Cronograma para la planificación de un evento

CRONOGRAMA PARA LA PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO
Ejemplo tipo: Se adecuará a la magnitud del evento
LANZAMIENTO DE PRODUCTOS – INAUGURACIONES – FERIAS – JORNADAS – SEMINARIOS – CONGRESOS - EXPOSICIONES

12 Meses Antes
Selección de la sede
Fecha aproximada o exacta
Presupuesto
Cotización de precios
Contratar transportadora oficial

11 Meses Antes
Contratación de la sede
Fijar los fondos
Selección de los expositores (para una feria) o de disertantes (para un congreso)
Difusión específica
Elección del logotipo, del color, del eslogan, etc. Toda la parte de comunicación interna y externa, se puede hacer basándose en un concurso de diseñadores gráficos y artistas

10 Meses Antes
Redactar el reglamento (congresos, concursos, exposiciones)
Estudiar costos más precisos
pedir presupuestos de todos los servicios, personal, auxiliar, alquiler de elementos

8 Meses Antes
Si hay extranjeros, reserva de los hoteles, pasajes
Si es un congreso, seleccionar los temas propuestos
Si es una exposición, enviar información a los expositores

6 a 8 Meses Antes
Confirmar expositores
Confirmar temas a tratar

2 a 6 Meses Antes
Programa tentativo de actividades sociales
Programa de acompañantes
Contratación de espectáculos, shows
Promoción y difusión directa
Contactos con la prensa
Selección del menú para cocktail, banquete, coffee break, etc.
Turismo pre y post evento
Diseño de uniformes
Contactos con agentes de ceremonial
Impresión de documentación: reglamentos, programas, credenciales, diplomas, contratos tipo
Envío de documentación a los expositores y o participantes

1 a 2 Meses Antes
Seleccionar, capacitar, contratar al personal auxiliar
Probar uniformes
Elaborar el programa final
Determinar exactamente horarios y tareas a desempeñar

Hasta el día “D”
Controlar instalaciones
Chequear todas las necesidades
Ensayar los actos, calcular tiempos
Verificar hasta tres veces los equipos electrónicos
Verificar tiempos de entrega de mercadería
Verificar el armado de stands
Preparar carpetas y material para participantes
Supervisar la decoración
Calcular imprevistos económicos
Estudiar alternativas
Prepararse para adecuarse a lo inesperado
Tener suplentes para lugares estratégicos
Confirmar hora y lugar de entrega de productos, mercadería, etc.

Posterior al evento
Indispensable para una evaluación
Devolución de elementos
Envío de material a la prensa
Envío de material a los participantes, fotos, grabaciones, fotocopias, diplomas.
Enviar una carta con sus opiniones, o invitación para otros eventos
Agradecimientos
Arqueo de caja
Cierre de cuentas provisorias, etc.
Informe crítico sobre los resultados
Análisis de la proyección social del evento y el rédito económico y si se cumplieron las expectativas

Ceremonial y Protocolo

Ceremonial y Protocolo en el Servicio


1. Ceremonial
El ceremonial puede ser definido como la técnica del arte de la vida social. Como en cualquier disciplina, hemos heredado muchos elementos y tradiciones de las antiguas civilizaciones. Este conjunto de reglas y convenciones guía las relaciones entre las personas.
“Cuando somos dueños de los pequeños detalles, estamos mejor preparados para conducirnos en situaciones complejas”.
En casos en los que el responsable del salón, el maître o el gerente deba manejar situaciones sencillas, comprometidas o sofisticadas acudirá al protocolo; utilizará las normas. Entonces, conocerlas y saber aplicarlas contribuirá a lograr una resolución efectiva y placentera. El regocijo que se produce, se transmite, tanto al cliente como al responsable de atenderlo y servirlo.
La gente con la que tratamos tiene su sensibilidad y sus particularidades. Además, a veces, son representantes del gobierno, de partidos políticos o de empresas. Esto valoriza el trabajo y le otorga, al servicio, una apreciable importancia.
Usar con fluidez las normas de convivencia prueba el grado de evolución y la cultura que posee la sociedad.
Es necesario definir algunos conceptos:

Etiqueta: Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permiten desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes. Acto ceremonial y solemne que se observa en los palacios y sitios públicos.

Protocolo: Elemento de orden, creado para evitar problemas y resolver divergencias que surgen constantemente del encuentro de las vanidades humanas.

Diplomacia: Es el uso de la inteligencia y el tacto en las relaciones entre las personas y las naciones. Es el arte de la cortesía.

2. La forma en que nos conducimos
Los modales en la mesa juegan un importante papel a la hora de hacernos una idea sobre la educación de las personas y a la hora de causar una buena impresión. Tener buenos modales en la mesa es una garantía para el éxito. Por lo tanto, conocerlos y dar las herramientas para que nuestros clientes los puedan aplicar es una garantía para ellos.
Puede suceder que como prestadores del servicio, y por la rutina diaria, conozcamos más sobre el ceremonial que nuestros propios clientes, por lo cual debemos ser cuidadosos y opinar o sugerirle con un perfil bajo que el cliente no piense que lo subestimamos.
Sin duda, los modales mostrarán nuestro nivel de educación, y en algunos casos, de nuestra capacidad profesional para resolver situaciones. No saber moverse con soltura en la mesa no es buen indicativo y puede ser síntoma de inexperiencia.

3. La conversación
La conversación es un cambio de ideas sobre diferentes puntos. A través de la conversación desahogamos situaciones, al mismo tiempo que adquirimos conocimientos. La conversación nos brinda agradables momentos en nuestra vida diaria.
Debemos respetar la opinión de los demás, debemos aprender a escuchar y evitar las discusiones. Aunque advirtamos un error, no debemos corregirlo. Cuando no dominamos un tema, el silencio será la mejor postura. Es más digno hablar poco y bien, que mucho y mal.

Cualidades de la conversación de un camarero

· Debe ser siempre decente y respetuoso
· Debe hablar con moderación, sin alzar la voz. No debe ser extremista (no hablar muy bajo, ni muy fuerte)
· Mirar a los ojos a nuestro interlocutor
· No se debe interrumpir a la persona que habla
· “Por favor” y “gracias” son palabras mágicas que nos abren todas las puertas
· Saber escuchar
· Al responder, no basta decir: “si” o “no”. Se debe añadir la palabra: “señor”, “señora” o “señorita”, y no “caballero” o “dama”
· No hablar excesivamente de nuestros propios intereses
· No jactarnos de nuestras cualidades ni hablar en exceso de nuestros bienes, experiencias o sabidurías
· Evitar el uso de bromas pesadas, pues puede apenar o herir la susceptibilidad del otro
· Evita discutir sobre temas de política o religión
· Evitar las quejas continuas sobre nuestro trabajo o nuestra vida en general
· Evitar el uso de palabras vulgares, tanto de palabras rebuscadas y gestos exagerados, pues son una clara señal de inseguridad
· Evitar ser arrogante. La sabiduría no se impone, simplemente se manifiesta, y los demás los perciben
· No es correcto poner apodo o sobrenombre a una persona
· No decir mentiras
· No criticar, ni adular
· Aceptar las diferencias, que es la única opción que garantiza el éxito en nuestras relaciones

4. La servilleta, un símbolo
La comida, según marcan los cánones tradicionales, se inicia cuando el anfitrión comienza a desdoblar la servilleta y la coloca en su regazo. Este gesto marca el punto de partida y los convidados deben hacer lo mismo. Si la servilleta es muy grande, se la puede usar doblada por la mitad y tiene que permanecer en este lugar durante toda la velada. Se la retira para limpiarse los labios, antes y después de beber.
En Estados Unidos suelen dejar la servilleta sobre la silla cuando se ausentan por un momento, de este modo, indican que van a volver. Esta costumbre, también se observa en otros lugares de América.
En Europa se la abandona, ligeramente arrugada, sobre la mesa, en el lado izquierdo. Si se la ubica a la derecha, se interpreta como el final de la comida, no como una pausa.
El cierre de la comida lo marca el anfitrión al estilo europeo. El resto de los comensales hará lo mismo. Nunca se pone la servilleta sobre el plato o doblada como si ni estuviera usada.

5. En nuestro lugar de trabajo
El grado de formalidad en el comportamiento y el vestido depende de la actividad que se ocupa en el establecimiento gastronómico. También, es muy importante mostrarse natural, sin afectación, saber resolver situaciones imprevistas y manejarse con una buena dosis de sentido común. Otro punto pata tener en cuenta dentro de la convivencia laboral es el buen humor, saber sonreír y utilizar un tono agradable de voz. Es mucho más fácil lograr el aprecio de los clientes si reciben un trato gentil, si se es sensible a su personalidad y se actúa de acuerdo a ello.
Si entre compañeros de trabajo hay alguna discrepancia o alguna idea que pueda mejorar la ejecución de una tarea, se expondrá el parecer con cortesía y en privado. Igual tratamiento se dará para el caso de que se sobrecargue de tareas a un dependiente.
Siempre se tratará de usted a los clientes. El permiso para tratarlos de “vos” o por su nombre de pila dependerá de que ellos lo autoricen. Sin embargo, delante de terceros se volverá al tratamiento formal clásico, que hace a la imagen del lugar.

6. Precedencia
Es la preeminencia o preferencia que se establece de acuerdo con un criterio (edad, antigüedad, jerarquía, orden alfabético) para dar prioridad en el tratamiento, paso y ubicación de las personalidades.
Cada país o institución debe poseer un tratamiento de precedencia que es necesario estudiar con esmero para aplicarlas en cada circunstancia en particular, ya que no hay una regla universal.

Algunos criterios:
· Sexo: precedencia de la mujer sobre el hombre
· Edad: las personas mayores tiene precedencia sobre las más jóvenes
· Estado civil: las personas casadas tienen precedencia sobre las solteras
· Grado de cercanía con el homenajeado
· Nivel social: distinción por ser un ciudadano honorable, premio Nóbel, científico de renombre, personalidad de la cultura, artes, música, etc.
7. Leyes
Ley o regla del centro métrico: Es aquella que establece que el anfitrión debe ser ubicado, siempre, en el centro métrico de la mesa.

Ley de la derecha: En la base del orden de precedencia, se establece que el sitio de honor es el de la derecha de la persona que ocupa la más alta jerarquía en el lugar en donde se realiza la comida. En la antigua Roma, los augures, al ser consultados acerca del asunto, observaban el vuelo de un ave y, si ésta se orientaba hacia la derecha, el auspicio era favorable; de ahí que lo diestro era sinónimo de bueno, mientras que si volaba hacia la izquierda –la siniestra- el resultado era desfavorable. A pesar de que el lado del corazón, identificado antiguamente con los sentimientos, podría haberse considerado superior, no prevaleció en la historia del ceremonial. Los romanos saludaban levantando la mano derecha. El saludo fue y es el de estrechar las manos derechas.

Prioridad de izquierda o proximidad: El valor de la izquierda en las precedencias está dado por la proximidad al anfitrión y es la prioridad de proximidad.

8. Las relaciones públicas
Las relaciones públicas deben estar puestas al servicio de la modernidad y, sin que parezca un juego de palabras, podemos expresar que: las relaciones públicas promueven y mantienen las relaciones con los públicos.
A la hora de analizar la fórmula, podemos hallar una serie de significados relevantes, por ejemplo: trato, comunicación, conexión, vinculación entre personas y grupos de personas, reunidas o dispersas, etc. En otras palabras, se trata de trabajar con todos los públicos vinculados de alguna manera a una organización y, asimismo, tener la capacidad operativa capaza de interactuar con otros.
El ejercicio profesional de las relaciones públicas exige una acción planeada, con apoyo en la investigación, en la comunicación sistemática y en la participación programada, para elevar el nivel de entendimiento, la solidaridad y colaboración de los grupos, en un proceso de integración.
Indudablemente, las relaciones públicas deben estar siempre al servicio de fines concretos. Este perfil representa el eje de cualquier desarrollo, y está adherido al progreso y al bienestar, de la gente y de sus instituciones.
Desarrolla, controla y mantiene la identidad (personalidad de la empresa) y su consecuencia, la imagen (representación) como primera y más impactante forma de comunicación con los públicos internos y externos.
La integración del protocolo y las relaciones públicas genera un agradable y certero espacio de trabajo y seguridad de éxito, para aquellos que reconocen, en esta labor, las herramientas para una perfecta convivencia y respeto por los otros.

9. Las normas de ceremonial y protocolo en el servicio
Una vez que el camarero procede a servir, debe comenzar sirviendo a los invitados. Es muy importante tener en cuenta que nunca se habla mientras se sirve.
Hay cosas que nunca deben apoyarse en la mesa. Las mismas son: botellas, jarras, paneras, mostaceros, vinagreras, bebidas enlatadas y las bandejas que utilizan los camareros.
Luego de haber finalizado la comida, el camarero acompañará al cliente en el momento de levantarse de la mesa y lo orientará hasta la salida, Se despedirá cordialmente, dándole las gracias por su visita.

Eventos Científicos

El Seminario

El seminario es un evento de instrucción, en el que una persona o un grupo enseñan o instruyen a los participantes sobre temas diversos. Registra como antecedente el ateneo médico, en el que grupos de estudiantes universitarios estudian e investigan un tema, y, luego de su presentación ante un profesor y un auditorio, lo discuten. Los participantes del seminario comparten el interés frente al tema en cuestión y suelen tener un nivel de conocimiento similar. Puede extenderse desde unas horas hasta varios días, según la planificación prevista.
Se realizan en centros de convenciones, hoteles o salones que poseen las comodidades y el equipamiento necesarios. En oportunidades se celebran en los salones de reunión de las empresas, pero esta modalidad está perdiendo vigencia. Últimamente, se prefieren lugares fuera de la oficina, donde los involucrados toman distancia de la rutina y pueden concentrarse mejor en las actividades previstas.
Además, el desarrollo del seminario en un ámbito agradable se considera un evento de motivación: suelen buscarse lugares especiales, con un alto nivel de servicio y organizados en forma integral, donde los participantes se sientan alejados de sus ocupaciones habituales. Cuando se trata de seminarios científicos exclusivamente, es usual que se desarrollen dentro de universidades, hospitales, institutos de investigación, fundaciones, centros académicos, colegios profesionales, e incluso en establecimientos fabriles, como los de la industria farmacéutica. Esos encuentros, en ocasiones, se identifican con el nombre de coloquios.

Workshops

Cuando los seminarios tienen muchos participantes, se los suele dividir en grupos de trabajo de hasta 15 personas aproximadamente, y se los llama workshops o grupos de trabajo. Se encomienda un tema en particular a cada grupo, o una actividad general, que luego será compartida en una puesta en común, cuando cada grupo haya arribado a las conclusiones. Es frecuente designar un coordinador por cada workshop, quien debe facilitar la intervención de todos los participantes, mientras toma nota de los temas de debate, así como de las conclusiones.




El Simposio

Se trata de un evento exclusivamente científico, de especialistas que aportan sus puntos de vista acerca de un tema en particular, en forma de presentaciones continuas y sucesivas de tiempo breve (10 ó 20 minutos es lo habitual) frente a un auditorio. Se procura abarcar un tema de manera integral, es decir, que cada uno de los oradores realice un abordaje parcial, que se complemente con las presentaciones de los otros oradores hasta brindar, en conjunto, una visión global del tema en cuestión. Y una vez finalizadas las presentaciones no se organiza un debate, como en otro tipo de eventos.
Los simposios suelen llevarse a cabo en universidades, instituciones, hospitales, y a veces constituyen una actividad puntual en el marco del desarrollo de un congreso. El ambiente buscado se corresponde con la profesionalidad de las disertaciones, al mismo tiempo que se evitan los grandes gastos de infraestructura, utilizando las propias, siempre que sean las adecuadas.

La conferencia

Este evento reúne a representantes de distintas organizaciones (como la ONU, la Unión Europea o la OEA), países o regiones para tratar asuntos políticos o diplomáticos. Lo organiza el país anfitrión, y en determinadas organizaciones de nivel internacional, que funcionan con una secretaría permanente en una determinada sede –que también puede variar su localización-, es esa secretaría la encargada de realizar la convocatoria. De ella depende la organización, aunque se desarrolle en sedes localizadas en otras ciudades. Cuando se presenta esta circunstancia, se suele contratar a un organizador local, ya que puede resultar complejo organizar un evento a la distancia, o cuando, por ejemplo, se desconocen las costumbres del lugar.

La reunión

Éste es un término base para todo tipo de eventos, pero designa principalmente las reuniones de las sociedades, asociaciones, cooperativas, consorcios y fundaciones, que, con determinada frecuencia (suele ser una vez al año y con fecha calendario aproximada), realizan su asamblea. Los estatutos que rigen el funcionamiento de estas organizaciones establecen, por lo general, que las autoridades respectivas deben convocar a una reunión anual de socios, en la que se lleva a cabo la asamblea. En ella, se lee la memoria, se aprueban los balances y el estado de los resultados, se establece el valor de las cuotas sociales, se elijen los nuevos miembros de la comisión directiva, y se tratan los temas estipulados en el orden del día, que habitualmente exceden lo que puede aprobar la comisión directiva. Se redacta un acta y se eligen dos socios para firmarla. Los socios tienen voz y voto, y al finalizar firman un libro de asistencia.
La reunión se realiza en la sede de la entidad si hay espacio para todos los socios convocados, o se alquila o consigue otro tipo de espacio adecuado. Tiene una duración de media jornada, pero puede extenderse si hay temas que requieren un prolongado debate.

La convención

La convención es la reunión de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados, particulares, religiosos, o de otra índole, y que convergen en una fecha y un lugar determinados previamente, para tratar asuntos de interés común, lograr acuerdos y tomar decisiones o medidas la respecto. Lo que diferencia a la convención de otros eventos es que el objetivo está puesto en el logro de acuerdos entre los participantes.

La jornada

Se llama jornada al evento que tiene un solo día de duración. Por extensión, se suele llamar “jornadas” cuando éstas se prolongan y a cada día corresponde el tratamiento de un tema diferente, aunque esos asuntos parciales estén enmarcados en uno general, abarcativo del conjunto de la convocatoria.

Mesa Redonda

Para celebrar una mesa redonda se contratan varios especialistas en un tema, elegidos por sus diferencias de enfoque o tratamiento. Cada uno realiza una presentación al auditorio, haciendo hincapié en su propio punto de vista. El objetivo es que el auditorio conozca las diferentes visiones planteadas respecto de un mismo tema. Un coordinador o moderador da la palabra a cada uno de los profesionales o expertos, y modera sus intervenciones intentando lograr un equilibrio en el uso del tiempo, para asegurar un desarrollo temático coherente y evitar disgresiones.
En oportunidades, la mesa redonda, luego de las ponencias iniciales, concluye con un debate entre los expositores y un breve cierre por parte de cada uno de los expertos, así como del propio moderador.

El Panel

Este evento es muy similar a la mesa redonda, en el sentido de que se seleccionan expertos en diversos temas, para desarrollar un asunto más general que los contiene. Un coordinador conduce el intercambio, procurando abarcar todos los aspectos posibles del objeto del panel.
Si tras las ponencias el debate se traslada al auditorio, el panel se convierte entonces en un “foro”.

Congresos

Este tipo de reunión hace referencia a un grupo de personas que pertenecen a un conjunto específico (profesional, político, étnico, social o económico), en un lugar determinado, para estudiar y discutir un tema en particular – o varios-, en un tiempo acotado.
Los congresos pueden estar organizados por individuos o por corporaciones, asociaciones, instituciones científicas, colegios profesionales, asociaciones de empresarios, sindicatos, partidos políticos, empresas y cualquier otra entidad, sea pública o privada. El objetivo es llegar a un nuevo nivel de conocimiento mediante la reelaboración y el debate de los participantes. Los hay de carácter científico, profesional, comercial, político, industrial, publicitario, religioso, económico, social, o dedicados al problema de estudios de interés general. Un mismo congreso, por otra parte, puede fijarse uno o más propósitos, o bien un objetivo central y otros derivados de él.
Los congresos pueden ser nacionales o internacionales, de acuerdo con el origen de procedencia de los convocados a integrarlo. En el caso de los congresos internacionales, la elección de la sede va cambiando y, en oportunidades, es decisiva la procedencia del presidente del congreso, que es quien dirige los debates y hace cumplir el reglamento. La organización varía de acuerdo con la naturaleza del congreso, el ámbito donde se realizará y el número de participantes convocados.
Los congresos se realizan con una regularidad específica (cada uno, dos, tres años), reglada en general por estatutos de la organización convocante, en cuyo caso anteponen a su nombre el número, que suele ser en números romanos: “IV Congreso Internacional de Pediatría”, “VII Congreso de Organizadores de Eventos”, “I Congreso Nacional de Publicidad”.
Tratándose de congresos profesionales, éstos tienen un mínimo de 300 participantes y la duración no es menor de 3 días. Hasta hace algunos años era frecuente que los congresos tuvieran una duración semanal, comenzando un domingo para finalizar el domingo siguiente. Pero por razones de costo, los cambios en los hábitos laborales y la dificultad de los profesionales para dejar su ambiente de trabajo, los tiempos se han acortado, y la mayoría de los congresos ahora dura entre 3 y 5 días, lo cual, además, abarata y optimiza los costos de alojamiento, las recepciones, etc. De hecho, los actuales congresos tienen un programa muy intensivo, con extensas jornadas de trabajo.
Para que un congreso se considere internacional debe contar, por lo menos, con participantes de tres países y tener un idioma oficial, pudiéndose incorporar mayor cantidad de idiomas para la interpretación simultánea de las sesiones. La documentación oficial, en cambio, puede traducirse en uno o más idiomas. La gran diferencia entre un congreso y el resto de los eventos científicos referidos radica en que éste es el único programa de trabajo se acompaña de un programa social. Al finalizar el congreso, se prepara una memoria, que incluye los alcances de la reunión, las resoluciones adoptadas y la formulación de nuevos planes para el siguiente período.
El congreso es un evento complejo, constituido por distintos tipos de actos. Podemos distinguir en él a los protocolares, como los actos de apertura y de clausura; los actos propios del congreso, constituidos por las sesiones o reuniones de trabajo, que conforman el programa científico, y los sociales, como recepciones, almuerzos o cocktails, que buscan amenizar la estancia de los participantes y sus acompañantes, y que denominaremos programa social.
En el caso de los congresos de organizaciones sindicales o políticas, a los congresales se los denomina delegados, ya que son elegidos representantes al congreso por sus bases mediante algún mecanismo de selección, y es común que deban obrar como portavoces de un mandato votado en instancias inferiores. Los congresos suelen ser los organismos máximos de decisión de las organizaciones de este tipo, y sus reuniones tienen la mayor importancia por la trascendencia a mediano plazo de sus resoluciones, que los cuerpos directivos deberán cumplir obligatoriamente, hasta que se celebre un nuevo congreso con la suficiente autoridad para modificar esas votaciones previas. Por esa razón, también son consideradas la máxima instancia democrática de una organización.

Estructura organizativa

Comité de honor y comité ejecutivo

La estructura organizativa de un congreso suele estar compuesta por un comité de honor y un comité ejecutivo. El comité de honor está integrado por un presidente de honor, un vicepresidente y vocales. Estos cargos se ofrecen por escrito a personalidades destacadas (políticas o profesionales, como un ministro, un secretario de Estado, un gobernador, el presidente de la Nación), quienes no pueden figurar en ningún escrito hasta tanto no hayan enviado su conformidad.
El comité ejecutivo está dirigido por el presidente del congreso e integrado por los interesados en su organización. Este comité funciona con comisiones de trabajo que coordinan las tareas propias del evento durante todo su desarrollo.

Secretaria general

La organización y coordinación del evento depende de la secretaría general. Si bien se delegan en otras áreas organizativas ciertas tareas específicas, siempre existe un veedor general, y es aquí donde lo hallaremos.

Algunas tareas de esta sección:

Búsqueda y contratación del espacio donde se realizará el evento con la debida anticipación.
Delineación de los planos del evento (ubicaciones de los participantes, la prensa, los asistentes y oradores; diferentes salones, espacios de recreación y baños, salidas de emergencia)
Elaboración y administración de la base de datos (de asistentes, oradores, invitados y proveedores)
Contratación de pólizas de seguros, habilitaciones y permisos, servicios y equipos de emergencia.
Pagos y cobranzas.
Diseño del programa científico, social y para acompañantes.
Diseño de la agenda del congreso (horarios de cada actividad, duración, tiempo de tolerancia, tiempos libres)
Organización de los recesos.
Diseño de la comunicación visual integral del evento (nombre, eslogan, cartelería, folletería, stands, espacios específicos de información y servicios)
Supervisión de la exposición paralela, si la hubiere.
Inscripción de los asistentes (recopilación de sus datos y cobro de inscripción)
Venta de entradas, envío de invitaciones, folletería promocional o flyers a los distintos centros de promoción.
Recepción del evento en general (acreditaciones, información general al público asistente)
Control de las acreditaciones e informes.
Contratación y verificación del funcionamiento de los equipos de audio, video, sistemas de videoconferencia (cuando esté previsto su uso para saludos o participaciones especiales) e interpretación simultánea.
Dirección del personal del evento (secretarias, recepcionistas, asistentes de salas, seguridad, limpieza)
Apertura y cierre del evento.

La secretaria general trabaja en conjunto con las otras partes organizativas del congreso. En este marco, debe contar con la información completa de los participantes, para registrarlos el día de su arribo y entregarles el material del congreso, que suele estar contenido en un portafolio (credencial, programa definitivo, catálogo, invitaciones, etc.)
Se ocupa, además, de las invitaciones a los oradores, de recibir los trabajos presentados, clasificarlos y pasarlos a la comisión científica para su evaluación, de contactar a sus autores para confirmarles su aprobación o rechazo. De ese modo, la secretaría cuenta con la información necesaria para el definitivo armado y diseño del programa, la preparación de las publicaciones científicas, y para atender los requerimientos de los disertantes y comunicarles toda novedad o resolución que los involucre.
Un punto fundamental es la coordinación de horarios y tiempos, y la previsión de los momentos libres en atención a posibles ajustes en el desarrollo del congreso. Las solicitudes para estos programas se reciben en la secretaria y desde allí se procesan y se distribuyen las invitaciones o entradas correspondientes. También esta área se ocupa del alojamiento, las reservas hoteleras, los traslados (aéreos y locales), las reconfirmaciones, los cambios de horario.

Comisión de prensa y relaciones públicas

Esta área es responsable, en buena medida, del éxito o fracaso de un evento científico. En efecto, muchos congresos, seminarios o reuniones de similares características dependen del público asistente, y éste se siente atraído a participar atendiendo entre otras cosas, a la repercusión que el evento logre en la opinión pública y la prensa, aunque se trate sólo de prensa especializada cuando los temas se circunscriben a un área del conocimiento acotada.
La función de la comisión de prensa y relaciones públicas es, entonces, vital. En ella recae la tarea de divulgar, promocionar y convertir el evento en “prensable”, generando y captando el interés de los medios gráficos, televisivos y radiales, así como de los sitios indicados de Internet.
La realización de una gacetilla de prensa “vendedora” o la puesta en circulación de un informe general a modo de presentación del evento es una de las primeras y más importantes tareas para encarar. Los datos que deben figurar son los siguientes: nombre del evento, descripción, objetivos, lugar, fecha, oradores, invitados, quién participa, temario, programa, sponsors, quién organiza, quién apoya, quién comercializa. La recomendación básica es que sea concisa, efectiva y completa.
Una vez presentado el evento en sociedad y ya próxima la fecha de inicio, distintos representantes del evento (vocero, organizador, oradores) se preparan para recibir a la prensa en la modalidad elegida, de acuerdo con la magnitud y la importancia social del evento.
Una posibilidad consiste en dar notas por medio de entrevistas personales. Los agentes de esta área son los encargados de pautarlas con cada medio, estableciendo día, hora, lugar y personaje para entrevistar, duración de la entrevista y temario, en caso de ser requerido por el entrevistado. Si se opta por convocar a una conferencia de prensa para la presentación del evento, previo anuncio, invitación y entrega de acreditaciones a los diferentes medios interesados, se debe disponer de una estructura en un salón o sala especialmente preparados para la ocasión.
Siempre es recomendable tener en cuenta el número de asistentes, para prever su comodidad; cuanto mejor puedan explayarse en su trabajo, los resultados se optimizarán. Se debe prever también el orden para llevar a cabo la conferencia de prensa: quién pregunta (nombre y medio al que pertenece), cuántas preguntas por vez, temas que se tratarán (y temas que no se pueden abordar) y a quién se dirige la pregunta en caso de existir más de un conferenciante en el estrado.
En ambos casos, se debe anticipar la presencia de uno o más intérpretes, si el evento lo requiere.
La tarea de prensa comprende las tres etapas del evento; su función se mantiene antes, durante y después de realizada, aunque varíen los contenidos centrales. Una vez presentado y comenzado el evento, el sector de prensa trabaja en función de lograr la repercusión del evento en sí y de su contenido científico, observándolo como un todo; objetivos, oradores, participación de destacadas personalidades como invitados especiales; calidad del público, su participación y repercusión; es decir, lograr que se hable del evento, se escriba y se transmita de boca en boca o mediante la opinión pública a nuevos clientes, profesionales y al público en genera.
Una tarea en la que se debe poner gran énfasis y mucha meticulosidad consiste en elaborar una exhaustiva y prolija recopilación de notas, reportajes, comentarios y opiniones de los distintos medios o periodistas especializados, ya que no sólo es útil para los organizadores, para evaluar los resultados en su conjunto, sino que será una carta de presentación y un eficaz argumento para mejorar la venta de futuros encuentros, incrementar el público asistente, determinar posibles focos de interés, favorecer el sostenimiento y la incorporación de nuevos sponsors, comercializadoras y entidades de apoyo, para las próximas ediciones del evento.
El personal de Relaciones Públicas no sólo colabora o realiza la tarea de prensa, sino que opera como asesor en ceremonial y protocolo en todas las situaciones y con todos los integrantes importantes y representativos del evento, tanto en el aspecto social como oficial; aplicar la ley de precedencia en las ubicaciones, en el orden de los discursos, en las delegaciones y en el orden del programa; respetar estrictamente la importancia y el trato que se le debe a cada participante según su rango o cargo, popularidad o trayectoria.
Asimismo, habrá que elaborar, junto con una historia o reseña del material que se presentará, la hoja de vida o currículum, a modo de presentación oficial de cada orador o invitado especial. Cabe a los responsables de esta área capacitar a secretarias, recepcionistas y personal de asistencia para atender a la prensa y preparar al equipo de trabajo no sólo en lo relativo a sus responsabilidades, sino también en la modalidad de trato, saludo y atención al público o a los participantes, con el fin de optimizar desde ese sector (Relaciones Públicas) la imagen integral del evento.
Finalmente, es también tarea de esta comisión fiscalizar los programas sociales, banquetes, comidas o almuerzos, y el cumplimiento de las normas de ceremonial social y protocolo oficial, trabajando en equipo con las diferentes áreas que participan en la organización y coordinación de las diferentes actividades, con miras a potenciar el trato y la atención de las personalidades y asegurar el bienestar de los participantes.

Comisión Científica

Esta comisión es responsable, en primer lugar, de elaborar la lista de oradores ideales, expositores e invitados especiales para el evento, contactarlos y contratarlos. También debe elaborar o seleccionar el programa de actividades y sus contenidos, el orden de cada orador, y proporcionar una asistencia integral a la hora de su presentación.
Esta comisión es responsable de los aspectos técnicos y documentales, del material que se distribuirá en la conferencia y de la provisión de todo lo necesario como soporte para lograr una presentación exitosa: computadoras, pantallas, micrófonos, pizarras y textos para los ponentes y los participantes.

Comisión de eventos sociales

Después de jornadas de mucho trabajo y concentración, los programas y momentos recreativos adquieren una gran importancia. El organizador y responsable de ésta área deber tener en cuenta, en consecuencia, no sólo actividades y programas, sino a quiénes se les ofrecerán esos servicios, su actividad, y el target, es decir, el público al que va dirigida una acción, campaña o información, clasificado en función del sexo, la edad, el nivel socioeconómico, sus demandas reales, y las actitudes o comportamientos esperables frente a un determinado objetivo. La esencia del acierto en el criterio de definición pasa por evitar programas “ideales”, para atender la compatibilidad o preferencia de los asistentes respecto de lo que se les ofrecerá. En algunos casos, cuando un orador o un invitado es un personaje destacado y cuenta con un equipo de colaboradores o con un asistente, la tarea se simplifica, porque ellos conocen sus gustos y pretensiones.
Una vez prefigurado un plan, que debe contar con no menos de tres o más posibilidades (proveedores, lugares) por actividad elegida, se procederá a la negociación de precios y pautas de contratación, es decir, a asegurar por escrito que lo que se esté comprando sea ofrecido en tiempo, forma y correcta disponibilidad. Parte de la tarea es realizar un control de calidad (ver videos y fotos, realizar visitas, probar los vehículos, degustar los productos ofrecidos, en caso de tratarse de empresas de comidas y bebidas) para comprobar con anticipación que estén contemplados todos los detalles. En algunos casos específicos, para definir las propuestas sobre este tema, deberá tenerse en cuenta la edad promedio de los asistentes.
Concluida las selecciones finales y pautadas las condiciones de reserva o contratación, recién se publica o informa a los interesados. Siempre es recomendable, aún cuando se pague algún tipo de “reserva”, mantener contacto con un proveedor o servicio de reemplazo, sobre todo en rubros decisivos y difíciles de resolver en pocas horas, ante eventualidades inesperadas.
Es muy importante que los responsables de los programas recreativos trabajen en equipo con otras áreas, como la de transporte, o la comisión de prensa y relaciones públicas.
El plan de actividades, que puede ser cerrado, debe ser incluido en el programa oficial (por ejemplo, comer en determinado restaurante) Si algún participante deseara otra cosa, le corresponderá asumir los gastos. Una variante es ofrecer diferentes opciones (tres restaurantes de diferentes estilos, por ejemplo) en todas las propuestas.
El programa debería contemplar momentos libres para que cada participante disponga de su tiempo para realizar actividades paralelas (encuentros personales, visitas, paseos) o, simplemente, para descansar. Una buena idea es entregar a cada participante –en el momento de recibirlos o con anticipación- información prolija y clara del programa de actividades, mapas, planos de zonas específicas, teléfonos útiles, tarjetas de descuentos en locales previamente seleccionados y, por supuesto, los datos (nombre, dirección de atención, teléfono, e-mail) de la persona que los asistirá durante su estadía, al estilo del mejor concierge. Clases de gimnasia, recorridos en bicicleta, servicios de spa, restaurantes, shows, teatros, recitales, café concert, lugares de tango o bailes típicos, museos, galerías de arte, shoppings, paseos de compras, tours, entre otras, son las opciones posibles, que constituyen, en sí mismas, un programa recreativo. De la buena gestión del organizador dependerá saber ofrecer los servicios adecuados y guiar su concreción de la mejor manera para lograr experiencias inolvidables.
Los intérpretes, personal shoppers y guías son profesionales que aportan su buena predisposición al trabajo en equipo para mantener y cuidar la imagen de la empresa o institución que organiza el evento, de los sponsors y proveedores. Un complemento indispensable son las fotos, las filmaciones y los souvenirs.

Comisión de finanzas

“Todo se puede hacer en tanto y en cuanto se pueda pagar”. Este lema, improvisado pero real, describe sencillamente que para realizar un evento las posibilidades son infinitas, no hay techo para las ideas y se tendrá que lograr un equilibrio entre lo que se desea y lo que se puede llevar a la práctica, porque, en todos los casos, el factor determinante es el costo. Como para todo evento, se trata de presentar un presupuesto inicial que dé un marco a las distintas propuestas y opciones, que irán mutando a lo largo del período de diseño y armado.
El costo de un congreso, conferencia o seminario (o la modalidad que se elija) puede ser cubierto íntegramente por la empresa que lo organiza, como, por ejemplo, el laboratorio que fabrica el producto que se presenta. La empresa organizadora invita a posibles clientes futuros, vendedores y revendedores, sin costo alguno, a participar de uno, dos, tres días de actividades profesionales y recreativas. En este caso, la empresa organizadora que cubrirá los costos dispondrá de una o más personas que trabajarán junto con otras áreas, de acuerdo con el tipo de evento, a fin de elaborar en tiempo y forma un presupuesto final según los montos pautados.
Otra modalidad es organizar un evento de capacitación e información profesional dirigido a un target determinado (ejecutivos de alto nivel), quienes aseguran su asistencia o reservan un lugar (generalmente limitados) mediante el pago de una suma a modo de inscripción. Estos eventos, además de una empresa organizadora, cuentan con una firma que los comercializan, sponsors o empresas patrocinadoras, que respaldan o se asocian, y en cierto modo “garantizan” la calidad y seriedad del congreso. En ocasiones, también se suman empresas que manejan la prensa y la comunicación integral. En este caso, el evento se convierte en un negocio para todas las partes involucradas, por lo cual una inteligente y cuidada previsión financiera ayudará al éxito del congreso para todas las partes.

Comisión de alojamiento y transporte

Brindar el servicio de transporte y alojamiento es una tarea que, en mayor o menor escala, adquiere cierta relevancia. Debe preverse, por lo tanto, como una actividad para delegar en personas prácticas, expeditivas y aptas para resolver situaciones de retraso, carencias de último momento e imprevistos.
Tratándose de hoteles, las variables de categoría, ubicación y servicios dependerán de cada huésped y el trato que corresponda darle. Bus, combis, autos especiales, limusinas son usualmente contratados para el traslado. Por ser un servicio que se terceriza, las reservas, seguros, habilitaciones y choferes debidamente probados y en perfectas condiciones físicas y psíquicas son requerimientos que, aunque parezcan obvios, no siempre están garantizados, en especial, en ciertos países de Latinoamérica.
Entre la “información útil” del evento, es conveniente incluir los datos de los servicios de radiotaxis y consignar sus ventajas a la hora de prevenir robos o estafas. El alquiler de teléfonos móviles, las reservas de pasajes de avión u ómnibus y los datos de agencias de alquiler son otros servicios pertinentes para la comodidad de los participantes. A fin de evitar malentendidos, la información debe ser clara y comunicada con anticipación, referida a cuáles son los servicios gratuitos y cuáles tienen un costo adicional.

Comisión de logística

Todo evento que aspire al éxito debe contar con excelente sonido, imagen e iluminación, y un cómodo mobiliario. Para cumplir esta consigna y articular un trabajo uniforme y profesional, tanto el equipo de asistentes como los proveedores contratados deben tener probada idoneidad y trabajar en equipo.
Todo el personal debe estar perfectamente uniforme, no sólo por una cuestión de buena imagen, sino para cumplir normas de seguridad (fajas para levantar peso, calzado de suela de goma si se trabaja con electricidad, cascos si se prevén trabajos en altura), y con materiales de trabajo en buenas condiciones. De su profesionalismo dependerá el brillo de cualquier evento y, por el contrario, sus errores o fallas podrían hacer tartamudear al mejor orador o arruinar una exposición.

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