CRONOGRAMA PARA LA PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO
Ejemplo tipo: Se adecuará a la magnitud del evento
LANZAMIENTO DE PRODUCTOS – INAUGURACIONES – FERIAS – JORNADAS – SEMINARIOS – CONGRESOS - EXPOSICIONES
12 Meses Antes
Selección de la sede
Fecha aproximada o exacta
Presupuesto
Cotización de precios
Contratar transportadora oficial
11 Meses Antes
Contratación de la sede
Fijar los fondos
Selección de los expositores (para una feria) o de disertantes (para un congreso)
Difusión específica
Elección del logotipo, del color, del eslogan, etc. Toda la parte de comunicación interna y externa, se puede hacer basándose en un concurso de diseñadores gráficos y artistas
10 Meses Antes
Redactar el reglamento (congresos, concursos, exposiciones)
Estudiar costos más precisos
pedir presupuestos de todos los servicios, personal, auxiliar, alquiler de elementos
8 Meses Antes
Si hay extranjeros, reserva de los hoteles, pasajes
Si es un congreso, seleccionar los temas propuestos
Si es una exposición, enviar información a los expositores
6 a 8 Meses Antes
Confirmar expositores
Confirmar temas a tratar
2 a 6 Meses Antes
Programa tentativo de actividades sociales
Programa de acompañantes
Contratación de espectáculos, shows
Promoción y difusión directa
Contactos con la prensa
Selección del menú para cocktail, banquete, coffee break, etc.
Turismo pre y post evento
Diseño de uniformes
Contactos con agentes de ceremonial
Impresión de documentación: reglamentos, programas, credenciales, diplomas, contratos tipo
Envío de documentación a los expositores y o participantes
1 a 2 Meses Antes
Seleccionar, capacitar, contratar al personal auxiliar
Probar uniformes
Elaborar el programa final
Determinar exactamente horarios y tareas a desempeñar
Hasta el día “D”
Controlar instalaciones
Chequear todas las necesidades
Ensayar los actos, calcular tiempos
Verificar hasta tres veces los equipos electrónicos
Verificar tiempos de entrega de mercadería
Verificar el armado de stands
Preparar carpetas y material para participantes
Supervisar la decoración
Calcular imprevistos económicos
Estudiar alternativas
Prepararse para adecuarse a lo inesperado
Tener suplentes para lugares estratégicos
Confirmar hora y lugar de entrega de productos, mercadería, etc.
Posterior al evento
Indispensable para una evaluación
Devolución de elementos
Envío de material a la prensa
Envío de material a los participantes, fotos, grabaciones, fotocopias, diplomas.
Enviar una carta con sus opiniones, o invitación para otros eventos
Agradecimientos
Arqueo de caja
Cierre de cuentas provisorias, etc.
Informe crítico sobre los resultados
Análisis de la proyección social del evento y el rédito económico y si se cumplieron las expectativas
martes, 7 de julio de 2009
Cronograma para la planificación de un evento
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Fue muy útil!
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