y su posición en la mesa. También se usa para indicar los recambios de cubiertos en las mesas.
Maridaje: Unión armónica entre la comida y el vino.
Mise en place: Preparar todos los elementos para usarlos.
Posnet: Terminal de captura electrónica de datos de tarjetas de débito y crédito.
Precedencia: Circunstancia de preceder, tener más importancia.
Réchaud: Recipiente de acero inoxidable que mantiene la comida caliente.
Runners: Encargado de llevar los platos a las mesas.
Sommelier: Encargado del servicio de vinos y licores en un restaurante.
Trinchar: Cortar en trozos una vianda para servirla.
Vernissage: Inauguración.
Aforos: Forma de distribuir los comensales dentro de un recinto o salón.
Aperitivo: Bebida o pequeña cantidad de alimento que se toma antes de las comidas principales para estimular el apetito.
Après diner: Después de cenar.
Bajativo: Copa de licor que se toma después de las comidas.
Barman: Encargado de preparar y servir bebidas alcohólicas en un bar.
Bistro: Pequeño establecimiento o restaurante donde se sirve café y comidas a precios económicos.
Blonda: Pequeña servilleta en encaje de seda propia para guarniciones.
Break: Pausa que se realiza durante un evento.
Brigada: Equipo de trabajo de un restaurante o salón gastronómico.
Brunch: Comida que se realiza por la mañana entre el desayuno y el almuerzo y que combina elementos de ambos.
Brut: Término utilizado para definir un champagne o vino espumante con muy poco azúcar residual.
Buffet: Comida compuesta de alimentos calientes y fríos, expuestos a la vez en una mesa para que los comensales se sirvan solos.
Campana: Instrumento metálico, generalmente en forma de copa invertida, que sirve para tapar y mantener la comida para ser servida.
Cata: Porción de algo bebible o comida que se prueba.
Chef: Jefe de cocina.
Cocktail: Combinación de bebidas alcohólicas.
Coffee Break: Pausa para un café.
Comanda: Listado de pedidos que el cliente realiza al servicio y éste entrega a la cocina.
Comida gourmet: Comida refinada o sofisticada.
Comís: Aprendiz de camarero.
Desbarazar: Desocupar el lugar donde se ha trabajado o comido, colocando cada cosa en su lugar habitual.
Entremeses: Cualquiera de los platos ligeros que se ponen en la mesa para picar antes de servir la comida.
Fajinar: Limpiar y desinfectar con alcohol o con un bactericida específico copas, vasos y otros.
Farmacias: Muebles donde se deposita vajilla, aderezos, servilletas y otros elementos que componen una mesa, sirven como apoyo dentro del salón.
Frapera: Recipiente, balde para el hielo.
Garçon: Camarero.
Gueridón: Mesa de servicio móvil o carrito auxiliar para el servicio de salón.
Isla: Espacio que se diferencia claramente de lo que lo rodea.
Maître: Jefe de comedor de un hotel o restaurante.
Management: Manejo o gerencia del establecimiento y su personal.
Marcar: Poner una marca que permita distinguir a los comensales y su posición en la mesa. También se usa para indicar los recambios de cubiertos en las mesas.
Maridaje: Unión armónica entre la comida y el vino.
Mise en place: Preparar todos los elementos para usarlos.
Posnet: Terminal de captura electrónica de datos de tarjetas de débito y crédito.
Precedencia: Circunstancia de preceder, tener más importancia.
Réchaud: Recipiente de acero inoxidable que mantiene la comida caliente.
Runners: Encargado de llevar los platos a las mesas.
Sommelier: Encargado del servicio de vinos y licores en un restaurante.
Trinchar: Cortar en trozos una vianda para servirla.
Vernissage: Inauguración.
Servicio de Salón II
Tareas y normas antes del servicio
· Comprobar en la lista de reservas altas y bajas que puedan influir en la realización del servicio.
· Control de la mise en place.
· Distribución de las plazas o sectores según la brigada del restaurante. En algunos lugares las plazas son rotativas.
· El maître explica a la brigada la composición del menú, las sugerencias del día y los posibles faltantes de la carta de alimentos y de bebidas.
· Se prepara el servicio de manteca (o dips) y aperitivos.
· Las mesas tienen que estar niveladas.
· Los manteles, servilletas y cristales que recubren traperas o gueridones deben estar limpios.
· Las sillas deben estar derechas con respecto a las mesas. No deben tocar el mantel.
· Los cubiertos perfectamente fajinados, sin manchas de detergente o de óxido. En el caso de estar doblados o en mal estado, retirarlos del servicio (pueden reutilizarse para el personal con el consentimiento del maître)
· Es imprescindible realizar la mise en place con mucha atención. Preparar queseras, traperas, paneras, etc. Rellenar saleros, pimenteros, aceiteros y vinagreros. Doblar las servilletas que pudieran utilizarse en el servicio.
· Dar aviso a mantenimiento cuando aparecen focos quemados, sillas o mesas en mal estado, etc.
· Avisar al sector limpieza si en el salón encontramos restos de comidas de servicios anteriores en el suelo, si las cortinas están sucias o presentan arrugas, si los vidrios están marcados, etc.
Bienvenida
· Observe las señales. Cómo ve al cliente: apurado, molesto, tranquilo, etc.
· Salude con cortesía.
· Explique, si fuera necesario, lo que sucede. Si debe esperar y por qué. Si el salón se encuentra colmado, infórmele en cuánto tiempo (estimado correctamente) se desocupará la primera mesa.
· Siempre trate al cliente de: usted.
· Acompáñelo a la mesa: De acuerdo con el número de comensales y al lugar en el que se los va a ubicar, se retirarán los cubiertos y cristalería sobrante o se agregarán los faltantes.
Presentación de la carta
El chef deberá instruir al personal de salón en cuanto a los tiempos de cocción y composición de cada plato.
La carta deberá poseer todo lo que ofrece en sus páginas, pero en el peor de los casos, si hubiera faltantes, la cocina deberá informar al salón acerca de los mismos antes de la llegada de los clientes, de manera que se pueda orientar al cliente hacia la elección de otros platos del menú.
También, al conocer los faltantes de antemano, no será necesario volver de la cocina al salón con una respuesta negativa para nuestro comensal, pudiendo subsanar el problema al instante.
· Una vez ubicados los comensales, se comenzará a ofrecerles algún aperitivo. Esto nos dará la pauta del poder de persuasión que tendremos en la mesa.
· En el caso de que la respuesta fuese negativa, procederemos a entregar las cartas, comenzando siempre por las damas. Se le entrega por la derecha, abierta previamente en la parte de las entradas, tomándola siempre por la parte superior para permitir que el cliente pueda sujetarla con comodidad.
· El camarero debe retirarse hasta que los comensales hayan analizado e inclusive comentado la carta entre ellos con el objeto de decidir los platos que pedirán. Siempre permanecerá atento a la mesa, porque es en este momento en donde pueden surgir algunas dudas acerca de la composición de los platos.
· Si fuera necesario, al observar que algún cliente se encuentra indeciso de la elección del plato, prudentemente, se puede intervenir con alguna sugerencia.
· Si el plato ordenado lleva un tiempo importante en su elaboración, es necesario aclararlo antes de tomar la comanda. Así se le da la posibilidad de cambiar de opinión y se evitará su malestar por la demora, ya que estará informado del tiempo que necesita su preparación.
· Comprobar en la lista de reservas altas y bajas que puedan influir en la realización del servicio.
· Control de la mise en place.
· Distribución de las plazas o sectores según la brigada del restaurante. En algunos lugares las plazas son rotativas.
· El maître explica a la brigada la composición del menú, las sugerencias del día y los posibles faltantes de la carta de alimentos y de bebidas.
· Se prepara el servicio de manteca (o dips) y aperitivos.
· Las mesas tienen que estar niveladas.
· Los manteles, servilletas y cristales que recubren traperas o gueridones deben estar limpios.
· Las sillas deben estar derechas con respecto a las mesas. No deben tocar el mantel.
· Los cubiertos perfectamente fajinados, sin manchas de detergente o de óxido. En el caso de estar doblados o en mal estado, retirarlos del servicio (pueden reutilizarse para el personal con el consentimiento del maître)
· Es imprescindible realizar la mise en place con mucha atención. Preparar queseras, traperas, paneras, etc. Rellenar saleros, pimenteros, aceiteros y vinagreros. Doblar las servilletas que pudieran utilizarse en el servicio.
· Dar aviso a mantenimiento cuando aparecen focos quemados, sillas o mesas en mal estado, etc.
· Avisar al sector limpieza si en el salón encontramos restos de comidas de servicios anteriores en el suelo, si las cortinas están sucias o presentan arrugas, si los vidrios están marcados, etc.
Bienvenida
· Observe las señales. Cómo ve al cliente: apurado, molesto, tranquilo, etc.
· Salude con cortesía.
· Explique, si fuera necesario, lo que sucede. Si debe esperar y por qué. Si el salón se encuentra colmado, infórmele en cuánto tiempo (estimado correctamente) se desocupará la primera mesa.
· Siempre trate al cliente de: usted.
· Acompáñelo a la mesa: De acuerdo con el número de comensales y al lugar en el que se los va a ubicar, se retirarán los cubiertos y cristalería sobrante o se agregarán los faltantes.
Presentación de la carta
El chef deberá instruir al personal de salón en cuanto a los tiempos de cocción y composición de cada plato.
La carta deberá poseer todo lo que ofrece en sus páginas, pero en el peor de los casos, si hubiera faltantes, la cocina deberá informar al salón acerca de los mismos antes de la llegada de los clientes, de manera que se pueda orientar al cliente hacia la elección de otros platos del menú.
También, al conocer los faltantes de antemano, no será necesario volver de la cocina al salón con una respuesta negativa para nuestro comensal, pudiendo subsanar el problema al instante.
· Una vez ubicados los comensales, se comenzará a ofrecerles algún aperitivo. Esto nos dará la pauta del poder de persuasión que tendremos en la mesa.
· En el caso de que la respuesta fuese negativa, procederemos a entregar las cartas, comenzando siempre por las damas. Se le entrega por la derecha, abierta previamente en la parte de las entradas, tomándola siempre por la parte superior para permitir que el cliente pueda sujetarla con comodidad.
· El camarero debe retirarse hasta que los comensales hayan analizado e inclusive comentado la carta entre ellos con el objeto de decidir los platos que pedirán. Siempre permanecerá atento a la mesa, porque es en este momento en donde pueden surgir algunas dudas acerca de la composición de los platos.
· Si fuera necesario, al observar que algún cliente se encuentra indeciso de la elección del plato, prudentemente, se puede intervenir con alguna sugerencia.
· Si el plato ordenado lleva un tiempo importante en su elaboración, es necesario aclararlo antes de tomar la comanda. Así se le da la posibilidad de cambiar de opinión y se evitará su malestar por la demora, ya que estará informado del tiempo que necesita su preparación.
Servicio de Salón
Descripción de las competencias técnicas
Ejecutivo de Servicio de Salón:
· Conocer detalladamente la propuesta gastronómica respondiendo a la carta.
· Contar con el conocimiento necesario acerca de los vinos de la carta.
· Sugerir maridajes.
· Respetar el protocolo de vino y el orden de precedencias.
· Aplicar técnicas de traslado de vajillas, comidas y bebidas.
· Conocer el correcto manejo de la loza y cristalería para evitar roturas.
· Aplicar diferentes técnicas en la toma de comandas.
· Reconocer las diferentes instancias de la comanda y aplicarlas.
· Conocer y adaptarse al estilo del establecimiento gastronómico respetando su estándar.
· Comprender y aplicar las normas básicas de seguridad e higiene.
· Comunicarse con códigos comunes de la cocina y el salón.
· Responsabilizarse de su plaza y de los servicios que allí que se ofrecen.
· Organizar la apertura y el cierre de sus mesas.
· Remontar las mesa con rapidez y eficiencia.
· Realizar las acciones de apertura y cierre del servicio.
· Aplicar las técnicas aprendidas para el correcto fajinado.
· Mantener en condiciones de higiene y limpieza la mantelería del restaurante.
· Prestar atención de manera permanente a su plaza sin descuidar los detalles generales del salón.
· Armar estaciones laterales o mise en place del servicio.
· Alinear y armar el salón según el establecimiento.
· Conocer acerca de las preparaciones de cocina, panadería y pastelería.
· Aplicar los conocimientos adquiridos en protocolo y ceremonial.
· Aplicar los procedimientos que se efectúan en accidentes de trabajo, tanto de todo el personal, como de los comensales.
· Venta proactiva: capacidad receptora de las intenciones del cliente, habilidad para canalizar y responder de manera rápida y acertada, enfrentarlo logrando sacar más de lo que el cliente pretende. Ponerlo en la decisión correcta y aconsejar en función de lo que la empresa necesita vender, caso de menús diarios o stocks necesarios de rotación de estacionalidad o costos bajos. Recibir a los clientes e invitarlos a consumir con comodidad y servicio correcto.
· Capacidad táctica: detectar de inmediato, cuál es el momento y el lugar que está el cliente, qué es lo que quiere y por dónde vendrá su pedido. Situarlo en lugares apropiados y de su gusto. Diagramar en pocos segundos, cómo será su cena de dos horas e ir logrando sacar conclusiones previas a las decisiones.
· Perspicacia para generar más: habilidad para llevar al cliente a un consumo mayor al que tiene pensado, ofreciendo productos que habitualmente éste pasa por alto y cree innecesarios.
Ejecutivo de Servicio de Salón Internacional:
· Debe tener incorporados todos los puntos anteriores.
· Conocer y aplicar la metodología de la cata o degustación de vinos.
· Describir las características de los vinos nacionales e importados.
· Conocer las distintas temperaturas de servicio y respetarlas.
· Conocer las técnicas básicas y estilos de cocinas nacionales e internacionales.
· Dar el servicio correcto a cada bebida.
· Conocer las diferentes bebidas y costumbres.
· Comunicarse en diferentes idiomas para el logro de un servicio adecuado.
· Conocer programas informáticos utilizados para la toma de comandas.
· Aplicar el conocimiento adquirido para resolver los aforos convenientes de acuerdo con el tipo de evento que se presente.
· Respetar el protocolo y conocer cuál es la cubertería correcta para cada tipo de alimento.
· Claridad en el armado de buffet froid y servicio del mismo.
· Reconocer los diferentes tipos de servicio y aplicarlos según el establecimiento.
Management en Servicio de Salón:
· Debe tener incorporados todos los puntos anteriores.
· Transmitir conocimientos de modo claro y didáctico con el fin de promover la formación profesional de las personas de su equipo.
· Programar turnos de trabajo. Autorizar permisos al personal.
· Asignar tareas de modo de generar oportunidades crecientes para facilitar el desarrollo de potencialidades individuales.
· Realizar un aporte moderador frente a posibles conflictos entre los miembros del equipo.
· Elaborar reportes de asistencia.
· Establecer reuniones entre sus empleados.
· Demostrar facilidad para establecer, en la venta, relaciones con los demás y para adaptarse a personas y situaciones diferentes.
· Orientar positiva y predeterminadamente al cliente en función de las necesidades de venta de la empresa.
· Reconocer las fortalezas y debilidades de los miembros de su equipo, a través de una evaluación objetiva del desempeño de los mismos.
· Contribuir a la unidad del equipo.
· Investigar las causas de los problemas o conflictos y proponer o implementar posibles soluciones.
· Supervisar la puntualidad, aseo y disciplina del personal.
· Conocer detalladamente cada uno de los platos del menú.
· Supervisar la calidad del servicio de acuerdo a los estándares del establecimiento.
· Ser el nexo entre la cocina y el salón.
· Poder atender personalmente a los clientes importantes.
· Atender quejas de los comensales por problemas presentados en el establecimiento (o en su departamento)
· Coordinar el servicio.
· Realizar la gestión de cava y servicio de bebidas.
· Solicitar a la oficina de compras los objetos que se necesitan (con autorización previa)
· Analizar la venta promedio por comensal.
· Requerir personal temporal de eventos especiales.
· Supervisar las condiciones y stock de cristalería.
· Diseñar y seleccionar los productos de la carta.
· Fijar los precios de la carta.
· Prevenir y actuar eficazmente frente a los accidentes de salón.
· Administrar el tiempo del salón según las acciones de la cocina, el camarero y las necesidades del cliente.
· Definir y organizar las tareas del camarero.
· Coordinar las tareas de la cocina y el salón en tiempo simultáneo optimizando el servicio.
· Supervisar el desenvolvimiento del personal del área de servicio.
· Armar acuerdos comerciales con diferentes proveedores.
· Diseñar las cartas de alimentos y bebidas de acuerdo con el estilo del establecimiento.
· Confeccionar presupuestos para eventos y comidas especiales.
· Estar constantemente informado de los pronósticos de ocupación para diseñar su plan de trabajo.
Ejecutivo de Servicio de Salón:
· Conocer detalladamente la propuesta gastronómica respondiendo a la carta.
· Contar con el conocimiento necesario acerca de los vinos de la carta.
· Sugerir maridajes.
· Respetar el protocolo de vino y el orden de precedencias.
· Aplicar técnicas de traslado de vajillas, comidas y bebidas.
· Conocer el correcto manejo de la loza y cristalería para evitar roturas.
· Aplicar diferentes técnicas en la toma de comandas.
· Reconocer las diferentes instancias de la comanda y aplicarlas.
· Conocer y adaptarse al estilo del establecimiento gastronómico respetando su estándar.
· Comprender y aplicar las normas básicas de seguridad e higiene.
· Comunicarse con códigos comunes de la cocina y el salón.
· Responsabilizarse de su plaza y de los servicios que allí que se ofrecen.
· Organizar la apertura y el cierre de sus mesas.
· Remontar las mesa con rapidez y eficiencia.
· Realizar las acciones de apertura y cierre del servicio.
· Aplicar las técnicas aprendidas para el correcto fajinado.
· Mantener en condiciones de higiene y limpieza la mantelería del restaurante.
· Prestar atención de manera permanente a su plaza sin descuidar los detalles generales del salón.
· Armar estaciones laterales o mise en place del servicio.
· Alinear y armar el salón según el establecimiento.
· Conocer acerca de las preparaciones de cocina, panadería y pastelería.
· Aplicar los conocimientos adquiridos en protocolo y ceremonial.
· Aplicar los procedimientos que se efectúan en accidentes de trabajo, tanto de todo el personal, como de los comensales.
· Venta proactiva: capacidad receptora de las intenciones del cliente, habilidad para canalizar y responder de manera rápida y acertada, enfrentarlo logrando sacar más de lo que el cliente pretende. Ponerlo en la decisión correcta y aconsejar en función de lo que la empresa necesita vender, caso de menús diarios o stocks necesarios de rotación de estacionalidad o costos bajos. Recibir a los clientes e invitarlos a consumir con comodidad y servicio correcto.
· Capacidad táctica: detectar de inmediato, cuál es el momento y el lugar que está el cliente, qué es lo que quiere y por dónde vendrá su pedido. Situarlo en lugares apropiados y de su gusto. Diagramar en pocos segundos, cómo será su cena de dos horas e ir logrando sacar conclusiones previas a las decisiones.
· Perspicacia para generar más: habilidad para llevar al cliente a un consumo mayor al que tiene pensado, ofreciendo productos que habitualmente éste pasa por alto y cree innecesarios.
Ejecutivo de Servicio de Salón Internacional:
· Debe tener incorporados todos los puntos anteriores.
· Conocer y aplicar la metodología de la cata o degustación de vinos.
· Describir las características de los vinos nacionales e importados.
· Conocer las distintas temperaturas de servicio y respetarlas.
· Conocer las técnicas básicas y estilos de cocinas nacionales e internacionales.
· Dar el servicio correcto a cada bebida.
· Conocer las diferentes bebidas y costumbres.
· Comunicarse en diferentes idiomas para el logro de un servicio adecuado.
· Conocer programas informáticos utilizados para la toma de comandas.
· Aplicar el conocimiento adquirido para resolver los aforos convenientes de acuerdo con el tipo de evento que se presente.
· Respetar el protocolo y conocer cuál es la cubertería correcta para cada tipo de alimento.
· Claridad en el armado de buffet froid y servicio del mismo.
· Reconocer los diferentes tipos de servicio y aplicarlos según el establecimiento.
Management en Servicio de Salón:
· Debe tener incorporados todos los puntos anteriores.
· Transmitir conocimientos de modo claro y didáctico con el fin de promover la formación profesional de las personas de su equipo.
· Programar turnos de trabajo. Autorizar permisos al personal.
· Asignar tareas de modo de generar oportunidades crecientes para facilitar el desarrollo de potencialidades individuales.
· Realizar un aporte moderador frente a posibles conflictos entre los miembros del equipo.
· Elaborar reportes de asistencia.
· Establecer reuniones entre sus empleados.
· Demostrar facilidad para establecer, en la venta, relaciones con los demás y para adaptarse a personas y situaciones diferentes.
· Orientar positiva y predeterminadamente al cliente en función de las necesidades de venta de la empresa.
· Reconocer las fortalezas y debilidades de los miembros de su equipo, a través de una evaluación objetiva del desempeño de los mismos.
· Contribuir a la unidad del equipo.
· Investigar las causas de los problemas o conflictos y proponer o implementar posibles soluciones.
· Supervisar la puntualidad, aseo y disciplina del personal.
· Conocer detalladamente cada uno de los platos del menú.
· Supervisar la calidad del servicio de acuerdo a los estándares del establecimiento.
· Ser el nexo entre la cocina y el salón.
· Poder atender personalmente a los clientes importantes.
· Atender quejas de los comensales por problemas presentados en el establecimiento (o en su departamento)
· Coordinar el servicio.
· Realizar la gestión de cava y servicio de bebidas.
· Solicitar a la oficina de compras los objetos que se necesitan (con autorización previa)
· Analizar la venta promedio por comensal.
· Requerir personal temporal de eventos especiales.
· Supervisar las condiciones y stock de cristalería.
· Diseñar y seleccionar los productos de la carta.
· Fijar los precios de la carta.
· Prevenir y actuar eficazmente frente a los accidentes de salón.
· Administrar el tiempo del salón según las acciones de la cocina, el camarero y las necesidades del cliente.
· Definir y organizar las tareas del camarero.
· Coordinar las tareas de la cocina y el salón en tiempo simultáneo optimizando el servicio.
· Supervisar el desenvolvimiento del personal del área de servicio.
· Armar acuerdos comerciales con diferentes proveedores.
· Diseñar las cartas de alimentos y bebidas de acuerdo con el estilo del establecimiento.
· Confeccionar presupuestos para eventos y comidas especiales.
· Estar constantemente informado de los pronósticos de ocupación para diseñar su plan de trabajo.
miércoles, 15 de julio de 2009
Glosario-Última Parte (S-W)
Secretaría de Organización: Grupo de personas que provee servicios secretariales en relación con la organización de un congreso o una convención.
Sede: Es el recinto donde se desarrolla un evento; al seleccionarse debe considerarse su ubicación, facilidades de acceso, de estacionamiento y necesidades técnicas y de equipamiento.
Seminario: Reunión de estudio donde se desarrolla en profundidad un tema determinado. Cada uno de los oradores expone en forma individual desde su área específica y desde su punto de vista. Suele darse como actividad integrada o paralela en algunos congresos. Al finalizar puede entregarse un certificado que acredita la participación.
Sesión: Es la reunión de los congresos donde se delibera y se sacan conclusiones.
Sesión Complementaria: Sesiones dispuestas al final de la jornada, normalmente para tratar ponencias o lecturas agregadas.
Sesión de Apertura: Encuentro de duración predeterminada que enmarca la inauguración del congreso y en la cual se presentan los temas a tratar a lo largo del evento.
Sesión de Clausura: Normalmente se incluye un sumario de los temas tratados y se anuncian las conclusiones.
Sesión Extraordinaria: Sesión especial para actividades, necesidades o situaciones que no fueron contemplados en el cronograma original.
Sesión Paralela: Sesiones que tienen cierta correspondencia en los temas tratados con otras sesiones.
Sesión Plenaria: Sesiones en las cuales todos los participantes tienen el derecho y, en algunos casos, la obligación de participar.
Simposio: Reunión de un grupo de entre tres y seis expertos o técnicos que exponen sucesivamente distintos aspectos del asunto tratado. Cada intervención se extiende durante 15 minutos y aborda un área particular de tema que los convoca. De esta manera el público tiene una visión integrada del tema que los ocupa.
Stand Alone: Reunión promovida por una entidad para discutir un tema, con participantes convocados por esa entidad.
Target: Es el grupo de personas con características socio-culturales y económicas similares al que se busca segmentar para apuntar la comunicación y lograr llegar a un sector claramente definido.
Torbellino de Ideas (Brainstorming): Técnica muy utilizada para generar soluciones creativas ante un problema dado. Durante estas sesiones, se pueden proponer libremente aún las ideas más descabelladas, puesto que se trata de estimular la fantasía y la creatividad.
Traducción: Se hace oralmente al mismo tiempo que se está pronunciado un discurso, conferencia, etc.
Video Conferencia: Conferencia mantenida mediante imágenes y sonidos transmitidos por una red de comunicaciones donde los participantes pueden interactuar.
Vino de Honor: Acto de clausura de presentaciones o conferencias. Se ofrece a los invitados un vino dulce, oporto o jerez, con el propósito de dar por finalizado el evento.
Visitante: Toda persona que se desplaza a un lugar distinto al entorno habitual, por una duración inferior a 12 meses, y cuya finalidad principal de viaje no es la de ejercer una actividad que se renumere en el lugar visitado. Se clasifican en internacionales (turistas o excursionistas) e internos (turistas o excursionistas)
Workshop: Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión. Es un ámbito de diálogo y de intercambio informativo entre colegas. Se impuso en el sector de turismo, pero se extendió a otros campos.
Sede: Es el recinto donde se desarrolla un evento; al seleccionarse debe considerarse su ubicación, facilidades de acceso, de estacionamiento y necesidades técnicas y de equipamiento.
Seminario: Reunión de estudio donde se desarrolla en profundidad un tema determinado. Cada uno de los oradores expone en forma individual desde su área específica y desde su punto de vista. Suele darse como actividad integrada o paralela en algunos congresos. Al finalizar puede entregarse un certificado que acredita la participación.
Sesión: Es la reunión de los congresos donde se delibera y se sacan conclusiones.
Sesión Complementaria: Sesiones dispuestas al final de la jornada, normalmente para tratar ponencias o lecturas agregadas.
Sesión de Apertura: Encuentro de duración predeterminada que enmarca la inauguración del congreso y en la cual se presentan los temas a tratar a lo largo del evento.
Sesión de Clausura: Normalmente se incluye un sumario de los temas tratados y se anuncian las conclusiones.
Sesión Extraordinaria: Sesión especial para actividades, necesidades o situaciones que no fueron contemplados en el cronograma original.
Sesión Paralela: Sesiones que tienen cierta correspondencia en los temas tratados con otras sesiones.
Sesión Plenaria: Sesiones en las cuales todos los participantes tienen el derecho y, en algunos casos, la obligación de participar.
Simposio: Reunión de un grupo de entre tres y seis expertos o técnicos que exponen sucesivamente distintos aspectos del asunto tratado. Cada intervención se extiende durante 15 minutos y aborda un área particular de tema que los convoca. De esta manera el público tiene una visión integrada del tema que los ocupa.
Stand Alone: Reunión promovida por una entidad para discutir un tema, con participantes convocados por esa entidad.
Target: Es el grupo de personas con características socio-culturales y económicas similares al que se busca segmentar para apuntar la comunicación y lograr llegar a un sector claramente definido.
Torbellino de Ideas (Brainstorming): Técnica muy utilizada para generar soluciones creativas ante un problema dado. Durante estas sesiones, se pueden proponer libremente aún las ideas más descabelladas, puesto que se trata de estimular la fantasía y la creatividad.
Traducción: Se hace oralmente al mismo tiempo que se está pronunciado un discurso, conferencia, etc.
Video Conferencia: Conferencia mantenida mediante imágenes y sonidos transmitidos por una red de comunicaciones donde los participantes pueden interactuar.
Vino de Honor: Acto de clausura de presentaciones o conferencias. Se ofrece a los invitados un vino dulce, oporto o jerez, con el propósito de dar por finalizado el evento.
Visitante: Toda persona que se desplaza a un lugar distinto al entorno habitual, por una duración inferior a 12 meses, y cuya finalidad principal de viaje no es la de ejercer una actividad que se renumere en el lugar visitado. Se clasifican en internacionales (turistas o excursionistas) e internos (turistas o excursionistas)
Workshop: Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión. Es un ámbito de diálogo y de intercambio informativo entre colegas. Se impuso en el sector de turismo, pero se extendió a otros campos.
Glosario-Cuarta Parte (M-R)
Megaevento: Reunión de gran magnitud, por su duración, programación, cantidad de participantes o público y trascendencia. La cifra de asistentes necesaria para que se pueda hablar de un megaevento ronda las 3500 personas.
Memoria del Evento: Documento que tiene por objeto contar y conservar los elementos, contenidos, experiencias, vivencias y decisiones del grupo componente del evento, elementos que permiten en el futuro la reflexión y evaluación de la conferencia.
Merchandising: Gerundio del verbo inglés merchandise, que significa “comerciar con” o “promover la venta de”. Comúnmente se utiliza para denominar a los artículos de promoción (lapiceras, portafolios, regalos empresariales, etc.)
Mesa Redonda: Debate entre un grupo de cuatro a seis personas con puntos de vista divergente. La discusión del tema planteado está regulada por un moderador que, al cabo de 50 minutos de discusión, cierra el debate para dar paso a las preguntas del público.
Moderador: Persona que preside discusiones y foros, o que conduce paneles y mesas redondas.
Mostrador de Inscripción: Se ubica un escritorio o mostrador en los accesos a la sala de sesión o en el lobby del hotel para las inscripciones, acreditaciones y entrega del material.
OPC: Sigla que designa al Organizador Profesional de Congresos. Es la firma o individuo que se encarga de planificar y realizar un evento de este tipo. Dentro de su responsabilidad se encuentran, entre otras, el diseño del encuentro y el postcongreso.
Orador: También llamado conferencista, persona que expone un tema o una lectura en una conferencia. El orador principal es la persona que expone el tema principal del congreso.
Panel: Debate informal entre un grupo de hasta ocho personas que conversan libremente sobre un tema determinado. Un moderador coordina la sesión, la cual dura cerca de una hora. A su término, los participantes pueden sintetizar sus ideas, y el público, formular preguntas.
Paper: Ponencia, comunicación.
Participantes: Aquellas personas, incluyendo delegados, expositores, acompañantes y todo el personal, que están presente en un evento.
Patrocinador: En inglés, sponsor. Persona o entidad que apoya o financia una actividad, frecuentemente con fines comunicacionales. La existencia de esta voz española hace innecesario el término inglés sponsor y de su adaptación, espónsor, al igual que la de los derivados (e) sponsorizar y (e) sponsorización, cuyos equivalentes en español son patrocinar y patrocinio.
Phillips 66: Técnica que consiste en que seis personas discutan durante seis minutos sobre un tema específico. Debe su nombre a Donald Phillips, quien encontró en esta mecánica una manera eficaz para trabajar con grupos numerosos. Permite que los asistentes superen inhibiciones y desarrollen su capacidad de síntesis, ya que sólo cuentan con un minuto para exponer su opinión.
Plotter: Gráfica de gran formato.
Podio: Plataforma o tarima en la que se coloca a alguien para ponerlo en un lugar preeminente por alguna razón (triunfo deportivo, presidir un acto oficial, dirigir una orquesta) Durante una conferencia es el módulo que generalmente tiene una superficie de apoyo levemente inclinada desde donde un orador puede dar un discurso o disertar, mientras los otros ponentes aguardan en el estrado.
Póster: En el ámbito de las convenciones se denomina de esta forma a los trabajos de investigación llevados a cabo por ponentes, que se exhiben en forma de carteles sobre paneles en un espacio especialmente reservado para este fin.
Preinscripción: Inscripción que se realiza antes de la fecha del evento. Por lo general se realiza un descuento por el pago anticipado.
Programa Científico Temático: Es el contenido del evento, descripto en forma cronológica, incluyendo la lista de oradores y los títulos de las ponencias.
Programa para Acompañantes: A los congresos asisten personas que no participan de las sesiones, sino que sólo acompañan al disertante o participante. Por ser acompañantes no abonan la totalidad del valor de la inscripción, sino lo correspondiente a la actividad social. Para ellos se prepara un programa especial con actividades recreativas.
Programa Social: Se contempla este aspecto tanto para los disertantes como para los participantes y acompañantes. Su sentido es fomentar la integración y la interrelación. Se pueden organizar almuerzos y cenas, miniturismo para conocer la ciudad y sus alrededores, práctica de deportes, etc.
Protocolo: Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre.
Recinto: Lugar físico (centro de convenciones, hotel, etc.) en el que se desarrolla un evento. También denominado “predio”.
Relatores Especiales: Son coordinadores que, en reuniones previas a las sesiones de un congreso, se encargan de determinar –junto con los autores de los trabajos- de qué forma se realizarán las presentaciones de acuerdo a la cantidad de contribuciones que se hayan recibido vía mail de autores y de inscriptos durante un alo previo a la realización del congreso.
Role-Playing (Representación de Roles): Técnica utilizada para reproducir una determinada situación de la vida real y facilitar así su comprensión. Mediante la dramatización, los participantes comparten una experiencia a partir de la cual encarnan el tratamiento del tema que los reúne.
R.S.V.P. (Responda, Por Favor): Sigla que proviene de la expresión francesa Rèpond s´il vous plaît. Se coloca en las invitaciones indicando un número de teléfono para confirmar la asistencia.
Rueda de Negocios: Concertación entre dos partes con un interés común, donde una representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el interés de cada participante y les fija una cita. Habitualmente se realizan en el marco de las exposiciones o congresos con exposición paralela.
Memoria del Evento: Documento que tiene por objeto contar y conservar los elementos, contenidos, experiencias, vivencias y decisiones del grupo componente del evento, elementos que permiten en el futuro la reflexión y evaluación de la conferencia.
Merchandising: Gerundio del verbo inglés merchandise, que significa “comerciar con” o “promover la venta de”. Comúnmente se utiliza para denominar a los artículos de promoción (lapiceras, portafolios, regalos empresariales, etc.)
Mesa Redonda: Debate entre un grupo de cuatro a seis personas con puntos de vista divergente. La discusión del tema planteado está regulada por un moderador que, al cabo de 50 minutos de discusión, cierra el debate para dar paso a las preguntas del público.
Moderador: Persona que preside discusiones y foros, o que conduce paneles y mesas redondas.
Mostrador de Inscripción: Se ubica un escritorio o mostrador en los accesos a la sala de sesión o en el lobby del hotel para las inscripciones, acreditaciones y entrega del material.
OPC: Sigla que designa al Organizador Profesional de Congresos. Es la firma o individuo que se encarga de planificar y realizar un evento de este tipo. Dentro de su responsabilidad se encuentran, entre otras, el diseño del encuentro y el postcongreso.
Orador: También llamado conferencista, persona que expone un tema o una lectura en una conferencia. El orador principal es la persona que expone el tema principal del congreso.
Panel: Debate informal entre un grupo de hasta ocho personas que conversan libremente sobre un tema determinado. Un moderador coordina la sesión, la cual dura cerca de una hora. A su término, los participantes pueden sintetizar sus ideas, y el público, formular preguntas.
Paper: Ponencia, comunicación.
Participantes: Aquellas personas, incluyendo delegados, expositores, acompañantes y todo el personal, que están presente en un evento.
Patrocinador: En inglés, sponsor. Persona o entidad que apoya o financia una actividad, frecuentemente con fines comunicacionales. La existencia de esta voz española hace innecesario el término inglés sponsor y de su adaptación, espónsor, al igual que la de los derivados (e) sponsorizar y (e) sponsorización, cuyos equivalentes en español son patrocinar y patrocinio.
Phillips 66: Técnica que consiste en que seis personas discutan durante seis minutos sobre un tema específico. Debe su nombre a Donald Phillips, quien encontró en esta mecánica una manera eficaz para trabajar con grupos numerosos. Permite que los asistentes superen inhibiciones y desarrollen su capacidad de síntesis, ya que sólo cuentan con un minuto para exponer su opinión.
Plotter: Gráfica de gran formato.
Podio: Plataforma o tarima en la que se coloca a alguien para ponerlo en un lugar preeminente por alguna razón (triunfo deportivo, presidir un acto oficial, dirigir una orquesta) Durante una conferencia es el módulo que generalmente tiene una superficie de apoyo levemente inclinada desde donde un orador puede dar un discurso o disertar, mientras los otros ponentes aguardan en el estrado.
Póster: En el ámbito de las convenciones se denomina de esta forma a los trabajos de investigación llevados a cabo por ponentes, que se exhiben en forma de carteles sobre paneles en un espacio especialmente reservado para este fin.
Preinscripción: Inscripción que se realiza antes de la fecha del evento. Por lo general se realiza un descuento por el pago anticipado.
Programa Científico Temático: Es el contenido del evento, descripto en forma cronológica, incluyendo la lista de oradores y los títulos de las ponencias.
Programa para Acompañantes: A los congresos asisten personas que no participan de las sesiones, sino que sólo acompañan al disertante o participante. Por ser acompañantes no abonan la totalidad del valor de la inscripción, sino lo correspondiente a la actividad social. Para ellos se prepara un programa especial con actividades recreativas.
Programa Social: Se contempla este aspecto tanto para los disertantes como para los participantes y acompañantes. Su sentido es fomentar la integración y la interrelación. Se pueden organizar almuerzos y cenas, miniturismo para conocer la ciudad y sus alrededores, práctica de deportes, etc.
Protocolo: Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre.
Recinto: Lugar físico (centro de convenciones, hotel, etc.) en el que se desarrolla un evento. También denominado “predio”.
Relatores Especiales: Son coordinadores que, en reuniones previas a las sesiones de un congreso, se encargan de determinar –junto con los autores de los trabajos- de qué forma se realizarán las presentaciones de acuerdo a la cantidad de contribuciones que se hayan recibido vía mail de autores y de inscriptos durante un alo previo a la realización del congreso.
Role-Playing (Representación de Roles): Técnica utilizada para reproducir una determinada situación de la vida real y facilitar así su comprensión. Mediante la dramatización, los participantes comparten una experiencia a partir de la cual encarnan el tratamiento del tema que los reúne.
R.S.V.P. (Responda, Por Favor): Sigla que proviene de la expresión francesa Rèpond s´il vous plaît. Se coloca en las invitaciones indicando un número de teléfono para confirmar la asistencia.
Rueda de Negocios: Concertación entre dos partes con un interés común, donde una representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el interés de cada participante y les fija una cita. Habitualmente se realizan en el marco de las exposiciones o congresos con exposición paralela.
martes, 14 de julio de 2009
Glosario-Tercera Parte (G-L)
Gacetilla de Prensa: Es la información breve que se envía a los medios o que se entrega en forma directa al periodismo, ya sea durante una conferencia de prensa o un tiempo antes del evento, en el transcurso de éste o luego de su realización. Deberá interesar al medio, justificando la importancia del evento como noticia.
Gasto Turístico: Todo gasto de consumo efectuado por un visitante o por cuenta de un visitante durante su desplazamiento y su estancia en el lugar de destino.
Guía del Congreso: Contiene información útil e instrucciones relacionadas son el evento y la sede.
Imagotipo: Interacción de un isotipo y logotipo en la que las letras y dibujos no están fusionados. Generalmente el logotipo se ubica debajo del Isotipo (las letras, debajo del dibujo)
ISO 9002.94: Certificación de las normas de los congresos.
Isologo: Interacción de un isotipo y un logotipo fundidos en una imagen identificatoria de una institución, empresa o evento. Como ejemplo puede citarse la imagen de Ford, donde las letras están dentro de un óvalo azul.
Isotipo: Imagen sin texto que se utiliza para identificar a una institución, empresa o evento. Un ejemplo puede ser la manzana de la marca Apple.
Jefe de Sala: Es quien tendrá a su cargo las azafatas o auxiliares de sala, responsables de asistir al público y a los disertantes.
Jornada: Encuentro que, con la modalidad de talleres o conferencias, trata un tema ante un auditorio y cuyos resultados se publican posteriormente. Esta denominación se debe a que cada tema se desarrolla durante un solo día, es decir, se realizan las disertaciones, se debate y se arriba a conclusiones en una misma jornada.
Know How: Término utilizado en inglés que significa “saber hacer”. Implica un conjunto de conocimientos prácticos que pueden aplicarse a un proceso o procedimiento. Este saber se puede comercializar como un servicio.
Lanzamiento: Presentación promocional de un producto o servicio. Este evento se realiza con el objeto de hacer conocer una novedad a consumidores, a vendedores y a la prensa.
Lápiz Óptico: Dispositivo electrónico con forma de lápiz que registra información y la almacena como base de datos. Es utilizado por las empresas expositoras para obtener rápidamente los datos personales de los visitantes de una muestra o convención.
Layout: Designa el diseño (puede ser de una sede, de un salón para marcar la ubicación de las sillas, las tarimas, etc.) O sea, permite dibujar o señalar sobre un plano los elementos necesarios para poder visualizar y calcular la distribución.
Llave en Mano: Esta modalidad indica la entrega de un trabajo listo para ser usado. En exposiciones, es comúnmente usado para indicar que un stand y se entrega con los elementos de construcción, decoración y mobiliario al cliente. Para el ámbito de las reuniones su significado es que el organizador sólo es un congresista o invitado más, quedando todos los aspectos organizativos a cargo del OPC.
Logotipo: Palabra o sigla con un diseño o forma específica que funciona como marca para identificar una institución, empresa o evento. Las letras cursivas de Coca Cola son el mejor evento.
Gasto Turístico: Todo gasto de consumo efectuado por un visitante o por cuenta de un visitante durante su desplazamiento y su estancia en el lugar de destino.
Guía del Congreso: Contiene información útil e instrucciones relacionadas son el evento y la sede.
Imagotipo: Interacción de un isotipo y logotipo en la que las letras y dibujos no están fusionados. Generalmente el logotipo se ubica debajo del Isotipo (las letras, debajo del dibujo)
ISO 9002.94: Certificación de las normas de los congresos.
Isologo: Interacción de un isotipo y un logotipo fundidos en una imagen identificatoria de una institución, empresa o evento. Como ejemplo puede citarse la imagen de Ford, donde las letras están dentro de un óvalo azul.
Isotipo: Imagen sin texto que se utiliza para identificar a una institución, empresa o evento. Un ejemplo puede ser la manzana de la marca Apple.
Jefe de Sala: Es quien tendrá a su cargo las azafatas o auxiliares de sala, responsables de asistir al público y a los disertantes.
Jornada: Encuentro que, con la modalidad de talleres o conferencias, trata un tema ante un auditorio y cuyos resultados se publican posteriormente. Esta denominación se debe a que cada tema se desarrolla durante un solo día, es decir, se realizan las disertaciones, se debate y se arriba a conclusiones en una misma jornada.
Know How: Término utilizado en inglés que significa “saber hacer”. Implica un conjunto de conocimientos prácticos que pueden aplicarse a un proceso o procedimiento. Este saber se puede comercializar como un servicio.
Lanzamiento: Presentación promocional de un producto o servicio. Este evento se realiza con el objeto de hacer conocer una novedad a consumidores, a vendedores y a la prensa.
Lápiz Óptico: Dispositivo electrónico con forma de lápiz que registra información y la almacena como base de datos. Es utilizado por las empresas expositoras para obtener rápidamente los datos personales de los visitantes de una muestra o convención.
Layout: Designa el diseño (puede ser de una sede, de un salón para marcar la ubicación de las sillas, las tarimas, etc.) O sea, permite dibujar o señalar sobre un plano los elementos necesarios para poder visualizar y calcular la distribución.
Llave en Mano: Esta modalidad indica la entrega de un trabajo listo para ser usado. En exposiciones, es comúnmente usado para indicar que un stand y se entrega con los elementos de construcción, decoración y mobiliario al cliente. Para el ámbito de las reuniones su significado es que el organizador sólo es un congresista o invitado más, quedando todos los aspectos organizativos a cargo del OPC.
Logotipo: Palabra o sigla con un diseño o forma específica que funciona como marca para identificar una institución, empresa o evento. Las letras cursivas de Coca Cola son el mejor evento.
Glosario-Segunda Parte (D-F)
Debate: Discusión grupal e informal sobre un determinado tema, cuya duración no excede los 60 minutos, realizada con la asistencia de un coordinador que ordena las disertaciones y modera. Para que esta clase de reuniones resulte productiva, se sugiere trabajar con grupos pequeños de no más de 15 personas.
Delegados: Personas registradas para el evento como representantes o asistentes a las sesiones del congreso.
Derechos de Inscripción: Monto que se paga para participar en un congreso o convención.
Desayuno de Trabajo: Cita a primera hora de la mañana de un grupo de personas que se reúne a analizar un tema predeterminado. Su extensión puede alcanzar las dos horas. La dinámica consiste en intercambiar ideas, dirigidas por un moderador, mientras se disfruta de un desayuno; es decir, es un trabajo en equipo distendido.
Disertante: Persona que expone sobre un tema determinado, por ser experto o idóneo en una materia.
Estrado: Es el sitio de honor en un salón de actos, que generalmente es una mesa y que siempre debe ubicarse en un lugar elevado del nivel del piso. También se llama de esta forma a la tarima cubierta con alfombra sobre la cual se pone el trono real o la mesa presidencial en actos solemnes.
Evento: La segunda acepción de este sustantivo se utiliza para designar un hecho imprevisto o que puede llegar a suceder. Pero, debido a la dinámica del idioma, este término se emplea para denominar genéricamente todo tipo de reunión, incluidas las exposiciones y los encuentros, haciendo uso de su primera y amplia acepción de esta controvertida palabra que es suceso, acontecimiento.
Excursionista: Todo visitante cuya estadía sea inferior a 24 horas, sin incluir pernoctación en el lugar visitado.
Exposición: Muestra en la que se busca exhibir el grado de desarrollo tecnológico y productivo alcanzado por un país o sector del mercado. Puede ser comercial o temática.
Exposición Científica: Muestra de materiales, normalmente científicos, acompañados por estudios.
Expositor: Persona o entidad que concurre a una exposición pública o privada con objetos o servicios de su propiedad o industria. En congresos o convenciones, se denomina expositor a aquella persona que interpreta, expone o declara una oratoria.
Foro: Todo tipo de oratoria sobre un tema en el que participan todos los presentes. Generalmente, constituye la parte final de un simposio o una mesa redonda. Está dirigido por un coordinador, que permite la libre expresión de ideas, supervisando las intervenciones y los tiempos.
Delegados: Personas registradas para el evento como representantes o asistentes a las sesiones del congreso.
Derechos de Inscripción: Monto que se paga para participar en un congreso o convención.
Desayuno de Trabajo: Cita a primera hora de la mañana de un grupo de personas que se reúne a analizar un tema predeterminado. Su extensión puede alcanzar las dos horas. La dinámica consiste en intercambiar ideas, dirigidas por un moderador, mientras se disfruta de un desayuno; es decir, es un trabajo en equipo distendido.
Disertante: Persona que expone sobre un tema determinado, por ser experto o idóneo en una materia.
Estrado: Es el sitio de honor en un salón de actos, que generalmente es una mesa y que siempre debe ubicarse en un lugar elevado del nivel del piso. También se llama de esta forma a la tarima cubierta con alfombra sobre la cual se pone el trono real o la mesa presidencial en actos solemnes.
Evento: La segunda acepción de este sustantivo se utiliza para designar un hecho imprevisto o que puede llegar a suceder. Pero, debido a la dinámica del idioma, este término se emplea para denominar genéricamente todo tipo de reunión, incluidas las exposiciones y los encuentros, haciendo uso de su primera y amplia acepción de esta controvertida palabra que es suceso, acontecimiento.
Excursionista: Todo visitante cuya estadía sea inferior a 24 horas, sin incluir pernoctación en el lugar visitado.
Exposición: Muestra en la que se busca exhibir el grado de desarrollo tecnológico y productivo alcanzado por un país o sector del mercado. Puede ser comercial o temática.
Exposición Científica: Muestra de materiales, normalmente científicos, acompañados por estudios.
Expositor: Persona o entidad que concurre a una exposición pública o privada con objetos o servicios de su propiedad o industria. En congresos o convenciones, se denomina expositor a aquella persona que interpreta, expone o declara una oratoria.
Foro: Todo tipo de oratoria sobre un tema en el que participan todos los presentes. Generalmente, constituye la parte final de un simposio o una mesa redonda. Está dirigido por un coordinador, que permite la libre expresión de ideas, supervisando las intervenciones y los tiempos.
Glosario-Primer Parte (A-C)
Abstract: Resumen de una ponencia o exposición. Contiene entre 200 y 500 palabras.
Acreditación: Inscripción a un congreso.
Alojamiento Turístico: Toda instalación que regularmente (u ocasionalmente) disponga de plazas para que el turista pueda pasar la noche.
Asamblea: En la actualidad, este término se emplea para designar a las reuniones periódicas de los miembros de clubes, organizaciones o empresas, cuyas decisiones se registran en un libro de actas.
Ateneo: Lugar donde se reúnen instituciones científicas o literarias para intercambiar sus conocimientos.
Auspiciante Corporativo: Corporación o empresa que apoya el evento mediante el patrocinio o la participación en la exposición.
Auxiliar de Sala: Persona encargada de asistir al público y a los disertantes durante las sesiones. Sus principales funciones son controlar los elementos del estrado, verificar el funcionamiento de los micrófonos y la correcta colocación de los carteles de identificación de los panelistas. Además, debe prestar especial atención a los requerimientos de los participantes, por lo que debe estar debidamente capacitado, ya que es el responsable más próximo de la empresa y del evento ante ellos.
Brief: Material informativo breve donde debe figurar una síntesis con los principales datos del evento y de la empresa organizadora. Se distribuye entre los asistentes y medios de prensa.
Brunch: Palabra que deriva de los términos ingleses breakfast y lunch. Se utiliza para designar a los eventos que se desarrollan en una hora promedio entre el desayuno y el almuerzo, es decir, alrededor de las 11 de la mañana.
Bureau de Congresos y Visitantes: Los Convention & Visitors Bureau (CVB) son organizaciones dedicadas al marketing o a la gestión de destinos. Actúan como agencias de marketing que intentan aumentar el número de visitas, ya sea por negocios o por placer. Abogan por la puesta en marcha de iniciativas de desarrollo turístico.
Centro de Convenciones: Sede en la que se desarrollan los congresos, convenciones y exposiciones. Está especialmente destinado para este fin, por lo que debe contar con la infraestructura y el equipamiento adecuados.
Ceremonial: Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne.
Clínica: Reunión en la que un reconocido especialista brinda información y novedades sobre un determinado tema a un público altamente capacitado a través de charlas y demostraciones prácticas.
Cóctel: Encuentro que se realiza entre las 19 y 21 horas, cuya característica distintiva es que los invitados permanecen de pie. Durante su transcurso, se agasaja a los presentes con canapés y bocados dulces y un surtido de bebidas. Se estima que el espacio promedio ocupado por cada persona es de 0,50 metros cuadrados.
Coffee Break: Descanso de aproximadamente 20 minutos que se establece entre sesión y sesión en congresos, jornadas y seminarios. En este lapso, se sirve un café acompañado con masas, medialunas y jugos de frutas.
Coloquio: Reunión informal realizada con el fin de discutir un determinado tema, sin que haya necesidad de llegar a un acuerdo. Su función es fomentar el intercambio de ideas.
Comisión de Selección de Ponencias: Selecciona las disertaciones adecuadas y las distribuye en distintas sesiones.
Comité Científico: Grupo de personas reunido especialmente para discutir, supervisar y coordinar el contenido científico del programa de la conferencia o congreso.
Comité de Honor o de Asesores: Es el conjunto de personas que dan su nombre y avalan una propuesta. Generalmente cuanto mayor sea la jerarquía y el renombre de las personas que lo integran, más importante será la convocatoria del evento.
Comité Ejecutivo: Es la autoridad máxima y sus decisiones son inapelables.
Comité Organizativo: Determina cada una de las funciones de los integrantes de los demás comités.
Conferencia: Encuentro convocado por una persona, empresa o entidad para transmitir un mensaje o dar a conocer un tema en particular. Deben ser de corta duración para poder aprovechar al máximo la atención del auditorio.
Conferencia de Prensa: Convocatoria para difundir un hecho o noticia ante los medios de comunicación masivos y especializados. Una vez transmitida la información a los asistentes, podrá realizarse un brunch, almuerzo, cóctel o cena. A su término, se entrega el material de prensa y, a veces, algún obsequio. Es conveniente destinar un espacio apartado para las entrevistas privadas.
Conferencia Satélite: Encuentros realizados a través de medios electrónicos de comunicación que permiten a un auditorio ubicado en un país determinado asistir a la ponencia de un orador que desarrolla sus comentarios desde otro lugar del planeta.
Congreso: Reunión periódica que nucléa a los miembros de una asociación, organismo o entidad para debatir cuestiones previamente fijadas. Por lo general, se celebran una vez al año, aunque los de carácter internacional se suelen organizar cada 24 meses, y su duración oscila entre los dos y cinco días. Este tipo de encuentro prevé tres sesiones plenarias: la inaugural, que informa sobre la finalidad y anuncia los temas por tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares a las conclusiones; y la final, en la que se informan los resultados alcanzados. Existen tres tipos básicos de conferencias y reuniones:
Gubernamentales: relacionadas con el Estado o Gobierno (tanto en el ámbito internacional como en el nacional, provincial o municipal) El cliente es un cuerpo gubernamental y por los temas están orientados al análisis de la sociedad.
No gubernamentales: aquellas convocadas por ONG, entidades intermedias, federaciones o cámaras.
Corporativas: relacionadas con corporaciones, en el sentido económico, es decir, organizadas por grandes empresas.
Convención: Evento formal y genérico de cuerpos legislativos, político-sociales o económicos, cuyo propósito es proveer información respecto de una situación particular para luego deliberar y establecer consenso entre sus participantes.
Cronograma: Es el calendario de trabajo al que deben apegarse todas las personas y sectores involucrados con la organización de la reunión. Se establecen distintos cronogramas para las diferentes etapas de la convención: organización, acto inaugural, exposición paralela, conferencias, actos sociales.
Acreditación: Inscripción a un congreso.
Alojamiento Turístico: Toda instalación que regularmente (u ocasionalmente) disponga de plazas para que el turista pueda pasar la noche.
Asamblea: En la actualidad, este término se emplea para designar a las reuniones periódicas de los miembros de clubes, organizaciones o empresas, cuyas decisiones se registran en un libro de actas.
Ateneo: Lugar donde se reúnen instituciones científicas o literarias para intercambiar sus conocimientos.
Auspiciante Corporativo: Corporación o empresa que apoya el evento mediante el patrocinio o la participación en la exposición.
Auxiliar de Sala: Persona encargada de asistir al público y a los disertantes durante las sesiones. Sus principales funciones son controlar los elementos del estrado, verificar el funcionamiento de los micrófonos y la correcta colocación de los carteles de identificación de los panelistas. Además, debe prestar especial atención a los requerimientos de los participantes, por lo que debe estar debidamente capacitado, ya que es el responsable más próximo de la empresa y del evento ante ellos.
Brief: Material informativo breve donde debe figurar una síntesis con los principales datos del evento y de la empresa organizadora. Se distribuye entre los asistentes y medios de prensa.
Brunch: Palabra que deriva de los términos ingleses breakfast y lunch. Se utiliza para designar a los eventos que se desarrollan en una hora promedio entre el desayuno y el almuerzo, es decir, alrededor de las 11 de la mañana.
Bureau de Congresos y Visitantes: Los Convention & Visitors Bureau (CVB) son organizaciones dedicadas al marketing o a la gestión de destinos. Actúan como agencias de marketing que intentan aumentar el número de visitas, ya sea por negocios o por placer. Abogan por la puesta en marcha de iniciativas de desarrollo turístico.
Centro de Convenciones: Sede en la que se desarrollan los congresos, convenciones y exposiciones. Está especialmente destinado para este fin, por lo que debe contar con la infraestructura y el equipamiento adecuados.
Ceremonial: Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne.
Clínica: Reunión en la que un reconocido especialista brinda información y novedades sobre un determinado tema a un público altamente capacitado a través de charlas y demostraciones prácticas.
Cóctel: Encuentro que se realiza entre las 19 y 21 horas, cuya característica distintiva es que los invitados permanecen de pie. Durante su transcurso, se agasaja a los presentes con canapés y bocados dulces y un surtido de bebidas. Se estima que el espacio promedio ocupado por cada persona es de 0,50 metros cuadrados.
Coffee Break: Descanso de aproximadamente 20 minutos que se establece entre sesión y sesión en congresos, jornadas y seminarios. En este lapso, se sirve un café acompañado con masas, medialunas y jugos de frutas.
Coloquio: Reunión informal realizada con el fin de discutir un determinado tema, sin que haya necesidad de llegar a un acuerdo. Su función es fomentar el intercambio de ideas.
Comisión de Selección de Ponencias: Selecciona las disertaciones adecuadas y las distribuye en distintas sesiones.
Comité Científico: Grupo de personas reunido especialmente para discutir, supervisar y coordinar el contenido científico del programa de la conferencia o congreso.
Comité de Honor o de Asesores: Es el conjunto de personas que dan su nombre y avalan una propuesta. Generalmente cuanto mayor sea la jerarquía y el renombre de las personas que lo integran, más importante será la convocatoria del evento.
Comité Ejecutivo: Es la autoridad máxima y sus decisiones son inapelables.
Comité Organizativo: Determina cada una de las funciones de los integrantes de los demás comités.
Conferencia: Encuentro convocado por una persona, empresa o entidad para transmitir un mensaje o dar a conocer un tema en particular. Deben ser de corta duración para poder aprovechar al máximo la atención del auditorio.
Conferencia de Prensa: Convocatoria para difundir un hecho o noticia ante los medios de comunicación masivos y especializados. Una vez transmitida la información a los asistentes, podrá realizarse un brunch, almuerzo, cóctel o cena. A su término, se entrega el material de prensa y, a veces, algún obsequio. Es conveniente destinar un espacio apartado para las entrevistas privadas.
Conferencia Satélite: Encuentros realizados a través de medios electrónicos de comunicación que permiten a un auditorio ubicado en un país determinado asistir a la ponencia de un orador que desarrolla sus comentarios desde otro lugar del planeta.
Congreso: Reunión periódica que nucléa a los miembros de una asociación, organismo o entidad para debatir cuestiones previamente fijadas. Por lo general, se celebran una vez al año, aunque los de carácter internacional se suelen organizar cada 24 meses, y su duración oscila entre los dos y cinco días. Este tipo de encuentro prevé tres sesiones plenarias: la inaugural, que informa sobre la finalidad y anuncia los temas por tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares a las conclusiones; y la final, en la que se informan los resultados alcanzados. Existen tres tipos básicos de conferencias y reuniones:
Gubernamentales: relacionadas con el Estado o Gobierno (tanto en el ámbito internacional como en el nacional, provincial o municipal) El cliente es un cuerpo gubernamental y por los temas están orientados al análisis de la sociedad.
No gubernamentales: aquellas convocadas por ONG, entidades intermedias, federaciones o cámaras.
Corporativas: relacionadas con corporaciones, en el sentido económico, es decir, organizadas por grandes empresas.
Convención: Evento formal y genérico de cuerpos legislativos, político-sociales o económicos, cuyo propósito es proveer información respecto de una situación particular para luego deliberar y establecer consenso entre sus participantes.
Cronograma: Es el calendario de trabajo al que deben apegarse todas las personas y sectores involucrados con la organización de la reunión. Se establecen distintos cronogramas para las diferentes etapas de la convención: organización, acto inaugural, exposición paralela, conferencias, actos sociales.
domingo, 12 de julio de 2009
Eventos Sociales Primera Parte
Los eventos sociales
En muchos casos las organizaciones caseras y previsibles de estos eventos pasaron a manos de expertos, conocidos como wedding planner, event planner o birthday planner según su especialidad, personas que aprendieron el oficio de diseñar, organizar y coordinar exitosamente diversos sucesos que buscan en todo momento conmover al invitado.
El casamiento
El compromiso: Un anuncio de boda merece ser festejado, y para esa ocasión existen varias opciones que combinan con el carácter del festejo.
Un almuerzo de domingo
Una comida formal y elegante
Un té
Este evento puede convertirse también en la ocasión de hacer las presentaciones correspondientes y comunicar la noticia. En estos días el estilo de la ceremonia varía según la filosofía de vida de los novios y sus creencias religiosas. La corriente y tradicional para el siguiente paso es la unión en matrimonio civil y religioso. Y para celebrarlo, los aspectos preliminares de la organización para tener en cuenta son los siguientes:
El trabajo y la disponibilidad de los novios.
Sus gustos y deseos en relación con la totalidad del evento y sobre cada tema en particular.
Lo que tienen y lo que les falta para lograr un objetivo compartido.
Quién se encargará de la organización general de la fiesta. Hay que analizar seriamente si, de acuerdo con el presupuesto y el conocimiento del tema, estará a cargo de los propios novios o se delegará en un profesional, familiar o algún amigo organizado y creativo.
La opinión de las familias para unificar deseos, a pesar de las naturales diferencias generacionales.
Confiar en las elecciones hechas, calmar la ansiedad, minimizar los riesgos y llegar tranquilos al gran día.
¿Cuándo es la boda?
A la hora de tomar la decisión de casarse, la elección del día soñado depende de no pocos y variados motivos. Lo primero será determinar si habrá celebración civil y religiosa, si habrá festejo luego de uno o de los dos acontecimientos, y se hará de día o de noche. A partir de estas consideraciones, habrá que tener presente:
El calendario local y extranjero (feriados, vacaciones de invierno o verano, fechas religiosas), en el caso de que haya familiares o invitados importantes que no pueden faltar.
El propio calendario: vacaciones o licencias laborales, recesos de estudio tanto de los novios como de los padres, padrinos, hermanos y amigos que quieren asistir.
La solicitud de las fechas en el registro civil y en la iglesia o templo. Según las épocas del año, hay mayor o menor disponibilidad. En ocasiones, se debe tramitar hasta con un año de antelación.
El servicio de catering. Si se ha optado por uno muy solicitado, conviene contactarlo con anticipación, o bien buscar otras opciones. La primavera y el inicio del verano son considerados “temporada alta”.
La contratación del salón. Es uno de los componentes más importantes, que incluso puede modificar el cronograma general. La oferta de salones es amplia y variada, pero se aconseja asumirlo como un punto por resolver varios meses antes.
Como cada uno de estos aspectos tiene incidencia en los restantes, la resolución paulatina de cada uno de ellos irá allanando el camino para la toma de decisiones futuras.
En relación con el momento apropiado para realizar la fiesta se debe considerar que un casamiento diurno se beneficia con la luz del día, el brillo del sol, y si será en las afueras de la ciudad, estará rodeado del encanto de la naturaleza, el verde, el clima agradable. Los invitados pueden llegar con más tranquilidad y los tiempos se alargan, pero habrá que prever la posibilidad de lluvia, las altas o bajas temperaturas, los insectos. La noche, por otra parte, invita al glamour bajo la luz de la luna y las estrellas, el brillo en la oscuridad, Predominan otros colores, las luces, y los defectos pasan inadvertidos.
¿Cuánto gastamos?
Un punto importante para realizar cualquier cálculo es quién o quiénes correrán con los gastos de la fiesta. Desde luego, es un aspecto por decidir entre los contrayentes, de acuerdo con la tradición familiar, religiosa o cultural. Antiguamente, los padres de la novia se hacían cargo de la celebración, pero en la actualidad, dada la complejidad de la organización de este tipo de eventos, los costos suelen repartirse a partir de la definición de la cantidad de invitados, y cada familia asume los gastos de los propios invitados. Cuando los novios tienen una sólida posición económica, ellos mismos asumen esa responsabilidad.
Para definir el presupuesto existen dos posibilidades: una es partir de una suma fija e inamovible, a la cual se deberán ajustar todas las decisiones, la otra es elegir todo lo que se desee sin restricciones. A partir de la modalidad elegida, el paso siguiente es la selección de proveedores y la cotización de los servicios.
En caso de haber contratado un organizador profesional o asesor, lo que comúnmente se llama wedding planner, las búsquedas y la administración del presupuesto correrán por su cuenta. De lo contrario, si la organización es asumida por los propios novios con alguna ayuda familiar o de amigos, el listado deberá comprender:
Nombre y datos del proveedor, empresa o persona que preste el servicio.
Detalle de los productos o servicios.
Fecha y hora de entrega.
Precios con IVA y sin él. Forma de pago.
Gastos de envío, armado y desarmado del salón.
Precio por extensión del tiempo contratado.
Gastos por suspensión o cancelación del evento.
Al presupuesto estimativo siempre se recomienda agregarle los “gastos de último momento”, los imprevistos, o simplemente los cambios introducidos, así como las propinas para el personal de limpieza, guardarropa, etc.
En muchos casos las organizaciones caseras y previsibles de estos eventos pasaron a manos de expertos, conocidos como wedding planner, event planner o birthday planner según su especialidad, personas que aprendieron el oficio de diseñar, organizar y coordinar exitosamente diversos sucesos que buscan en todo momento conmover al invitado.
El casamiento
El compromiso: Un anuncio de boda merece ser festejado, y para esa ocasión existen varias opciones que combinan con el carácter del festejo.
Un almuerzo de domingo
Una comida formal y elegante
Un té
Este evento puede convertirse también en la ocasión de hacer las presentaciones correspondientes y comunicar la noticia. En estos días el estilo de la ceremonia varía según la filosofía de vida de los novios y sus creencias religiosas. La corriente y tradicional para el siguiente paso es la unión en matrimonio civil y religioso. Y para celebrarlo, los aspectos preliminares de la organización para tener en cuenta son los siguientes:
El trabajo y la disponibilidad de los novios.
Sus gustos y deseos en relación con la totalidad del evento y sobre cada tema en particular.
Lo que tienen y lo que les falta para lograr un objetivo compartido.
Quién se encargará de la organización general de la fiesta. Hay que analizar seriamente si, de acuerdo con el presupuesto y el conocimiento del tema, estará a cargo de los propios novios o se delegará en un profesional, familiar o algún amigo organizado y creativo.
La opinión de las familias para unificar deseos, a pesar de las naturales diferencias generacionales.
Confiar en las elecciones hechas, calmar la ansiedad, minimizar los riesgos y llegar tranquilos al gran día.
¿Cuándo es la boda?
A la hora de tomar la decisión de casarse, la elección del día soñado depende de no pocos y variados motivos. Lo primero será determinar si habrá celebración civil y religiosa, si habrá festejo luego de uno o de los dos acontecimientos, y se hará de día o de noche. A partir de estas consideraciones, habrá que tener presente:
El calendario local y extranjero (feriados, vacaciones de invierno o verano, fechas religiosas), en el caso de que haya familiares o invitados importantes que no pueden faltar.
El propio calendario: vacaciones o licencias laborales, recesos de estudio tanto de los novios como de los padres, padrinos, hermanos y amigos que quieren asistir.
La solicitud de las fechas en el registro civil y en la iglesia o templo. Según las épocas del año, hay mayor o menor disponibilidad. En ocasiones, se debe tramitar hasta con un año de antelación.
El servicio de catering. Si se ha optado por uno muy solicitado, conviene contactarlo con anticipación, o bien buscar otras opciones. La primavera y el inicio del verano son considerados “temporada alta”.
La contratación del salón. Es uno de los componentes más importantes, que incluso puede modificar el cronograma general. La oferta de salones es amplia y variada, pero se aconseja asumirlo como un punto por resolver varios meses antes.
Como cada uno de estos aspectos tiene incidencia en los restantes, la resolución paulatina de cada uno de ellos irá allanando el camino para la toma de decisiones futuras.
En relación con el momento apropiado para realizar la fiesta se debe considerar que un casamiento diurno se beneficia con la luz del día, el brillo del sol, y si será en las afueras de la ciudad, estará rodeado del encanto de la naturaleza, el verde, el clima agradable. Los invitados pueden llegar con más tranquilidad y los tiempos se alargan, pero habrá que prever la posibilidad de lluvia, las altas o bajas temperaturas, los insectos. La noche, por otra parte, invita al glamour bajo la luz de la luna y las estrellas, el brillo en la oscuridad, Predominan otros colores, las luces, y los defectos pasan inadvertidos.
¿Cuánto gastamos?
Un punto importante para realizar cualquier cálculo es quién o quiénes correrán con los gastos de la fiesta. Desde luego, es un aspecto por decidir entre los contrayentes, de acuerdo con la tradición familiar, religiosa o cultural. Antiguamente, los padres de la novia se hacían cargo de la celebración, pero en la actualidad, dada la complejidad de la organización de este tipo de eventos, los costos suelen repartirse a partir de la definición de la cantidad de invitados, y cada familia asume los gastos de los propios invitados. Cuando los novios tienen una sólida posición económica, ellos mismos asumen esa responsabilidad.
Para definir el presupuesto existen dos posibilidades: una es partir de una suma fija e inamovible, a la cual se deberán ajustar todas las decisiones, la otra es elegir todo lo que se desee sin restricciones. A partir de la modalidad elegida, el paso siguiente es la selección de proveedores y la cotización de los servicios.
En caso de haber contratado un organizador profesional o asesor, lo que comúnmente se llama wedding planner, las búsquedas y la administración del presupuesto correrán por su cuenta. De lo contrario, si la organización es asumida por los propios novios con alguna ayuda familiar o de amigos, el listado deberá comprender:
Nombre y datos del proveedor, empresa o persona que preste el servicio.
Detalle de los productos o servicios.
Fecha y hora de entrega.
Precios con IVA y sin él. Forma de pago.
Gastos de envío, armado y desarmado del salón.
Precio por extensión del tiempo contratado.
Gastos por suspensión o cancelación del evento.
Al presupuesto estimativo siempre se recomienda agregarle los “gastos de último momento”, los imprevistos, o simplemente los cambios introducidos, así como las propinas para el personal de limpieza, guardarropa, etc.
martes, 7 de julio de 2009
Cronograma para la planificación de un evento
CRONOGRAMA PARA LA PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO
Ejemplo tipo: Se adecuará a la magnitud del evento
LANZAMIENTO DE PRODUCTOS – INAUGURACIONES – FERIAS – JORNADAS – SEMINARIOS – CONGRESOS - EXPOSICIONES
12 Meses Antes
Selección de la sede
Fecha aproximada o exacta
Presupuesto
Cotización de precios
Contratar transportadora oficial
11 Meses Antes
Contratación de la sede
Fijar los fondos
Selección de los expositores (para una feria) o de disertantes (para un congreso)
Difusión específica
Elección del logotipo, del color, del eslogan, etc. Toda la parte de comunicación interna y externa, se puede hacer basándose en un concurso de diseñadores gráficos y artistas
10 Meses Antes
Redactar el reglamento (congresos, concursos, exposiciones)
Estudiar costos más precisos
pedir presupuestos de todos los servicios, personal, auxiliar, alquiler de elementos
8 Meses Antes
Si hay extranjeros, reserva de los hoteles, pasajes
Si es un congreso, seleccionar los temas propuestos
Si es una exposición, enviar información a los expositores
6 a 8 Meses Antes
Confirmar expositores
Confirmar temas a tratar
2 a 6 Meses Antes
Programa tentativo de actividades sociales
Programa de acompañantes
Contratación de espectáculos, shows
Promoción y difusión directa
Contactos con la prensa
Selección del menú para cocktail, banquete, coffee break, etc.
Turismo pre y post evento
Diseño de uniformes
Contactos con agentes de ceremonial
Impresión de documentación: reglamentos, programas, credenciales, diplomas, contratos tipo
Envío de documentación a los expositores y o participantes
1 a 2 Meses Antes
Seleccionar, capacitar, contratar al personal auxiliar
Probar uniformes
Elaborar el programa final
Determinar exactamente horarios y tareas a desempeñar
Hasta el día “D”
Controlar instalaciones
Chequear todas las necesidades
Ensayar los actos, calcular tiempos
Verificar hasta tres veces los equipos electrónicos
Verificar tiempos de entrega de mercadería
Verificar el armado de stands
Preparar carpetas y material para participantes
Supervisar la decoración
Calcular imprevistos económicos
Estudiar alternativas
Prepararse para adecuarse a lo inesperado
Tener suplentes para lugares estratégicos
Confirmar hora y lugar de entrega de productos, mercadería, etc.
Posterior al evento
Indispensable para una evaluación
Devolución de elementos
Envío de material a la prensa
Envío de material a los participantes, fotos, grabaciones, fotocopias, diplomas.
Enviar una carta con sus opiniones, o invitación para otros eventos
Agradecimientos
Arqueo de caja
Cierre de cuentas provisorias, etc.
Informe crítico sobre los resultados
Análisis de la proyección social del evento y el rédito económico y si se cumplieron las expectativas
domingo, 5 de julio de 2009
Ceremonial y Protocolo
Ceremonial y Protocolo en el Servicio
1. Ceremonial
El ceremonial puede ser definido como la técnica del arte de la vida social. Como en cualquier disciplina, hemos heredado muchos elementos y tradiciones de las antiguas civilizaciones. Este conjunto de reglas y convenciones guía las relaciones entre las personas.
“Cuando somos dueños de los pequeños detalles, estamos mejor preparados para conducirnos en situaciones complejas”.
En casos en los que el responsable del salón, el maître o el gerente deba manejar situaciones sencillas, comprometidas o sofisticadas acudirá al protocolo; utilizará las normas. Entonces, conocerlas y saber aplicarlas contribuirá a lograr una resolución efectiva y placentera. El regocijo que se produce, se transmite, tanto al cliente como al responsable de atenderlo y servirlo.
La gente con la que tratamos tiene su sensibilidad y sus particularidades. Además, a veces, son representantes del gobierno, de partidos políticos o de empresas. Esto valoriza el trabajo y le otorga, al servicio, una apreciable importancia.
Usar con fluidez las normas de convivencia prueba el grado de evolución y la cultura que posee la sociedad.
Es necesario definir algunos conceptos:
Etiqueta: Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permiten desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes. Acto ceremonial y solemne que se observa en los palacios y sitios públicos.
Protocolo: Elemento de orden, creado para evitar problemas y resolver divergencias que surgen constantemente del encuentro de las vanidades humanas.
Diplomacia: Es el uso de la inteligencia y el tacto en las relaciones entre las personas y las naciones. Es el arte de la cortesía.
2. La forma en que nos conducimos
Los modales en la mesa juegan un importante papel a la hora de hacernos una idea sobre la educación de las personas y a la hora de causar una buena impresión. Tener buenos modales en la mesa es una garantía para el éxito. Por lo tanto, conocerlos y dar las herramientas para que nuestros clientes los puedan aplicar es una garantía para ellos.
Puede suceder que como prestadores del servicio, y por la rutina diaria, conozcamos más sobre el ceremonial que nuestros propios clientes, por lo cual debemos ser cuidadosos y opinar o sugerirle con un perfil bajo que el cliente no piense que lo subestimamos.
Sin duda, los modales mostrarán nuestro nivel de educación, y en algunos casos, de nuestra capacidad profesional para resolver situaciones. No saber moverse con soltura en la mesa no es buen indicativo y puede ser síntoma de inexperiencia.
3. La conversación
La conversación es un cambio de ideas sobre diferentes puntos. A través de la conversación desahogamos situaciones, al mismo tiempo que adquirimos conocimientos. La conversación nos brinda agradables momentos en nuestra vida diaria.
Debemos respetar la opinión de los demás, debemos aprender a escuchar y evitar las discusiones. Aunque advirtamos un error, no debemos corregirlo. Cuando no dominamos un tema, el silencio será la mejor postura. Es más digno hablar poco y bien, que mucho y mal.
Cualidades de la conversación de un camarero
· Debe ser siempre decente y respetuoso
· Debe hablar con moderación, sin alzar la voz. No debe ser extremista (no hablar muy bajo, ni muy fuerte)
· Mirar a los ojos a nuestro interlocutor
· No se debe interrumpir a la persona que habla
· “Por favor” y “gracias” son palabras mágicas que nos abren todas las puertas
· Saber escuchar
· Al responder, no basta decir: “si” o “no”. Se debe añadir la palabra: “señor”, “señora” o “señorita”, y no “caballero” o “dama”
· No hablar excesivamente de nuestros propios intereses
· No jactarnos de nuestras cualidades ni hablar en exceso de nuestros bienes, experiencias o sabidurías
· Evitar el uso de bromas pesadas, pues puede apenar o herir la susceptibilidad del otro
· Evita discutir sobre temas de política o religión
· Evitar las quejas continuas sobre nuestro trabajo o nuestra vida en general
· Evitar el uso de palabras vulgares, tanto de palabras rebuscadas y gestos exagerados, pues son una clara señal de inseguridad
· Evitar ser arrogante. La sabiduría no se impone, simplemente se manifiesta, y los demás los perciben
· No es correcto poner apodo o sobrenombre a una persona
· No decir mentiras
· No criticar, ni adular
· Aceptar las diferencias, que es la única opción que garantiza el éxito en nuestras relaciones
4. La servilleta, un símbolo
La comida, según marcan los cánones tradicionales, se inicia cuando el anfitrión comienza a desdoblar la servilleta y la coloca en su regazo. Este gesto marca el punto de partida y los convidados deben hacer lo mismo. Si la servilleta es muy grande, se la puede usar doblada por la mitad y tiene que permanecer en este lugar durante toda la velada. Se la retira para limpiarse los labios, antes y después de beber.
En Estados Unidos suelen dejar la servilleta sobre la silla cuando se ausentan por un momento, de este modo, indican que van a volver. Esta costumbre, también se observa en otros lugares de América.
En Europa se la abandona, ligeramente arrugada, sobre la mesa, en el lado izquierdo. Si se la ubica a la derecha, se interpreta como el final de la comida, no como una pausa.
El cierre de la comida lo marca el anfitrión al estilo europeo. El resto de los comensales hará lo mismo. Nunca se pone la servilleta sobre el plato o doblada como si ni estuviera usada.
5. En nuestro lugar de trabajo
El grado de formalidad en el comportamiento y el vestido depende de la actividad que se ocupa en el establecimiento gastronómico. También, es muy importante mostrarse natural, sin afectación, saber resolver situaciones imprevistas y manejarse con una buena dosis de sentido común. Otro punto pata tener en cuenta dentro de la convivencia laboral es el buen humor, saber sonreír y utilizar un tono agradable de voz. Es mucho más fácil lograr el aprecio de los clientes si reciben un trato gentil, si se es sensible a su personalidad y se actúa de acuerdo a ello.
Si entre compañeros de trabajo hay alguna discrepancia o alguna idea que pueda mejorar la ejecución de una tarea, se expondrá el parecer con cortesía y en privado. Igual tratamiento se dará para el caso de que se sobrecargue de tareas a un dependiente.
Siempre se tratará de usted a los clientes. El permiso para tratarlos de “vos” o por su nombre de pila dependerá de que ellos lo autoricen. Sin embargo, delante de terceros se volverá al tratamiento formal clásico, que hace a la imagen del lugar.
6. Precedencia
Es la preeminencia o preferencia que se establece de acuerdo con un criterio (edad, antigüedad, jerarquía, orden alfabético) para dar prioridad en el tratamiento, paso y ubicación de las personalidades.
Cada país o institución debe poseer un tratamiento de precedencia que es necesario estudiar con esmero para aplicarlas en cada circunstancia en particular, ya que no hay una regla universal.
Algunos criterios:
· Sexo: precedencia de la mujer sobre el hombre
· Edad: las personas mayores tiene precedencia sobre las más jóvenes
· Estado civil: las personas casadas tienen precedencia sobre las solteras
· Grado de cercanía con el homenajeado
· Nivel social: distinción por ser un ciudadano honorable, premio Nóbel, científico de renombre, personalidad de la cultura, artes, música, etc.
7. Leyes
Ley o regla del centro métrico: Es aquella que establece que el anfitrión debe ser ubicado, siempre, en el centro métrico de la mesa.
Ley de la derecha: En la base del orden de precedencia, se establece que el sitio de honor es el de la derecha de la persona que ocupa la más alta jerarquía en el lugar en donde se realiza la comida. En la antigua Roma, los augures, al ser consultados acerca del asunto, observaban el vuelo de un ave y, si ésta se orientaba hacia la derecha, el auspicio era favorable; de ahí que lo diestro era sinónimo de bueno, mientras que si volaba hacia la izquierda –la siniestra- el resultado era desfavorable. A pesar de que el lado del corazón, identificado antiguamente con los sentimientos, podría haberse considerado superior, no prevaleció en la historia del ceremonial. Los romanos saludaban levantando la mano derecha. El saludo fue y es el de estrechar las manos derechas.
Prioridad de izquierda o proximidad: El valor de la izquierda en las precedencias está dado por la proximidad al anfitrión y es la prioridad de proximidad.
8. Las relaciones públicas
Las relaciones públicas deben estar puestas al servicio de la modernidad y, sin que parezca un juego de palabras, podemos expresar que: las relaciones públicas promueven y mantienen las relaciones con los públicos.
A la hora de analizar la fórmula, podemos hallar una serie de significados relevantes, por ejemplo: trato, comunicación, conexión, vinculación entre personas y grupos de personas, reunidas o dispersas, etc. En otras palabras, se trata de trabajar con todos los públicos vinculados de alguna manera a una organización y, asimismo, tener la capacidad operativa capaza de interactuar con otros.
El ejercicio profesional de las relaciones públicas exige una acción planeada, con apoyo en la investigación, en la comunicación sistemática y en la participación programada, para elevar el nivel de entendimiento, la solidaridad y colaboración de los grupos, en un proceso de integración.
Indudablemente, las relaciones públicas deben estar siempre al servicio de fines concretos. Este perfil representa el eje de cualquier desarrollo, y está adherido al progreso y al bienestar, de la gente y de sus instituciones.
Desarrolla, controla y mantiene la identidad (personalidad de la empresa) y su consecuencia, la imagen (representación) como primera y más impactante forma de comunicación con los públicos internos y externos.
La integración del protocolo y las relaciones públicas genera un agradable y certero espacio de trabajo y seguridad de éxito, para aquellos que reconocen, en esta labor, las herramientas para una perfecta convivencia y respeto por los otros.
9. Las normas de ceremonial y protocolo en el servicio
Una vez que el camarero procede a servir, debe comenzar sirviendo a los invitados. Es muy importante tener en cuenta que nunca se habla mientras se sirve.
Hay cosas que nunca deben apoyarse en la mesa. Las mismas son: botellas, jarras, paneras, mostaceros, vinagreras, bebidas enlatadas y las bandejas que utilizan los camareros.
Luego de haber finalizado la comida, el camarero acompañará al cliente en el momento de levantarse de la mesa y lo orientará hasta la salida, Se despedirá cordialmente, dándole las gracias por su visita.
1. Ceremonial
El ceremonial puede ser definido como la técnica del arte de la vida social. Como en cualquier disciplina, hemos heredado muchos elementos y tradiciones de las antiguas civilizaciones. Este conjunto de reglas y convenciones guía las relaciones entre las personas.
“Cuando somos dueños de los pequeños detalles, estamos mejor preparados para conducirnos en situaciones complejas”.
En casos en los que el responsable del salón, el maître o el gerente deba manejar situaciones sencillas, comprometidas o sofisticadas acudirá al protocolo; utilizará las normas. Entonces, conocerlas y saber aplicarlas contribuirá a lograr una resolución efectiva y placentera. El regocijo que se produce, se transmite, tanto al cliente como al responsable de atenderlo y servirlo.
La gente con la que tratamos tiene su sensibilidad y sus particularidades. Además, a veces, son representantes del gobierno, de partidos políticos o de empresas. Esto valoriza el trabajo y le otorga, al servicio, una apreciable importancia.
Usar con fluidez las normas de convivencia prueba el grado de evolución y la cultura que posee la sociedad.
Es necesario definir algunos conceptos:
Etiqueta: Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permiten desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes. Acto ceremonial y solemne que se observa en los palacios y sitios públicos.
Protocolo: Elemento de orden, creado para evitar problemas y resolver divergencias que surgen constantemente del encuentro de las vanidades humanas.
Diplomacia: Es el uso de la inteligencia y el tacto en las relaciones entre las personas y las naciones. Es el arte de la cortesía.
2. La forma en que nos conducimos
Los modales en la mesa juegan un importante papel a la hora de hacernos una idea sobre la educación de las personas y a la hora de causar una buena impresión. Tener buenos modales en la mesa es una garantía para el éxito. Por lo tanto, conocerlos y dar las herramientas para que nuestros clientes los puedan aplicar es una garantía para ellos.
Puede suceder que como prestadores del servicio, y por la rutina diaria, conozcamos más sobre el ceremonial que nuestros propios clientes, por lo cual debemos ser cuidadosos y opinar o sugerirle con un perfil bajo que el cliente no piense que lo subestimamos.
Sin duda, los modales mostrarán nuestro nivel de educación, y en algunos casos, de nuestra capacidad profesional para resolver situaciones. No saber moverse con soltura en la mesa no es buen indicativo y puede ser síntoma de inexperiencia.
3. La conversación
La conversación es un cambio de ideas sobre diferentes puntos. A través de la conversación desahogamos situaciones, al mismo tiempo que adquirimos conocimientos. La conversación nos brinda agradables momentos en nuestra vida diaria.
Debemos respetar la opinión de los demás, debemos aprender a escuchar y evitar las discusiones. Aunque advirtamos un error, no debemos corregirlo. Cuando no dominamos un tema, el silencio será la mejor postura. Es más digno hablar poco y bien, que mucho y mal.
Cualidades de la conversación de un camarero
· Debe ser siempre decente y respetuoso
· Debe hablar con moderación, sin alzar la voz. No debe ser extremista (no hablar muy bajo, ni muy fuerte)
· Mirar a los ojos a nuestro interlocutor
· No se debe interrumpir a la persona que habla
· “Por favor” y “gracias” son palabras mágicas que nos abren todas las puertas
· Saber escuchar
· Al responder, no basta decir: “si” o “no”. Se debe añadir la palabra: “señor”, “señora” o “señorita”, y no “caballero” o “dama”
· No hablar excesivamente de nuestros propios intereses
· No jactarnos de nuestras cualidades ni hablar en exceso de nuestros bienes, experiencias o sabidurías
· Evitar el uso de bromas pesadas, pues puede apenar o herir la susceptibilidad del otro
· Evita discutir sobre temas de política o religión
· Evitar las quejas continuas sobre nuestro trabajo o nuestra vida en general
· Evitar el uso de palabras vulgares, tanto de palabras rebuscadas y gestos exagerados, pues son una clara señal de inseguridad
· Evitar ser arrogante. La sabiduría no se impone, simplemente se manifiesta, y los demás los perciben
· No es correcto poner apodo o sobrenombre a una persona
· No decir mentiras
· No criticar, ni adular
· Aceptar las diferencias, que es la única opción que garantiza el éxito en nuestras relaciones
4. La servilleta, un símbolo
La comida, según marcan los cánones tradicionales, se inicia cuando el anfitrión comienza a desdoblar la servilleta y la coloca en su regazo. Este gesto marca el punto de partida y los convidados deben hacer lo mismo. Si la servilleta es muy grande, se la puede usar doblada por la mitad y tiene que permanecer en este lugar durante toda la velada. Se la retira para limpiarse los labios, antes y después de beber.
En Estados Unidos suelen dejar la servilleta sobre la silla cuando se ausentan por un momento, de este modo, indican que van a volver. Esta costumbre, también se observa en otros lugares de América.
En Europa se la abandona, ligeramente arrugada, sobre la mesa, en el lado izquierdo. Si se la ubica a la derecha, se interpreta como el final de la comida, no como una pausa.
El cierre de la comida lo marca el anfitrión al estilo europeo. El resto de los comensales hará lo mismo. Nunca se pone la servilleta sobre el plato o doblada como si ni estuviera usada.
5. En nuestro lugar de trabajo
El grado de formalidad en el comportamiento y el vestido depende de la actividad que se ocupa en el establecimiento gastronómico. También, es muy importante mostrarse natural, sin afectación, saber resolver situaciones imprevistas y manejarse con una buena dosis de sentido común. Otro punto pata tener en cuenta dentro de la convivencia laboral es el buen humor, saber sonreír y utilizar un tono agradable de voz. Es mucho más fácil lograr el aprecio de los clientes si reciben un trato gentil, si se es sensible a su personalidad y se actúa de acuerdo a ello.
Si entre compañeros de trabajo hay alguna discrepancia o alguna idea que pueda mejorar la ejecución de una tarea, se expondrá el parecer con cortesía y en privado. Igual tratamiento se dará para el caso de que se sobrecargue de tareas a un dependiente.
Siempre se tratará de usted a los clientes. El permiso para tratarlos de “vos” o por su nombre de pila dependerá de que ellos lo autoricen. Sin embargo, delante de terceros se volverá al tratamiento formal clásico, que hace a la imagen del lugar.
6. Precedencia
Es la preeminencia o preferencia que se establece de acuerdo con un criterio (edad, antigüedad, jerarquía, orden alfabético) para dar prioridad en el tratamiento, paso y ubicación de las personalidades.
Cada país o institución debe poseer un tratamiento de precedencia que es necesario estudiar con esmero para aplicarlas en cada circunstancia en particular, ya que no hay una regla universal.
Algunos criterios:
· Sexo: precedencia de la mujer sobre el hombre
· Edad: las personas mayores tiene precedencia sobre las más jóvenes
· Estado civil: las personas casadas tienen precedencia sobre las solteras
· Grado de cercanía con el homenajeado
· Nivel social: distinción por ser un ciudadano honorable, premio Nóbel, científico de renombre, personalidad de la cultura, artes, música, etc.
7. Leyes
Ley o regla del centro métrico: Es aquella que establece que el anfitrión debe ser ubicado, siempre, en el centro métrico de la mesa.
Ley de la derecha: En la base del orden de precedencia, se establece que el sitio de honor es el de la derecha de la persona que ocupa la más alta jerarquía en el lugar en donde se realiza la comida. En la antigua Roma, los augures, al ser consultados acerca del asunto, observaban el vuelo de un ave y, si ésta se orientaba hacia la derecha, el auspicio era favorable; de ahí que lo diestro era sinónimo de bueno, mientras que si volaba hacia la izquierda –la siniestra- el resultado era desfavorable. A pesar de que el lado del corazón, identificado antiguamente con los sentimientos, podría haberse considerado superior, no prevaleció en la historia del ceremonial. Los romanos saludaban levantando la mano derecha. El saludo fue y es el de estrechar las manos derechas.
Prioridad de izquierda o proximidad: El valor de la izquierda en las precedencias está dado por la proximidad al anfitrión y es la prioridad de proximidad.
8. Las relaciones públicas
Las relaciones públicas deben estar puestas al servicio de la modernidad y, sin que parezca un juego de palabras, podemos expresar que: las relaciones públicas promueven y mantienen las relaciones con los públicos.
A la hora de analizar la fórmula, podemos hallar una serie de significados relevantes, por ejemplo: trato, comunicación, conexión, vinculación entre personas y grupos de personas, reunidas o dispersas, etc. En otras palabras, se trata de trabajar con todos los públicos vinculados de alguna manera a una organización y, asimismo, tener la capacidad operativa capaza de interactuar con otros.
El ejercicio profesional de las relaciones públicas exige una acción planeada, con apoyo en la investigación, en la comunicación sistemática y en la participación programada, para elevar el nivel de entendimiento, la solidaridad y colaboración de los grupos, en un proceso de integración.
Indudablemente, las relaciones públicas deben estar siempre al servicio de fines concretos. Este perfil representa el eje de cualquier desarrollo, y está adherido al progreso y al bienestar, de la gente y de sus instituciones.
Desarrolla, controla y mantiene la identidad (personalidad de la empresa) y su consecuencia, la imagen (representación) como primera y más impactante forma de comunicación con los públicos internos y externos.
La integración del protocolo y las relaciones públicas genera un agradable y certero espacio de trabajo y seguridad de éxito, para aquellos que reconocen, en esta labor, las herramientas para una perfecta convivencia y respeto por los otros.
9. Las normas de ceremonial y protocolo en el servicio
Una vez que el camarero procede a servir, debe comenzar sirviendo a los invitados. Es muy importante tener en cuenta que nunca se habla mientras se sirve.
Hay cosas que nunca deben apoyarse en la mesa. Las mismas son: botellas, jarras, paneras, mostaceros, vinagreras, bebidas enlatadas y las bandejas que utilizan los camareros.
Luego de haber finalizado la comida, el camarero acompañará al cliente en el momento de levantarse de la mesa y lo orientará hasta la salida, Se despedirá cordialmente, dándole las gracias por su visita.
Eventos Científicos
El Seminario
El seminario es un evento de instrucción, en el que una persona o un grupo enseñan o instruyen a los participantes sobre temas diversos. Registra como antecedente el ateneo médico, en el que grupos de estudiantes universitarios estudian e investigan un tema, y, luego de su presentación ante un profesor y un auditorio, lo discuten. Los participantes del seminario comparten el interés frente al tema en cuestión y suelen tener un nivel de conocimiento similar. Puede extenderse desde unas horas hasta varios días, según la planificación prevista.
Se realizan en centros de convenciones, hoteles o salones que poseen las comodidades y el equipamiento necesarios. En oportunidades se celebran en los salones de reunión de las empresas, pero esta modalidad está perdiendo vigencia. Últimamente, se prefieren lugares fuera de la oficina, donde los involucrados toman distancia de la rutina y pueden concentrarse mejor en las actividades previstas.
Además, el desarrollo del seminario en un ámbito agradable se considera un evento de motivación: suelen buscarse lugares especiales, con un alto nivel de servicio y organizados en forma integral, donde los participantes se sientan alejados de sus ocupaciones habituales. Cuando se trata de seminarios científicos exclusivamente, es usual que se desarrollen dentro de universidades, hospitales, institutos de investigación, fundaciones, centros académicos, colegios profesionales, e incluso en establecimientos fabriles, como los de la industria farmacéutica. Esos encuentros, en ocasiones, se identifican con el nombre de coloquios.
Workshops
Cuando los seminarios tienen muchos participantes, se los suele dividir en grupos de trabajo de hasta 15 personas aproximadamente, y se los llama workshops o grupos de trabajo. Se encomienda un tema en particular a cada grupo, o una actividad general, que luego será compartida en una puesta en común, cuando cada grupo haya arribado a las conclusiones. Es frecuente designar un coordinador por cada workshop, quien debe facilitar la intervención de todos los participantes, mientras toma nota de los temas de debate, así como de las conclusiones.
El Simposio
Se trata de un evento exclusivamente científico, de especialistas que aportan sus puntos de vista acerca de un tema en particular, en forma de presentaciones continuas y sucesivas de tiempo breve (10 ó 20 minutos es lo habitual) frente a un auditorio. Se procura abarcar un tema de manera integral, es decir, que cada uno de los oradores realice un abordaje parcial, que se complemente con las presentaciones de los otros oradores hasta brindar, en conjunto, una visión global del tema en cuestión. Y una vez finalizadas las presentaciones no se organiza un debate, como en otro tipo de eventos.
Los simposios suelen llevarse a cabo en universidades, instituciones, hospitales, y a veces constituyen una actividad puntual en el marco del desarrollo de un congreso. El ambiente buscado se corresponde con la profesionalidad de las disertaciones, al mismo tiempo que se evitan los grandes gastos de infraestructura, utilizando las propias, siempre que sean las adecuadas.
La conferencia
Este evento reúne a representantes de distintas organizaciones (como la ONU, la Unión Europea o la OEA), países o regiones para tratar asuntos políticos o diplomáticos. Lo organiza el país anfitrión, y en determinadas organizaciones de nivel internacional, que funcionan con una secretaría permanente en una determinada sede –que también puede variar su localización-, es esa secretaría la encargada de realizar la convocatoria. De ella depende la organización, aunque se desarrolle en sedes localizadas en otras ciudades. Cuando se presenta esta circunstancia, se suele contratar a un organizador local, ya que puede resultar complejo organizar un evento a la distancia, o cuando, por ejemplo, se desconocen las costumbres del lugar.
La reunión
Éste es un término base para todo tipo de eventos, pero designa principalmente las reuniones de las sociedades, asociaciones, cooperativas, consorcios y fundaciones, que, con determinada frecuencia (suele ser una vez al año y con fecha calendario aproximada), realizan su asamblea. Los estatutos que rigen el funcionamiento de estas organizaciones establecen, por lo general, que las autoridades respectivas deben convocar a una reunión anual de socios, en la que se lleva a cabo la asamblea. En ella, se lee la memoria, se aprueban los balances y el estado de los resultados, se establece el valor de las cuotas sociales, se elijen los nuevos miembros de la comisión directiva, y se tratan los temas estipulados en el orden del día, que habitualmente exceden lo que puede aprobar la comisión directiva. Se redacta un acta y se eligen dos socios para firmarla. Los socios tienen voz y voto, y al finalizar firman un libro de asistencia.
La reunión se realiza en la sede de la entidad si hay espacio para todos los socios convocados, o se alquila o consigue otro tipo de espacio adecuado. Tiene una duración de media jornada, pero puede extenderse si hay temas que requieren un prolongado debate.
La convención
La convención es la reunión de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados, particulares, religiosos, o de otra índole, y que convergen en una fecha y un lugar determinados previamente, para tratar asuntos de interés común, lograr acuerdos y tomar decisiones o medidas la respecto. Lo que diferencia a la convención de otros eventos es que el objetivo está puesto en el logro de acuerdos entre los participantes.
La jornada
Se llama jornada al evento que tiene un solo día de duración. Por extensión, se suele llamar “jornadas” cuando éstas se prolongan y a cada día corresponde el tratamiento de un tema diferente, aunque esos asuntos parciales estén enmarcados en uno general, abarcativo del conjunto de la convocatoria.
Mesa Redonda
Para celebrar una mesa redonda se contratan varios especialistas en un tema, elegidos por sus diferencias de enfoque o tratamiento. Cada uno realiza una presentación al auditorio, haciendo hincapié en su propio punto de vista. El objetivo es que el auditorio conozca las diferentes visiones planteadas respecto de un mismo tema. Un coordinador o moderador da la palabra a cada uno de los profesionales o expertos, y modera sus intervenciones intentando lograr un equilibrio en el uso del tiempo, para asegurar un desarrollo temático coherente y evitar disgresiones.
En oportunidades, la mesa redonda, luego de las ponencias iniciales, concluye con un debate entre los expositores y un breve cierre por parte de cada uno de los expertos, así como del propio moderador.
El Panel
Este evento es muy similar a la mesa redonda, en el sentido de que se seleccionan expertos en diversos temas, para desarrollar un asunto más general que los contiene. Un coordinador conduce el intercambio, procurando abarcar todos los aspectos posibles del objeto del panel.
Si tras las ponencias el debate se traslada al auditorio, el panel se convierte entonces en un “foro”.
Congresos
Este tipo de reunión hace referencia a un grupo de personas que pertenecen a un conjunto específico (profesional, político, étnico, social o económico), en un lugar determinado, para estudiar y discutir un tema en particular – o varios-, en un tiempo acotado.
Los congresos pueden estar organizados por individuos o por corporaciones, asociaciones, instituciones científicas, colegios profesionales, asociaciones de empresarios, sindicatos, partidos políticos, empresas y cualquier otra entidad, sea pública o privada. El objetivo es llegar a un nuevo nivel de conocimiento mediante la reelaboración y el debate de los participantes. Los hay de carácter científico, profesional, comercial, político, industrial, publicitario, religioso, económico, social, o dedicados al problema de estudios de interés general. Un mismo congreso, por otra parte, puede fijarse uno o más propósitos, o bien un objetivo central y otros derivados de él.
Los congresos pueden ser nacionales o internacionales, de acuerdo con el origen de procedencia de los convocados a integrarlo. En el caso de los congresos internacionales, la elección de la sede va cambiando y, en oportunidades, es decisiva la procedencia del presidente del congreso, que es quien dirige los debates y hace cumplir el reglamento. La organización varía de acuerdo con la naturaleza del congreso, el ámbito donde se realizará y el número de participantes convocados.
Los congresos se realizan con una regularidad específica (cada uno, dos, tres años), reglada en general por estatutos de la organización convocante, en cuyo caso anteponen a su nombre el número, que suele ser en números romanos: “IV Congreso Internacional de Pediatría”, “VII Congreso de Organizadores de Eventos”, “I Congreso Nacional de Publicidad”.
Tratándose de congresos profesionales, éstos tienen un mínimo de 300 participantes y la duración no es menor de 3 días. Hasta hace algunos años era frecuente que los congresos tuvieran una duración semanal, comenzando un domingo para finalizar el domingo siguiente. Pero por razones de costo, los cambios en los hábitos laborales y la dificultad de los profesionales para dejar su ambiente de trabajo, los tiempos se han acortado, y la mayoría de los congresos ahora dura entre 3 y 5 días, lo cual, además, abarata y optimiza los costos de alojamiento, las recepciones, etc. De hecho, los actuales congresos tienen un programa muy intensivo, con extensas jornadas de trabajo.
Para que un congreso se considere internacional debe contar, por lo menos, con participantes de tres países y tener un idioma oficial, pudiéndose incorporar mayor cantidad de idiomas para la interpretación simultánea de las sesiones. La documentación oficial, en cambio, puede traducirse en uno o más idiomas. La gran diferencia entre un congreso y el resto de los eventos científicos referidos radica en que éste es el único programa de trabajo se acompaña de un programa social. Al finalizar el congreso, se prepara una memoria, que incluye los alcances de la reunión, las resoluciones adoptadas y la formulación de nuevos planes para el siguiente período.
El congreso es un evento complejo, constituido por distintos tipos de actos. Podemos distinguir en él a los protocolares, como los actos de apertura y de clausura; los actos propios del congreso, constituidos por las sesiones o reuniones de trabajo, que conforman el programa científico, y los sociales, como recepciones, almuerzos o cocktails, que buscan amenizar la estancia de los participantes y sus acompañantes, y que denominaremos programa social.
En el caso de los congresos de organizaciones sindicales o políticas, a los congresales se los denomina delegados, ya que son elegidos representantes al congreso por sus bases mediante algún mecanismo de selección, y es común que deban obrar como portavoces de un mandato votado en instancias inferiores. Los congresos suelen ser los organismos máximos de decisión de las organizaciones de este tipo, y sus reuniones tienen la mayor importancia por la trascendencia a mediano plazo de sus resoluciones, que los cuerpos directivos deberán cumplir obligatoriamente, hasta que se celebre un nuevo congreso con la suficiente autoridad para modificar esas votaciones previas. Por esa razón, también son consideradas la máxima instancia democrática de una organización.
Estructura organizativa
Comité de honor y comité ejecutivo
La estructura organizativa de un congreso suele estar compuesta por un comité de honor y un comité ejecutivo. El comité de honor está integrado por un presidente de honor, un vicepresidente y vocales. Estos cargos se ofrecen por escrito a personalidades destacadas (políticas o profesionales, como un ministro, un secretario de Estado, un gobernador, el presidente de la Nación), quienes no pueden figurar en ningún escrito hasta tanto no hayan enviado su conformidad.
El comité ejecutivo está dirigido por el presidente del congreso e integrado por los interesados en su organización. Este comité funciona con comisiones de trabajo que coordinan las tareas propias del evento durante todo su desarrollo.
Secretaria general
La organización y coordinación del evento depende de la secretaría general. Si bien se delegan en otras áreas organizativas ciertas tareas específicas, siempre existe un veedor general, y es aquí donde lo hallaremos.
Algunas tareas de esta sección:
Búsqueda y contratación del espacio donde se realizará el evento con la debida anticipación.
Delineación de los planos del evento (ubicaciones de los participantes, la prensa, los asistentes y oradores; diferentes salones, espacios de recreación y baños, salidas de emergencia)
Elaboración y administración de la base de datos (de asistentes, oradores, invitados y proveedores)
Contratación de pólizas de seguros, habilitaciones y permisos, servicios y equipos de emergencia.
Pagos y cobranzas.
Diseño del programa científico, social y para acompañantes.
Diseño de la agenda del congreso (horarios de cada actividad, duración, tiempo de tolerancia, tiempos libres)
Organización de los recesos.
Diseño de la comunicación visual integral del evento (nombre, eslogan, cartelería, folletería, stands, espacios específicos de información y servicios)
Supervisión de la exposición paralela, si la hubiere.
Inscripción de los asistentes (recopilación de sus datos y cobro de inscripción)
Venta de entradas, envío de invitaciones, folletería promocional o flyers a los distintos centros de promoción.
Recepción del evento en general (acreditaciones, información general al público asistente)
Control de las acreditaciones e informes.
Contratación y verificación del funcionamiento de los equipos de audio, video, sistemas de videoconferencia (cuando esté previsto su uso para saludos o participaciones especiales) e interpretación simultánea.
Dirección del personal del evento (secretarias, recepcionistas, asistentes de salas, seguridad, limpieza)
Apertura y cierre del evento.
La secretaria general trabaja en conjunto con las otras partes organizativas del congreso. En este marco, debe contar con la información completa de los participantes, para registrarlos el día de su arribo y entregarles el material del congreso, que suele estar contenido en un portafolio (credencial, programa definitivo, catálogo, invitaciones, etc.)
Se ocupa, además, de las invitaciones a los oradores, de recibir los trabajos presentados, clasificarlos y pasarlos a la comisión científica para su evaluación, de contactar a sus autores para confirmarles su aprobación o rechazo. De ese modo, la secretaría cuenta con la información necesaria para el definitivo armado y diseño del programa, la preparación de las publicaciones científicas, y para atender los requerimientos de los disertantes y comunicarles toda novedad o resolución que los involucre.
Un punto fundamental es la coordinación de horarios y tiempos, y la previsión de los momentos libres en atención a posibles ajustes en el desarrollo del congreso. Las solicitudes para estos programas se reciben en la secretaria y desde allí se procesan y se distribuyen las invitaciones o entradas correspondientes. También esta área se ocupa del alojamiento, las reservas hoteleras, los traslados (aéreos y locales), las reconfirmaciones, los cambios de horario.
Comisión de prensa y relaciones públicas
Esta área es responsable, en buena medida, del éxito o fracaso de un evento científico. En efecto, muchos congresos, seminarios o reuniones de similares características dependen del público asistente, y éste se siente atraído a participar atendiendo entre otras cosas, a la repercusión que el evento logre en la opinión pública y la prensa, aunque se trate sólo de prensa especializada cuando los temas se circunscriben a un área del conocimiento acotada.
La función de la comisión de prensa y relaciones públicas es, entonces, vital. En ella recae la tarea de divulgar, promocionar y convertir el evento en “prensable”, generando y captando el interés de los medios gráficos, televisivos y radiales, así como de los sitios indicados de Internet.
La realización de una gacetilla de prensa “vendedora” o la puesta en circulación de un informe general a modo de presentación del evento es una de las primeras y más importantes tareas para encarar. Los datos que deben figurar son los siguientes: nombre del evento, descripción, objetivos, lugar, fecha, oradores, invitados, quién participa, temario, programa, sponsors, quién organiza, quién apoya, quién comercializa. La recomendación básica es que sea concisa, efectiva y completa.
Una vez presentado el evento en sociedad y ya próxima la fecha de inicio, distintos representantes del evento (vocero, organizador, oradores) se preparan para recibir a la prensa en la modalidad elegida, de acuerdo con la magnitud y la importancia social del evento.
Una posibilidad consiste en dar notas por medio de entrevistas personales. Los agentes de esta área son los encargados de pautarlas con cada medio, estableciendo día, hora, lugar y personaje para entrevistar, duración de la entrevista y temario, en caso de ser requerido por el entrevistado. Si se opta por convocar a una conferencia de prensa para la presentación del evento, previo anuncio, invitación y entrega de acreditaciones a los diferentes medios interesados, se debe disponer de una estructura en un salón o sala especialmente preparados para la ocasión.
Siempre es recomendable tener en cuenta el número de asistentes, para prever su comodidad; cuanto mejor puedan explayarse en su trabajo, los resultados se optimizarán. Se debe prever también el orden para llevar a cabo la conferencia de prensa: quién pregunta (nombre y medio al que pertenece), cuántas preguntas por vez, temas que se tratarán (y temas que no se pueden abordar) y a quién se dirige la pregunta en caso de existir más de un conferenciante en el estrado.
En ambos casos, se debe anticipar la presencia de uno o más intérpretes, si el evento lo requiere.
La tarea de prensa comprende las tres etapas del evento; su función se mantiene antes, durante y después de realizada, aunque varíen los contenidos centrales. Una vez presentado y comenzado el evento, el sector de prensa trabaja en función de lograr la repercusión del evento en sí y de su contenido científico, observándolo como un todo; objetivos, oradores, participación de destacadas personalidades como invitados especiales; calidad del público, su participación y repercusión; es decir, lograr que se hable del evento, se escriba y se transmita de boca en boca o mediante la opinión pública a nuevos clientes, profesionales y al público en genera.
Una tarea en la que se debe poner gran énfasis y mucha meticulosidad consiste en elaborar una exhaustiva y prolija recopilación de notas, reportajes, comentarios y opiniones de los distintos medios o periodistas especializados, ya que no sólo es útil para los organizadores, para evaluar los resultados en su conjunto, sino que será una carta de presentación y un eficaz argumento para mejorar la venta de futuros encuentros, incrementar el público asistente, determinar posibles focos de interés, favorecer el sostenimiento y la incorporación de nuevos sponsors, comercializadoras y entidades de apoyo, para las próximas ediciones del evento.
El personal de Relaciones Públicas no sólo colabora o realiza la tarea de prensa, sino que opera como asesor en ceremonial y protocolo en todas las situaciones y con todos los integrantes importantes y representativos del evento, tanto en el aspecto social como oficial; aplicar la ley de precedencia en las ubicaciones, en el orden de los discursos, en las delegaciones y en el orden del programa; respetar estrictamente la importancia y el trato que se le debe a cada participante según su rango o cargo, popularidad o trayectoria.
Asimismo, habrá que elaborar, junto con una historia o reseña del material que se presentará, la hoja de vida o currículum, a modo de presentación oficial de cada orador o invitado especial. Cabe a los responsables de esta área capacitar a secretarias, recepcionistas y personal de asistencia para atender a la prensa y preparar al equipo de trabajo no sólo en lo relativo a sus responsabilidades, sino también en la modalidad de trato, saludo y atención al público o a los participantes, con el fin de optimizar desde ese sector (Relaciones Públicas) la imagen integral del evento.
Finalmente, es también tarea de esta comisión fiscalizar los programas sociales, banquetes, comidas o almuerzos, y el cumplimiento de las normas de ceremonial social y protocolo oficial, trabajando en equipo con las diferentes áreas que participan en la organización y coordinación de las diferentes actividades, con miras a potenciar el trato y la atención de las personalidades y asegurar el bienestar de los participantes.
Comisión Científica
Esta comisión es responsable, en primer lugar, de elaborar la lista de oradores ideales, expositores e invitados especiales para el evento, contactarlos y contratarlos. También debe elaborar o seleccionar el programa de actividades y sus contenidos, el orden de cada orador, y proporcionar una asistencia integral a la hora de su presentación.
Esta comisión es responsable de los aspectos técnicos y documentales, del material que se distribuirá en la conferencia y de la provisión de todo lo necesario como soporte para lograr una presentación exitosa: computadoras, pantallas, micrófonos, pizarras y textos para los ponentes y los participantes.
Comisión de eventos sociales
Después de jornadas de mucho trabajo y concentración, los programas y momentos recreativos adquieren una gran importancia. El organizador y responsable de ésta área deber tener en cuenta, en consecuencia, no sólo actividades y programas, sino a quiénes se les ofrecerán esos servicios, su actividad, y el target, es decir, el público al que va dirigida una acción, campaña o información, clasificado en función del sexo, la edad, el nivel socioeconómico, sus demandas reales, y las actitudes o comportamientos esperables frente a un determinado objetivo. La esencia del acierto en el criterio de definición pasa por evitar programas “ideales”, para atender la compatibilidad o preferencia de los asistentes respecto de lo que se les ofrecerá. En algunos casos, cuando un orador o un invitado es un personaje destacado y cuenta con un equipo de colaboradores o con un asistente, la tarea se simplifica, porque ellos conocen sus gustos y pretensiones.
Una vez prefigurado un plan, que debe contar con no menos de tres o más posibilidades (proveedores, lugares) por actividad elegida, se procederá a la negociación de precios y pautas de contratación, es decir, a asegurar por escrito que lo que se esté comprando sea ofrecido en tiempo, forma y correcta disponibilidad. Parte de la tarea es realizar un control de calidad (ver videos y fotos, realizar visitas, probar los vehículos, degustar los productos ofrecidos, en caso de tratarse de empresas de comidas y bebidas) para comprobar con anticipación que estén contemplados todos los detalles. En algunos casos específicos, para definir las propuestas sobre este tema, deberá tenerse en cuenta la edad promedio de los asistentes.
Concluida las selecciones finales y pautadas las condiciones de reserva o contratación, recién se publica o informa a los interesados. Siempre es recomendable, aún cuando se pague algún tipo de “reserva”, mantener contacto con un proveedor o servicio de reemplazo, sobre todo en rubros decisivos y difíciles de resolver en pocas horas, ante eventualidades inesperadas.
Es muy importante que los responsables de los programas recreativos trabajen en equipo con otras áreas, como la de transporte, o la comisión de prensa y relaciones públicas.
El plan de actividades, que puede ser cerrado, debe ser incluido en el programa oficial (por ejemplo, comer en determinado restaurante) Si algún participante deseara otra cosa, le corresponderá asumir los gastos. Una variante es ofrecer diferentes opciones (tres restaurantes de diferentes estilos, por ejemplo) en todas las propuestas.
El programa debería contemplar momentos libres para que cada participante disponga de su tiempo para realizar actividades paralelas (encuentros personales, visitas, paseos) o, simplemente, para descansar. Una buena idea es entregar a cada participante –en el momento de recibirlos o con anticipación- información prolija y clara del programa de actividades, mapas, planos de zonas específicas, teléfonos útiles, tarjetas de descuentos en locales previamente seleccionados y, por supuesto, los datos (nombre, dirección de atención, teléfono, e-mail) de la persona que los asistirá durante su estadía, al estilo del mejor concierge. Clases de gimnasia, recorridos en bicicleta, servicios de spa, restaurantes, shows, teatros, recitales, café concert, lugares de tango o bailes típicos, museos, galerías de arte, shoppings, paseos de compras, tours, entre otras, son las opciones posibles, que constituyen, en sí mismas, un programa recreativo. De la buena gestión del organizador dependerá saber ofrecer los servicios adecuados y guiar su concreción de la mejor manera para lograr experiencias inolvidables.
Los intérpretes, personal shoppers y guías son profesionales que aportan su buena predisposición al trabajo en equipo para mantener y cuidar la imagen de la empresa o institución que organiza el evento, de los sponsors y proveedores. Un complemento indispensable son las fotos, las filmaciones y los souvenirs.
Comisión de finanzas
“Todo se puede hacer en tanto y en cuanto se pueda pagar”. Este lema, improvisado pero real, describe sencillamente que para realizar un evento las posibilidades son infinitas, no hay techo para las ideas y se tendrá que lograr un equilibrio entre lo que se desea y lo que se puede llevar a la práctica, porque, en todos los casos, el factor determinante es el costo. Como para todo evento, se trata de presentar un presupuesto inicial que dé un marco a las distintas propuestas y opciones, que irán mutando a lo largo del período de diseño y armado.
El costo de un congreso, conferencia o seminario (o la modalidad que se elija) puede ser cubierto íntegramente por la empresa que lo organiza, como, por ejemplo, el laboratorio que fabrica el producto que se presenta. La empresa organizadora invita a posibles clientes futuros, vendedores y revendedores, sin costo alguno, a participar de uno, dos, tres días de actividades profesionales y recreativas. En este caso, la empresa organizadora que cubrirá los costos dispondrá de una o más personas que trabajarán junto con otras áreas, de acuerdo con el tipo de evento, a fin de elaborar en tiempo y forma un presupuesto final según los montos pautados.
Otra modalidad es organizar un evento de capacitación e información profesional dirigido a un target determinado (ejecutivos de alto nivel), quienes aseguran su asistencia o reservan un lugar (generalmente limitados) mediante el pago de una suma a modo de inscripción. Estos eventos, además de una empresa organizadora, cuentan con una firma que los comercializan, sponsors o empresas patrocinadoras, que respaldan o se asocian, y en cierto modo “garantizan” la calidad y seriedad del congreso. En ocasiones, también se suman empresas que manejan la prensa y la comunicación integral. En este caso, el evento se convierte en un negocio para todas las partes involucradas, por lo cual una inteligente y cuidada previsión financiera ayudará al éxito del congreso para todas las partes.
Comisión de alojamiento y transporte
Brindar el servicio de transporte y alojamiento es una tarea que, en mayor o menor escala, adquiere cierta relevancia. Debe preverse, por lo tanto, como una actividad para delegar en personas prácticas, expeditivas y aptas para resolver situaciones de retraso, carencias de último momento e imprevistos.
Tratándose de hoteles, las variables de categoría, ubicación y servicios dependerán de cada huésped y el trato que corresponda darle. Bus, combis, autos especiales, limusinas son usualmente contratados para el traslado. Por ser un servicio que se terceriza, las reservas, seguros, habilitaciones y choferes debidamente probados y en perfectas condiciones físicas y psíquicas son requerimientos que, aunque parezcan obvios, no siempre están garantizados, en especial, en ciertos países de Latinoamérica.
Entre la “información útil” del evento, es conveniente incluir los datos de los servicios de radiotaxis y consignar sus ventajas a la hora de prevenir robos o estafas. El alquiler de teléfonos móviles, las reservas de pasajes de avión u ómnibus y los datos de agencias de alquiler son otros servicios pertinentes para la comodidad de los participantes. A fin de evitar malentendidos, la información debe ser clara y comunicada con anticipación, referida a cuáles son los servicios gratuitos y cuáles tienen un costo adicional.
Comisión de logística
Todo evento que aspire al éxito debe contar con excelente sonido, imagen e iluminación, y un cómodo mobiliario. Para cumplir esta consigna y articular un trabajo uniforme y profesional, tanto el equipo de asistentes como los proveedores contratados deben tener probada idoneidad y trabajar en equipo.
Todo el personal debe estar perfectamente uniforme, no sólo por una cuestión de buena imagen, sino para cumplir normas de seguridad (fajas para levantar peso, calzado de suela de goma si se trabaja con electricidad, cascos si se prevén trabajos en altura), y con materiales de trabajo en buenas condiciones. De su profesionalismo dependerá el brillo de cualquier evento y, por el contrario, sus errores o fallas podrían hacer tartamudear al mejor orador o arruinar una exposición.
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