Material Impreso

Solicitud de Inscripción

Es el contrato que firma el participante con la organización del evento. Lleva todos los datos necesarios para inscribirlo, así como aquellos correspondientes al alojamiento, transporte, programas elegidos y sus costos. También puede estar destinada a obtener datos complementarios que podrán incluirse en la base de datos, aunque deben evitarse los largos y tediosos cuestionarios, que predisponen mal al solicitante. Se deben incluir los datos de forma de pago, número de cheque, tarjeta de crédito, etc., y finalizar con la firma del suscripto.

Catálogo

Sirve como herramienta de promoción. Describe los servicios del congreso, destacando el interés de la sede, de los principales oradores, el abordaje de los temas relevantes, el programa social y de acompañantes, la exposición paralela, la ubicación de los stands. Incluye fotografías y exige un diseño profesional y atractivo.

Folletería

Se diseñan avisos para publicar en blanco y negro y en color –la realización de las dos variantes dependerá de los medios seleccionados para hacer la promoción-, así como afiches. También puede hacerse folletería para distribuir en congresos previos o para enviar a la prensa general y especializada, a las embajadas, asociaciones de profesionales interesados, oficinas de turismo, agentes de viaje y aerolíneas.


Cartelería

Dependiendo del contrato firmado con la locación que se va a utilizar, se preverá cartelería interna y externa. La cartelería externa sirve como herramienta de promoción. La cartelería interna es la que delimita las distintas áreas dentro de la locación, y ayuda a los participantes a ubicarse. No deben olvidarse el cartel del estrado, con el nombre del evento, la fecha, la sede y los sponsors, y las identificaciones de los oradores para colocarse en el estrado, con la inicial del nombre y el apellido completo, para ser leídos a distancia.

Credenciales

Son el elemento de identificación de los participantes. Si bien hay diversos modelos, existen algunas normas que se tendrán en cuenta para su diseño. Es preferible que tengan fondo blanco, y que los detalles de color se agreguen luego para una mejor legibilidad. Dado que sirven para identificar a los participantes, la información que debe destacarse por su tamaño y claridad son su nombre y apellido. Esos datos deben leerse sin dificultad a un metro de distancia.
En consecuencia, los datos para imprimir son el isologotipo, el nombre del evento, el nombre y apellido del participante y su categoría. También puede agregarse la sede y la fecha, así como la empresa o institución de pertenencia, si hubiera suficiente espacio libre. Una credencial abarrotada de información no cumplirá su propósito; por ello, se debe evitar el uso de cursivas o de tipografías atractivas pero no lo suficientemente nítidas.

Diario

Cuando los congresos tienen muchos inscriptos o se realizan simultáneamente en varios lugares por la falta de espacio para reunir a todos los asistentes en un mismo centro de convenciones, puede editarse un diario interno, que al tiempo que va comentando e ilustrando con fotografías lo que se está haciendo en cada ámbito, permite agregar comunicaciones de interés para los participantes, como cambios de horarios, noticias de último momento, recordatorios de los lugares de encuentro. El diario puede tener espacios de publicidad.

Memoria

Al terminar el congreso comienza la preparación de la memoria, un documento que reúne los discursos principales; fotografías de autoridades, funcionarios, oradores, eventos sociales; resúmenes de los trabajos presentados, publicidad de las empresas que apoyaron el congreso, y las conclusiones a las que se arribó. Pueden incluirse recomendaciones para el próximo período del comité organizador, ya que si se pudo determinar la futura sede del congreso, también habrán sido elegidas las nuevas autoridades, una cuestión que, habitualmente, se resuelve durante el desarrollo mismo del congreso, en sus momentos finales.

Diplomas o certificados de asistencia

Las autoridades del evento son quienes certifican con su firma la capacitación de los participantes o la intervención de un orador en un congreso. Lo más frecuente es que un certificado de asistencia, o diploma, contenga dos o tres firmas.
Cuando el documento tiene dos firmas, corresponde, por orden de precedencia, que la mayor autoridad firme a la derecha, y la segunda, a la izquierda.
Cuando el certificado incorpora una firma más, la precedencia indica que la autoridad con mayor precedencia firme del lado derecho, la que sigue del lado izquierdo, y la de menor precedencia en el centro, un poco más abajo que las firmas que lo anteceden.