Eventos Sociales Primera Parte

Los eventos sociales

En muchos casos las organizaciones caseras y previsibles de estos eventos pasaron a manos de expertos, conocidos como wedding planner, event planner o birthday planner según su especialidad, personas que aprendieron el oficio de diseñar, organizar y coordinar exitosamente diversos sucesos que buscan en todo momento conmover al invitado.

El casamiento

El compromiso: Un anuncio de boda merece ser festejado, y para esa ocasión existen varias opciones que combinan con el carácter del festejo.

Un almuerzo de domingo
Una comida formal y elegante
Un té

Este evento puede convertirse también en la ocasión de hacer las presentaciones correspondientes y comunicar la noticia. En estos días el estilo de la ceremonia varía según la filosofía de vida de los novios y sus creencias religiosas. La corriente y tradicional para el siguiente paso es la unión en matrimonio civil y religioso. Y para celebrarlo, los aspectos preliminares de la organización para tener en cuenta son los siguientes:

El trabajo y la disponibilidad de los novios.
Sus gustos y deseos en relación con la totalidad del evento y sobre cada tema en particular.
Lo que tienen y lo que les falta para lograr un objetivo compartido.
Quién se encargará de la organización general de la fiesta. Hay que analizar seriamente si, de acuerdo con el presupuesto y el conocimiento del tema, estará a cargo de los propios novios o se delegará en un profesional, familiar o algún amigo organizado y creativo.
La opinión de las familias para unificar deseos, a pesar de las naturales diferencias generacionales.
Confiar en las elecciones hechas, calmar la ansiedad, minimizar los riesgos y llegar tranquilos al gran día.

¿Cuándo es la boda?

A la hora de tomar la decisión de casarse, la elección del día soñado depende de no pocos y variados motivos. Lo primero será determinar si habrá celebración civil y religiosa, si habrá festejo luego de uno o de los dos acontecimientos, y se hará de día o de noche. A partir de estas consideraciones, habrá que tener presente:

El calendario local y extranjero (feriados, vacaciones de invierno o verano, fechas religiosas), en el caso de que haya familiares o invitados importantes que no pueden faltar.
El propio calendario: vacaciones o licencias laborales, recesos de estudio tanto de los novios como de los padres, padrinos, hermanos y amigos que quieren asistir.
La solicitud de las fechas en el registro civil y en la iglesia o templo. Según las épocas del año, hay mayor o menor disponibilidad. En ocasiones, se debe tramitar hasta con un año de antelación.
El servicio de catering. Si se ha optado por uno muy solicitado, conviene contactarlo con anticipación, o bien buscar otras opciones. La primavera y el inicio del verano son considerados “temporada alta”.
La contratación del salón. Es uno de los componentes más importantes, que incluso puede modificar el cronograma general. La oferta de salones es amplia y variada, pero se aconseja asumirlo como un punto por resolver varios meses antes.

Como cada uno de estos aspectos tiene incidencia en los restantes, la resolución paulatina de cada uno de ellos irá allanando el camino para la toma de decisiones futuras.
En relación con el momento apropiado para realizar la fiesta se debe considerar que un casamiento diurno se beneficia con la luz del día, el brillo del sol, y si será en las afueras de la ciudad, estará rodeado del encanto de la naturaleza, el verde, el clima agradable. Los invitados pueden llegar con más tranquilidad y los tiempos se alargan, pero habrá que prever la posibilidad de lluvia, las altas o bajas temperaturas, los insectos. La noche, por otra parte, invita al glamour bajo la luz de la luna y las estrellas, el brillo en la oscuridad, Predominan otros colores, las luces, y los defectos pasan inadvertidos.


¿Cuánto gastamos?

Un punto importante para realizar cualquier cálculo es quién o quiénes correrán con los gastos de la fiesta. Desde luego, es un aspecto por decidir entre los contrayentes, de acuerdo con la tradición familiar, religiosa o cultural. Antiguamente, los padres de la novia se hacían cargo de la celebración, pero en la actualidad, dada la complejidad de la organización de este tipo de eventos, los costos suelen repartirse a partir de la definición de la cantidad de invitados, y cada familia asume los gastos de los propios invitados. Cuando los novios tienen una sólida posición económica, ellos mismos asumen esa responsabilidad.
Para definir el presupuesto existen dos posibilidades: una es partir de una suma fija e inamovible, a la cual se deberán ajustar todas las decisiones, la otra es elegir todo lo que se desee sin restricciones. A partir de la modalidad elegida, el paso siguiente es la selección de proveedores y la cotización de los servicios.
En caso de haber contratado un organizador profesional o asesor, lo que comúnmente se llama wedding planner, las búsquedas y la administración del presupuesto correrán por su cuenta. De lo contrario, si la organización es asumida por los propios novios con alguna ayuda familiar o de amigos, el listado deberá comprender:

Nombre y datos del proveedor, empresa o persona que preste el servicio.
Detalle de los productos o servicios.
Fecha y hora de entrega.
Precios con IVA y sin él. Forma de pago.
Gastos de envío, armado y desarmado del salón.
Precio por extensión del tiempo contratado.
Gastos por suspensión o cancelación del evento.

Al presupuesto estimativo siempre se recomienda agregarle los “gastos de último momento”, los imprevistos, o simplemente los cambios introducidos, así como las propinas para el personal de limpieza, guardarropa, etc.