Mesas y Cabeceras

Las mesas más frecuentes

La elección del tipo de mesa que se va a utilizar depende de:

Cantidad de comensales o de participantes
Capacidad del salón
Anfitriones y homenajeados
Formato del salón

Los formatos más habituales son:

Mesa imperial o de directorio
Mesa rectangular
Mesa en U o herradura
Mesa redonda
Una combinación de ellas

La mesa imperial es de formato rectangular con sus esquinas redondeadas. No llega a ser oval. Es una mesa muy elegante, que puede tener un gran tamaño y de ese modo albergar muchas personas, pero no es habitual encontrarla sino en salones tradicionales y clásicos que tienen mobiliario de época.
Para sustituirla, dada la dificultad de encontrarla en los salones contemporáneos, se ha hecho frecuente el uso de la rectangular, que puede estar formada por una sola mesa, o por varias, una a continuación de otra, para dar cabida a más cantidad de invitados. En algunos eventos, por ejemplo, en casamientos, la mesa cabecera o de los anfitriones tiene este formato, mientras que las restantes son redondas. En ella los participantes pueden sentarse completando la ocupación en todos sus lados, o en uno solo de los lados, de cara a los demás invitados.

La mesa en U, conocida también con el nombre de mesa en herradura, se forma con mesas rectangulares una a continuación de la otra, dando la forma característica de una U. Esta mesa puede tener o no las esquinas redondeadas. Es muy utilizada en eventos empresariales, y no tiene demasiado sentido usarla socialmente. Su finalidad es que los participantes estén enfrentados, uno a uno. Requiere un salón de grandes dimensiones, y puede utilizarse tanto para un servicio de comida en el que se discute un tema, se realiza una presentación audiovisual o se escucha a uno o más oradores. Sólo en el caso de una comida que no incluye ningún tipo de presentación pueden sentarse participantes en el interior de la U; de lo contrario, sólo se usará la parte externa.

La mesa en U se utiliza cuando, en la presentación mencionada, no se espera la intervención de los asistentes, más que para hacer preguntas, dado que mientras atienden al orador, almuerzan. También se usa para reuniones de capacitación, motivación, o asambleas de organizaciones, con lo cual se prevé que se conviertan en mesas de trabajo en las que intervendrán todos los participantes.

Las mesas redondas son las más utilizadas en eventos sociales en los que el objetivo es la comunicación entre los invitados. No se aconseja el uso de mesas redondas para más de 12 personas, ya que por las dimensiones que adquieren, parecería que podrían estar en comunicación unos con otros, pero en la realidad no es así porque la distancia les impide el diálogo. Además, ocupan mucho espacio. Entre el borde de una mesa y el borde de la más próxima debe haber una distancia de 1 metro como mínimo, siendo 1,5 metros una distancia cómoda para el trabajo del personal. La ventaja es que los salones con mesas redondas quedan estéticamente muy lindos, y los arreglos florales o centros de mesa adquieren mayor realce cuando los invitados hacen su ingreso al salón.
Ubicación de los invitados

Si bien los invitados, al ingresar en el salón, serán recibidos por recepcionistas que les indicarán su mesa, es más organizado agregar un plano de orientación en la entrada del salón, con el listado de los invitados y la mesa asignada. El listado se confecciona por orden alfabético de los apellidos, a continuación el nombre y luego el número de mesa, independientemente de que sean matrimonios, socios o la relación que tuvieren, todos deben figurar en la lista. Esta metodología favorecerá a quiénes deseen ubicarse solos, en vez de esperar que una persona los oriente. Y por ende permitirá colocar menor cantidad de recepcionistas. Las mesas deben numerarse con carteles bien visibles, y una vez ubicados todos los comensales, corresponde retirar el cartel.

La ubicación en las mesas es una tarea propia de los anfitriones, que debe ser respetada por los invitados. Puede hacerse por orden de precedencia o por afinidad. La distribución de lugares contribuye a una mejor organización, y cada vez más eventos lo consideran un aspecto infaltable. Solo en los eventos muy informales el invitado elige dónde y con quiénes agruparse.

Cuando el evento es muy formal, no sólo se asignan las mesas, sino también la ubicación en la mesa para cada uno de los comensales. Se procede del mismo modo que se describió anteriormente, y se agrega en cada sitio una tarjeta de ubicación con el nombre y apellido del invitado apoyado sobre la mesa, colocada en la parte superior de los cubiertos de postre o en la parte inferior de las copas.

La precedencia

El orden de precedencia es el orden de prioridad otorgado a un grupo de personas, de acuerdo con un determinado criterio. Aunque dicho así de fácil, en el ceremonial, determinar el orden de precedencia es una labor compleja. Las personas suelen volverse muy susceptibles cuando se trata de respetar estas normas, y algunas podrían ofenderse si no se las ubica en el lugar que creen merecer.

En general, el cargo o las funciones de una persona determinan con bastante claridad el lugar que se le debe conceder: si es presidente, director, gerente en organizaciones públicas o privadas, es el cargo el componente por evaluar para decidir el lugar; también y complementariamente, lo son la edad y el sexo. La gran dificultad se presenta cuando se deben combinar dos o más criterios. Como no puede ser de otra manera, la persona mayor tendrá precedencia respecto de la más joven, pero cuando son ambas del mismo sexo; cuando esa persona joven es una mujer, el hombre anciano conserva la precedencia.
Una persona extranjera que asiste por primera vez a una celebración tendrá precedencia respecto de los invitados habituales. La persona casada prevalecerá sobre la soltera; los matrimonios sobre los novios; quienes ocupen cargos públicos sobre aquellos con cargos corporativos, las personalidades religiosas sobre las civiles.

La distribución de los comensales

La distribución de los lugares que ocuparán los comensales recae siempre sobre los dueños de casa, más preciosamente de la dueña.
En el caso de las comidas más formales, se suele distribuir a los comensales por orden de precedencia y tratando de buscar la complementariedad, ya sea por personalidad, edad, ocupación. Es aconsejable aplicar algunas reglas de rigor para las ocasiones más informales, como alternar hombres y mujeres, evitando que los matrimonios queden juntos, ya que así se reduce la posibilidad de intercambio. Si hubiera invitados extranjeros, serán intercalados con los nativos, siempre que hablen el mismo idioma.

Para establecer precedencias, es conveniente hacerlo en forma escrita. Si todos los invitados fueran hombres, o todas mujeres, se confeccionará una lista única, encabezada por el/la anfitrión/a, a continuación seguirá quien tenga mas precedencia (el más importante, el homenajeado, el más antiguo, el más amigo) de acuerdo con el criterio elegido, y así hasta incluir a todos los invitados. El listado luego se numera, comenzando con el anfitrión, que recibirá el número 0.

Si los invitados fueran hombres y mujeres, el sistema será de doble lista: uno de hombres y otro de mujeres. Se numerarán ambas listas comenzando de 0, y se diferenciará a los hombres colocando una h junto al número asignado y a las mujeres una m. Recordemos que siempre debemos separar los matrimonios e intercalar hombres y mujeres.
Si la celebración contara con un homenajeado u homenajeada, éste recibirá el doble cero (00), ubicándolo en el listado inmediatamente después de los anfitriones.
Los anfitriones presiden la mesa y ocupan las cabeceras. Dada su estrecha relación con el personal, la mujer se ubica en la cabecera de frente a la puerta que comunique con la cocina.

En la mesa imperial o rectangular las cabeceras pueden estar en los extremos de la mesa, al estilo inglés; o en el centro de los laterales, al estilo francés. El primero facilita a los anfitriones ocuparse de dos centros de conversación distintos, y atender, si fuera necesario, a los invitados que están más cerca de cada uno de ellos.
En la disposición a la francesa, a los homenajeados les corresponde el lugar de la derecha respecto de los dueños de casa. Si no, se le concede ese lugar por orden de precedencia a quien los invitados consideren en condiciones de recibir ese privilegio, cualquiera que sea el criterio que apliquen.

En las mesas redondas, el esquema de ubicación de comensales es el mismo: los anfitriones, enfrentados, y la precedencia, de derecha a izquierda, sin olvidar intercalar hombres y mujeres.

Para la mesa imperial, la cabecera a la inglesa con lista única no es muy aconsejable, ya que el anfitrión preside desde un extremo, al tiempo que los invitados se colocan a derecha e izquierda, mientras el extremo opuesto queda vacío. Al quedar libre una punta de la mesa, no sólo no se cierra el círculo, lo cual estéticamente no luce mejor, sino que los dos últimos invitados quedan distantes entre sí y ven reducida la posibilidad de diálogo.
En cambio, resulta apropiada para una reunión de directorio, donde la comunicación será unidireccional, y también cuando se trata de un homenaje. En ese caso presiden simultáneamente la mesa el anfitrión y el homenajeado, cada uno en un extremo.

La disposición a la francesa es apropiada para armar una mesa en la que hay una persona que recibe un homenaje, ya que ésta se ubica frente al anfitrión, con lo cual dejará conformada una segunda cabecera. En cuanto a los demás invitados, se procede a sentarlos a partir de la derecha del anfitrión, luego desde la derecha del homenajeado, y así sucesivamente hasta completar la mesa; los extremos pueden quedar libres.

En el esquema a la francesa, si no hay homenajeado, el anfitrión asume solo la cabecera, en el centro de uno de los laterales. Y la disposición del resto de los invitados será con el invitado más importante sentado a la derecha y el siguiente, a la izquierda, hasta llegar a los extremos. Luego cambiará el ordenamiento habitual, pues las derechas e izquierdas harán referencia siempre a la única cabecera. Pero se dejará libre el espacio frente al lugar del anfitrión, entre dos comensales, para que quede claro que sólo hay una cabecera.

El procedimiento respecto de las mesas redondas es similar al de la mesa imperial. En el caso de que no haya homenajeado, el orden de precedencia parte del anfitrión, de derecha a izquierda. Y frente a él, el espacio libre entre comensales como una falsa cabecera.
Pero si hubiera un homenajeado, y los comensales no superan los diez, el anfitrión y el homenajeado se ubican enfrentados, de modo que su diálogo sea fluido y en un tono regular de voz. Los invitados se colocan a la derecha del anfitrión primero, y del homenajeado después.
Si el número supera los diez comensales, es conveniente colocar al homenajeado a la derecha del anfitrión y seguir el ordenamiento tradicional para mesa redonda con falsa cabecera.

En las mesas en U, cuando se usa como mesa de trabajo, el orador principal puede situarse en dos lados estratégicos: en el centro de la cabecera, si va a permanecer en el lugar parado o sentado, o en la abertura de la U, si hubiese una presentación, o si pudiera moverse. Si el anfitrión se coloca en el centro de la cabecera, el orador puede compartir ese lugar, y se le da la derecha.

Los eventos sociales

Los eventos sociales

En muchos casos las organizaciones caseras y previsibles de estos eventos pasaron a manos de expertos, conocidos como wedding planner, event planner o birthday planner según su especialidad, personas que aprendieron el oficio de diseñar, organizar y coordinar exitosamente diversos sucesos que buscan en todo momento conmover al invitado.

El casamiento

El compromiso: Un anuncio de boda merece ser festejado, y para esa ocasión existen varias opciones que combinan con el carácter del festejo.

Un almuerzo de domingo
Una comida formal y elegante
Un té

Este evento puede convertirse también en la ocasión de hacer las presentaciones correspondientes y comunicar la noticia. En estos días el estilo de la ceremonia varía según la filosofía de vida de los novios y sus creencias religiosas. La corriente y tradicional para el siguiente paso es la unión en matrimonio civil y religioso. Y para celebrarlo, los aspectos preliminares de la organización para tener en cuenta son los siguientes:

El trabajo y la disponibilidad de los novios.
Sus gustos y deseos en relación con la totalidad del evento y sobre cada tema en particular.
Lo que tienen y lo que les falta para lograr un objetivo compartido.
Quién se encargará de la organización general de la fiesta. Hay que analizar seriamente si, de acuerdo con el presupuesto y el conocimiento del tema, estará a cargo de los propios novios o se delegará en un profesional, familiar o algún amigo organizado y creativo.
La opinión de las familias para unificar deseos, a pesar de las naturales diferencias generacionales.
Confiar en las elecciones hechas, calmar la ansiedad, minimizar los riesgos y llegar tranquilos al gran día.

¿Cuándo es la boda?

A la hora de tomar la decisión de casarse, la elección del día soñado depende de no pocos y variados motivos. Lo primero será determinar si habrá celebración civil y religiosa, si habrá festejo luego de uno o de los dos acontecimientos, y se hará de día o de noche. A partir de estas consideraciones, habrá que tener presente:

El calendario local y extranjero (feriados, vacaciones de invierno o verano, fechas religiosas), en el caso de que haya familiares o invitados importantes que no pueden faltar.
El propio calendario: vacaciones o licencias laborales, recesos de estudio tanto de los novios como de los padres, padrinos, hermanos y amigos que quieren asistir.
La solicitud de las fechas en el registro civil y en la iglesia o templo. Según las épocas del año, hay mayor o menor disponibilidad. En ocasiones, se debe tramitar hasta con un año de antelación.
El servicio de catering. Si se ha optado por uno muy solicitado, conviene contactarlo con anticipación, o bien buscar otras opciones. La primavera y el inicio del verano son considerados “temporada alta”.
La contratación del salón. Es uno de los componentes más importantes, que incluso puede modificar el cronograma general. La oferta de salones es amplia y variada, pero se aconseja asumirlo como un punto por resolver varios meses antes.

Como cada uno de estos aspectos tiene incidencia en los restantes, la resolución paulatina de cada uno de ellos irá allanando el camino para la toma de decisiones futuras.
En relación con el momento apropiado para realizar la fiesta se debe considerar que un casamiento diurno se beneficia con la luz del día, el brillo del sol, y si será en las afueras de la ciudad, estará rodeado del encanto de la naturaleza, el verde, el clima agradable. Los invitados pueden llegar con más tranquilidad y los tiempos se alargan, pero habrá que prever la posibilidad de lluvia, las altas o bajas temperaturas, los insectos. La noche, por otra parte, invita al glamour bajo la luz de la luna y las estrellas, el brillo en la oscuridad, Predominan otros colores, las luces, y los defectos pasan inadvertidos.


¿Cuánto gastamos?

Un punto importante para realizar cualquier cálculo es quién o quiénes correrán con los gastos de la fiesta. Desde luego, es un aspecto por decidir entre los contrayentes, de acuerdo con la tradición familiar, religiosa o cultural. Antiguamente, los padres de la novia se hacían cargo de la celebración, pero en la actualidad, dada la complejidad de la organización de este tipo de eventos, los costos suelen repartirse a partir de la definición de la cantidad de invitados, y cada familia asume los gastos de los propios invitados. Cuando los novios tienen una sólida posición económica, ellos mismos asumen esa responsabilidad.
Para definir el presupuesto existen dos posibilidades: una es partir de una suma fija e inamovible, a la cual se deberán ajustar todas las decisiones, la otra es elegir todo lo que se desee sin restricciones. A partir de la modalidad elegida, el paso siguiente es la selección de proveedores y la cotización de los servicios.
En caso de haber contratado un organizador profesional o asesor, lo que comúnmente se llama wedding planner, las búsquedas y la administración del presupuesto correrán por su cuenta. De lo contrario, si la organización es asumida por los propios novios con alguna ayuda familiar o de amigos, el listado deberá comprender:

Nombre y datos del proveedor, empresa o persona que preste el servicio.
Detalle de los productos o servicios.
Fecha y hora de entrega.
Precios con IVA y sin él. Forma de pago.
Gastos de envío, armado y desarmado del salón.
Precio por extensión del tiempo contratado.
Gastos por suspensión o cancelación del evento.

Al presupuesto estimativo siempre se recomienda agregarle los “gastos de último momento”, los imprevistos, o simplemente los cambios introducidos, así como las propinas para el personal de limpieza, guardarropa, etc.