Glosario-Última Parte (S-W)

Secretaría de Organización: Grupo de personas que provee servicios secretariales en relación con la organización de un congreso o una convención.
Sede: Es el recinto donde se desarrolla un evento; al seleccionarse debe considerarse su ubicación, facilidades de acceso, de estacionamiento y necesidades técnicas y de equipamiento.
Seminario: Reunión de estudio donde se desarrolla en profundidad un tema determinado. Cada uno de los oradores expone en forma individual desde su área específica y desde su punto de vista. Suele darse como actividad integrada o paralela en algunos congresos. Al finalizar puede entregarse un certificado que acredita la participación.
Sesión: Es la reunión de los congresos donde se delibera y se sacan conclusiones.
Sesión Complementaria: Sesiones dispuestas al final de la jornada, normalmente para tratar ponencias o lecturas agregadas.
Sesión de Apertura: Encuentro de duración predeterminada que enmarca la inauguración del congreso y en la cual se presentan los temas a tratar a lo largo del evento.
Sesión de Clausura: Normalmente se incluye un sumario de los temas tratados y se anuncian las conclusiones.
Sesión Extraordinaria: Sesión especial para actividades, necesidades o situaciones que no fueron contemplados en el cronograma original.
Sesión Paralela: Sesiones que tienen cierta correspondencia en los temas tratados con otras sesiones.
Sesión Plenaria: Sesiones en las cuales todos los participantes tienen el derecho y, en algunos casos, la obligación de participar.
Simposio: Reunión de un grupo de entre tres y seis expertos o técnicos que exponen sucesivamente distintos aspectos del asunto tratado. Cada intervención se extiende durante 15 minutos y aborda un área particular de tema que los convoca. De esta manera el público tiene una visión integrada del tema que los ocupa.
Stand Alone: Reunión promovida por una entidad para discutir un tema, con participantes convocados por esa entidad.
Target: Es el grupo de personas con características socio-culturales y económicas similares al que se busca segmentar para apuntar la comunicación y lograr llegar a un sector claramente definido.
Torbellino de Ideas (Brainstorming): Técnica muy utilizada para generar soluciones creativas ante un problema dado. Durante estas sesiones, se pueden proponer libremente aún las ideas más descabelladas, puesto que se trata de estimular la fantasía y la creatividad.
Traducción: Se hace oralmente al mismo tiempo que se está pronunciado un discurso, conferencia, etc.
Video Conferencia: Conferencia mantenida mediante imágenes y sonidos transmitidos por una red de comunicaciones donde los participantes pueden interactuar.
Vino de Honor: Acto de clausura de presentaciones o conferencias. Se ofrece a los invitados un vino dulce, oporto o jerez, con el propósito de dar por finalizado el evento.
Visitante: Toda persona que se desplaza a un lugar distinto al entorno habitual, por una duración inferior a 12 meses, y cuya finalidad principal de viaje no es la de ejercer una actividad que se renumere en el lugar visitado. Se clasifican en internacionales (turistas o excursionistas) e internos (turistas o excursionistas)
Workshop: Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión. Es un ámbito de diálogo y de intercambio informativo entre colegas. Se impuso en el sector de turismo, pero se extendió a otros campos.

Glosario-Cuarta Parte (M-R)

Megaevento: Reunión de gran magnitud, por su duración, programación, cantidad de participantes o público y trascendencia. La cifra de asistentes necesaria para que se pueda hablar de un megaevento ronda las 3500 personas.
Memoria del Evento: Documento que tiene por objeto contar y conservar los elementos, contenidos, experiencias, vivencias y decisiones del grupo componente del evento, elementos que permiten en el futuro la reflexión y evaluación de la conferencia.
Merchandising: Gerundio del verbo inglés merchandise, que significa “comerciar con” o “promover la venta de”. Comúnmente se utiliza para denominar a los artículos de promoción (lapiceras, portafolios, regalos empresariales, etc.)
Mesa Redonda: Debate entre un grupo de cuatro a seis personas con puntos de vista divergente. La discusión del tema planteado está regulada por un moderador que, al cabo de 50 minutos de discusión, cierra el debate para dar paso a las preguntas del público.
Moderador: Persona que preside discusiones y foros, o que conduce paneles y mesas redondas.
Mostrador de Inscripción: Se ubica un escritorio o mostrador en los accesos a la sala de sesión o en el lobby del hotel para las inscripciones, acreditaciones y entrega del material.
OPC: Sigla que designa al Organizador Profesional de Congresos. Es la firma o individuo que se encarga de planificar y realizar un evento de este tipo. Dentro de su responsabilidad se encuentran, entre otras, el diseño del encuentro y el postcongreso.
Orador: También llamado conferencista, persona que expone un tema o una lectura en una conferencia. El orador principal es la persona que expone el tema principal del congreso.
Panel: Debate informal entre un grupo de hasta ocho personas que conversan libremente sobre un tema determinado. Un moderador coordina la sesión, la cual dura cerca de una hora. A su término, los participantes pueden sintetizar sus ideas, y el público, formular preguntas.
Paper: Ponencia, comunicación.
Participantes: Aquellas personas, incluyendo delegados, expositores, acompañantes y todo el personal, que están presente en un evento.
Patrocinador: En inglés, sponsor. Persona o entidad que apoya o financia una actividad, frecuentemente con fines comunicacionales. La existencia de esta voz española hace innecesario el término inglés sponsor y de su adaptación, espónsor, al igual que la de los derivados (e) sponsorizar y (e) sponsorización, cuyos equivalentes en español son patrocinar y patrocinio.
Phillips 66: Técnica que consiste en que seis personas discutan durante seis minutos sobre un tema específico. Debe su nombre a Donald Phillips, quien encontró en esta mecánica una manera eficaz para trabajar con grupos numerosos. Permite que los asistentes superen inhibiciones y desarrollen su capacidad de síntesis, ya que sólo cuentan con un minuto para exponer su opinión.
Plotter: Gráfica de gran formato.
Podio: Plataforma o tarima en la que se coloca a alguien para ponerlo en un lugar preeminente por alguna razón (triunfo deportivo, presidir un acto oficial, dirigir una orquesta) Durante una conferencia es el módulo que generalmente tiene una superficie de apoyo levemente inclinada desde donde un orador puede dar un discurso o disertar, mientras los otros ponentes aguardan en el estrado.
Póster: En el ámbito de las convenciones se denomina de esta forma a los trabajos de investigación llevados a cabo por ponentes, que se exhiben en forma de carteles sobre paneles en un espacio especialmente reservado para este fin.
Preinscripción: Inscripción que se realiza antes de la fecha del evento. Por lo general se realiza un descuento por el pago anticipado.
Programa Científico Temático: Es el contenido del evento, descripto en forma cronológica, incluyendo la lista de oradores y los títulos de las ponencias.
Programa para Acompañantes: A los congresos asisten personas que no participan de las sesiones, sino que sólo acompañan al disertante o participante. Por ser acompañantes no abonan la totalidad del valor de la inscripción, sino lo correspondiente a la actividad social. Para ellos se prepara un programa especial con actividades recreativas.
Programa Social: Se contempla este aspecto tanto para los disertantes como para los participantes y acompañantes. Su sentido es fomentar la integración y la interrelación. Se pueden organizar almuerzos y cenas, miniturismo para conocer la ciudad y sus alrededores, práctica de deportes, etc.
Protocolo: Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre.
Recinto: Lugar físico (centro de convenciones, hotel, etc.) en el que se desarrolla un evento. También denominado “predio”.
Relatores Especiales: Son coordinadores que, en reuniones previas a las sesiones de un congreso, se encargan de determinar –junto con los autores de los trabajos- de qué forma se realizarán las presentaciones de acuerdo a la cantidad de contribuciones que se hayan recibido vía mail de autores y de inscriptos durante un alo previo a la realización del congreso.
Role-Playing (Representación de Roles): Técnica utilizada para reproducir una determinada situación de la vida real y facilitar así su comprensión. Mediante la dramatización, los participantes comparten una experiencia a partir de la cual encarnan el tratamiento del tema que los reúne.
R.S.V.P. (Responda, Por Favor): Sigla que proviene de la expresión francesa Rèpond s´il vous plaît. Se coloca en las invitaciones indicando un número de teléfono para confirmar la asistencia.
Rueda de Negocios: Concertación entre dos partes con un interés común, donde una representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el interés de cada participante y les fija una cita. Habitualmente se realizan en el marco de las exposiciones o congresos con exposición paralela.

Glosario-Tercera Parte (G-L)

Gacetilla de Prensa: Es la información breve que se envía a los medios o que se entrega en forma directa al periodismo, ya sea durante una conferencia de prensa o un tiempo antes del evento, en el transcurso de éste o luego de su realización. Deberá interesar al medio, justificando la importancia del evento como noticia.
Gasto Turístico: Todo gasto de consumo efectuado por un visitante o por cuenta de un visitante durante su desplazamiento y su estancia en el lugar de destino.
Guía del Congreso: Contiene información útil e instrucciones relacionadas son el evento y la sede.
Imagotipo: Interacción de un isotipo y logotipo en la que las letras y dibujos no están fusionados. Generalmente el logotipo se ubica debajo del Isotipo (las letras, debajo del dibujo)
ISO 9002.94: Certificación de las normas de los congresos.
Isologo: Interacción de un isotipo y un logotipo fundidos en una imagen identificatoria de una institución, empresa o evento. Como ejemplo puede citarse la imagen de Ford, donde las letras están dentro de un óvalo azul.
Isotipo: Imagen sin texto que se utiliza para identificar a una institución, empresa o evento. Un ejemplo puede ser la manzana de la marca Apple.
Jefe de Sala: Es quien tendrá a su cargo las azafatas o auxiliares de sala, responsables de asistir al público y a los disertantes.
Jornada: Encuentro que, con la modalidad de talleres o conferencias, trata un tema ante un auditorio y cuyos resultados se publican posteriormente. Esta denominación se debe a que cada tema se desarrolla durante un solo día, es decir, se realizan las disertaciones, se debate y se arriba a conclusiones en una misma jornada.
Know How: Término utilizado en inglés que significa “saber hacer”. Implica un conjunto de conocimientos prácticos que pueden aplicarse a un proceso o procedimiento. Este saber se puede comercializar como un servicio.
Lanzamiento: Presentación promocional de un producto o servicio. Este evento se realiza con el objeto de hacer conocer una novedad a consumidores, a vendedores y a la prensa.
Lápiz Óptico: Dispositivo electrónico con forma de lápiz que registra información y la almacena como base de datos. Es utilizado por las empresas expositoras para obtener rápidamente los datos personales de los visitantes de una muestra o convención.
Layout: Designa el diseño (puede ser de una sede, de un salón para marcar la ubicación de las sillas, las tarimas, etc.) O sea, permite dibujar o señalar sobre un plano los elementos necesarios para poder visualizar y calcular la distribución.
Llave en Mano: Esta modalidad indica la entrega de un trabajo listo para ser usado. En exposiciones, es comúnmente usado para indicar que un stand y se entrega con los elementos de construcción, decoración y mobiliario al cliente. Para el ámbito de las reuniones su significado es que el organizador sólo es un congresista o invitado más, quedando todos los aspectos organizativos a cargo del OPC.
Logotipo: Palabra o sigla con un diseño o forma específica que funciona como marca para identificar una institución, empresa o evento. Las letras cursivas de Coca Cola son el mejor evento.

Glosario-Segunda Parte (D-F)

Debate: Discusión grupal e informal sobre un determinado tema, cuya duración no excede los 60 minutos, realizada con la asistencia de un coordinador que ordena las disertaciones y modera. Para que esta clase de reuniones resulte productiva, se sugiere trabajar con grupos pequeños de no más de 15 personas.
Delegados: Personas registradas para el evento como representantes o asistentes a las sesiones del congreso.
Derechos de Inscripción: Monto que se paga para participar en un congreso o convención.
Desayuno de Trabajo: Cita a primera hora de la mañana de un grupo de personas que se reúne a analizar un tema predeterminado. Su extensión puede alcanzar las dos horas. La dinámica consiste en intercambiar ideas, dirigidas por un moderador, mientras se disfruta de un desayuno; es decir, es un trabajo en equipo distendido.
Disertante: Persona que expone sobre un tema determinado, por ser experto o idóneo en una materia.
Estrado: Es el sitio de honor en un salón de actos, que generalmente es una mesa y que siempre debe ubicarse en un lugar elevado del nivel del piso. También se llama de esta forma a la tarima cubierta con alfombra sobre la cual se pone el trono real o la mesa presidencial en actos solemnes.
Evento: La segunda acepción de este sustantivo se utiliza para designar un hecho imprevisto o que puede llegar a suceder. Pero, debido a la dinámica del idioma, este término se emplea para denominar genéricamente todo tipo de reunión, incluidas las exposiciones y los encuentros, haciendo uso de su primera y amplia acepción de esta controvertida palabra que es suceso, acontecimiento.
Excursionista: Todo visitante cuya estadía sea inferior a 24 horas, sin incluir pernoctación en el lugar visitado.
Exposición: Muestra en la que se busca exhibir el grado de desarrollo tecnológico y productivo alcanzado por un país o sector del mercado. Puede ser comercial o temática.
Exposición Científica: Muestra de materiales, normalmente científicos, acompañados por estudios.
Expositor: Persona o entidad que concurre a una exposición pública o privada con objetos o servicios de su propiedad o industria. En congresos o convenciones, se denomina expositor a aquella persona que interpreta, expone o declara una oratoria.
Foro: Todo tipo de oratoria sobre un tema en el que participan todos los presentes. Generalmente, constituye la parte final de un simposio o una mesa redonda. Está dirigido por un coordinador, que permite la libre expresión de ideas, supervisando las intervenciones y los tiempos.

Glosario-Primer Parte (A-C)

Abstract: Resumen de una ponencia o exposición. Contiene entre 200 y 500 palabras.
Acreditación: Inscripción a un congreso.
Alojamiento Turístico: Toda instalación que regularmente (u ocasionalmente) disponga de plazas para que el turista pueda pasar la noche.
Asamblea: En la actualidad, este término se emplea para designar a las reuniones periódicas de los miembros de clubes, organizaciones o empresas, cuyas decisiones se registran en un libro de actas.
Ateneo: Lugar donde se reúnen instituciones científicas o literarias para intercambiar sus conocimientos.
Auspiciante Corporativo: Corporación o empresa que apoya el evento mediante el patrocinio o la participación en la exposición.
Auxiliar de Sala: Persona encargada de asistir al público y a los disertantes durante las sesiones. Sus principales funciones son controlar los elementos del estrado, verificar el funcionamiento de los micrófonos y la correcta colocación de los carteles de identificación de los panelistas. Además, debe prestar especial atención a los requerimientos de los participantes, por lo que debe estar debidamente capacitado, ya que es el responsable más próximo de la empresa y del evento ante ellos.
Brief: Material informativo breve donde debe figurar una síntesis con los principales datos del evento y de la empresa organizadora. Se distribuye entre los asistentes y medios de prensa.
Brunch: Palabra que deriva de los términos ingleses breakfast y lunch. Se utiliza para designar a los eventos que se desarrollan en una hora promedio entre el desayuno y el almuerzo, es decir, alrededor de las 11 de la mañana.
Bureau de Congresos y Visitantes: Los Convention & Visitors Bureau (CVB) son organizaciones dedicadas al marketing o a la gestión de destinos. Actúan como agencias de marketing que intentan aumentar el número de visitas, ya sea por negocios o por placer. Abogan por la puesta en marcha de iniciativas de desarrollo turístico.
Centro de Convenciones: Sede en la que se desarrollan los congresos, convenciones y exposiciones. Está especialmente destinado para este fin, por lo que debe contar con la infraestructura y el equipamiento adecuados.
Ceremonial: Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne.
Clínica: Reunión en la que un reconocido especialista brinda información y novedades sobre un determinado tema a un público altamente capacitado a través de charlas y demostraciones prácticas.
Cóctel: Encuentro que se realiza entre las 19 y 21 horas, cuya característica distintiva es que los invitados permanecen de pie. Durante su transcurso, se agasaja a los presentes con canapés y bocados dulces y un surtido de bebidas. Se estima que el espacio promedio ocupado por cada persona es de 0,50 metros cuadrados.
Coffee Break: Descanso de aproximadamente 20 minutos que se establece entre sesión y sesión en congresos, jornadas y seminarios. En este lapso, se sirve un café acompañado con masas, medialunas y jugos de frutas.
Coloquio: Reunión informal realizada con el fin de discutir un determinado tema, sin que haya necesidad de llegar a un acuerdo. Su función es fomentar el intercambio de ideas.
Comisión de Selección de Ponencias: Selecciona las disertaciones adecuadas y las distribuye en distintas sesiones.
Comité Científico: Grupo de personas reunido especialmente para discutir, supervisar y coordinar el contenido científico del programa de la conferencia o congreso.
Comité de Honor o de Asesores: Es el conjunto de personas que dan su nombre y avalan una propuesta. Generalmente cuanto mayor sea la jerarquía y el renombre de las personas que lo integran, más importante será la convocatoria del evento.
Comité Ejecutivo: Es la autoridad máxima y sus decisiones son inapelables.
Comité Organizativo: Determina cada una de las funciones de los integrantes de los demás comités.
Conferencia: Encuentro convocado por una persona, empresa o entidad para transmitir un mensaje o dar a conocer un tema en particular. Deben ser de corta duración para poder aprovechar al máximo la atención del auditorio.
Conferencia de Prensa: Convocatoria para difundir un hecho o noticia ante los medios de comunicación masivos y especializados. Una vez transmitida la información a los asistentes, podrá realizarse un brunch, almuerzo, cóctel o cena. A su término, se entrega el material de prensa y, a veces, algún obsequio. Es conveniente destinar un espacio apartado para las entrevistas privadas.
Conferencia Satélite: Encuentros realizados a través de medios electrónicos de comunicación que permiten a un auditorio ubicado en un país determinado asistir a la ponencia de un orador que desarrolla sus comentarios desde otro lugar del planeta.
Congreso: Reunión periódica que nucléa a los miembros de una asociación, organismo o entidad para debatir cuestiones previamente fijadas. Por lo general, se celebran una vez al año, aunque los de carácter internacional se suelen organizar cada 24 meses, y su duración oscila entre los dos y cinco días. Este tipo de encuentro prevé tres sesiones plenarias: la inaugural, que informa sobre la finalidad y anuncia los temas por tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares a las conclusiones; y la final, en la que se informan los resultados alcanzados. Existen tres tipos básicos de conferencias y reuniones:
Gubernamentales: relacionadas con el Estado o Gobierno (tanto en el ámbito internacional como en el nacional, provincial o municipal) El cliente es un cuerpo gubernamental y por los temas están orientados al análisis de la sociedad.
No gubernamentales: aquellas convocadas por ONG, entidades intermedias, federaciones o cámaras.
Corporativas: relacionadas con corporaciones, en el sentido económico, es decir, organizadas por grandes empresas.
Convención: Evento formal y genérico de cuerpos legislativos, político-sociales o económicos, cuyo propósito es proveer información respecto de una situación particular para luego deliberar y establecer consenso entre sus participantes.
Cronograma: Es el calendario de trabajo al que deben apegarse todas las personas y sectores involucrados con la organización de la reunión. Se establecen distintos cronogramas para las diferentes etapas de la convención: organización, acto inaugural, exposición paralela, conferencias, actos sociales.

Eventos Sociales Primera Parte

Los eventos sociales

En muchos casos las organizaciones caseras y previsibles de estos eventos pasaron a manos de expertos, conocidos como wedding planner, event planner o birthday planner según su especialidad, personas que aprendieron el oficio de diseñar, organizar y coordinar exitosamente diversos sucesos que buscan en todo momento conmover al invitado.

El casamiento

El compromiso: Un anuncio de boda merece ser festejado, y para esa ocasión existen varias opciones que combinan con el carácter del festejo.

Un almuerzo de domingo
Una comida formal y elegante
Un té

Este evento puede convertirse también en la ocasión de hacer las presentaciones correspondientes y comunicar la noticia. En estos días el estilo de la ceremonia varía según la filosofía de vida de los novios y sus creencias religiosas. La corriente y tradicional para el siguiente paso es la unión en matrimonio civil y religioso. Y para celebrarlo, los aspectos preliminares de la organización para tener en cuenta son los siguientes:

El trabajo y la disponibilidad de los novios.
Sus gustos y deseos en relación con la totalidad del evento y sobre cada tema en particular.
Lo que tienen y lo que les falta para lograr un objetivo compartido.
Quién se encargará de la organización general de la fiesta. Hay que analizar seriamente si, de acuerdo con el presupuesto y el conocimiento del tema, estará a cargo de los propios novios o se delegará en un profesional, familiar o algún amigo organizado y creativo.
La opinión de las familias para unificar deseos, a pesar de las naturales diferencias generacionales.
Confiar en las elecciones hechas, calmar la ansiedad, minimizar los riesgos y llegar tranquilos al gran día.

¿Cuándo es la boda?

A la hora de tomar la decisión de casarse, la elección del día soñado depende de no pocos y variados motivos. Lo primero será determinar si habrá celebración civil y religiosa, si habrá festejo luego de uno o de los dos acontecimientos, y se hará de día o de noche. A partir de estas consideraciones, habrá que tener presente:

El calendario local y extranjero (feriados, vacaciones de invierno o verano, fechas religiosas), en el caso de que haya familiares o invitados importantes que no pueden faltar.
El propio calendario: vacaciones o licencias laborales, recesos de estudio tanto de los novios como de los padres, padrinos, hermanos y amigos que quieren asistir.
La solicitud de las fechas en el registro civil y en la iglesia o templo. Según las épocas del año, hay mayor o menor disponibilidad. En ocasiones, se debe tramitar hasta con un año de antelación.
El servicio de catering. Si se ha optado por uno muy solicitado, conviene contactarlo con anticipación, o bien buscar otras opciones. La primavera y el inicio del verano son considerados “temporada alta”.
La contratación del salón. Es uno de los componentes más importantes, que incluso puede modificar el cronograma general. La oferta de salones es amplia y variada, pero se aconseja asumirlo como un punto por resolver varios meses antes.

Como cada uno de estos aspectos tiene incidencia en los restantes, la resolución paulatina de cada uno de ellos irá allanando el camino para la toma de decisiones futuras.
En relación con el momento apropiado para realizar la fiesta se debe considerar que un casamiento diurno se beneficia con la luz del día, el brillo del sol, y si será en las afueras de la ciudad, estará rodeado del encanto de la naturaleza, el verde, el clima agradable. Los invitados pueden llegar con más tranquilidad y los tiempos se alargan, pero habrá que prever la posibilidad de lluvia, las altas o bajas temperaturas, los insectos. La noche, por otra parte, invita al glamour bajo la luz de la luna y las estrellas, el brillo en la oscuridad, Predominan otros colores, las luces, y los defectos pasan inadvertidos.


¿Cuánto gastamos?

Un punto importante para realizar cualquier cálculo es quién o quiénes correrán con los gastos de la fiesta. Desde luego, es un aspecto por decidir entre los contrayentes, de acuerdo con la tradición familiar, religiosa o cultural. Antiguamente, los padres de la novia se hacían cargo de la celebración, pero en la actualidad, dada la complejidad de la organización de este tipo de eventos, los costos suelen repartirse a partir de la definición de la cantidad de invitados, y cada familia asume los gastos de los propios invitados. Cuando los novios tienen una sólida posición económica, ellos mismos asumen esa responsabilidad.
Para definir el presupuesto existen dos posibilidades: una es partir de una suma fija e inamovible, a la cual se deberán ajustar todas las decisiones, la otra es elegir todo lo que se desee sin restricciones. A partir de la modalidad elegida, el paso siguiente es la selección de proveedores y la cotización de los servicios.
En caso de haber contratado un organizador profesional o asesor, lo que comúnmente se llama wedding planner, las búsquedas y la administración del presupuesto correrán por su cuenta. De lo contrario, si la organización es asumida por los propios novios con alguna ayuda familiar o de amigos, el listado deberá comprender:

Nombre y datos del proveedor, empresa o persona que preste el servicio.
Detalle de los productos o servicios.
Fecha y hora de entrega.
Precios con IVA y sin él. Forma de pago.
Gastos de envío, armado y desarmado del salón.
Precio por extensión del tiempo contratado.
Gastos por suspensión o cancelación del evento.

Al presupuesto estimativo siempre se recomienda agregarle los “gastos de último momento”, los imprevistos, o simplemente los cambios introducidos, así como las propinas para el personal de limpieza, guardarropa, etc.