Megaevento: Reunión de gran magnitud, por su duración, programación, cantidad de participantes o público y trascendencia. La cifra de asistentes necesaria para que se pueda hablar de un megaevento ronda las 3500 personas.
Memoria del Evento: Documento que tiene por objeto contar y conservar los elementos, contenidos, experiencias, vivencias y decisiones del grupo componente del evento, elementos que permiten en el futuro la reflexión y evaluación de la conferencia.
Merchandising: Gerundio del verbo inglés merchandise, que significa “comerciar con” o “promover la venta de”. Comúnmente se utiliza para denominar a los artículos de promoción (lapiceras, portafolios, regalos empresariales, etc.)
Mesa Redonda: Debate entre un grupo de cuatro a seis personas con puntos de vista divergente. La discusión del tema planteado está regulada por un moderador que, al cabo de 50 minutos de discusión, cierra el debate para dar paso a las preguntas del público.
Moderador: Persona que preside discusiones y foros, o que conduce paneles y mesas redondas.
Mostrador de Inscripción: Se ubica un escritorio o mostrador en los accesos a la sala de sesión o en el lobby del hotel para las inscripciones, acreditaciones y entrega del material.
OPC: Sigla que designa al Organizador Profesional de Congresos. Es la firma o individuo que se encarga de planificar y realizar un evento de este tipo. Dentro de su responsabilidad se encuentran, entre otras, el diseño del encuentro y el postcongreso.
Orador: También llamado conferencista, persona que expone un tema o una lectura en una conferencia. El orador principal es la persona que expone el tema principal del congreso.
Panel: Debate informal entre un grupo de hasta ocho personas que conversan libremente sobre un tema determinado. Un moderador coordina la sesión, la cual dura cerca de una hora. A su término, los participantes pueden sintetizar sus ideas, y el público, formular preguntas.
Paper: Ponencia, comunicación.
Participantes: Aquellas personas, incluyendo delegados, expositores, acompañantes y todo el personal, que están presente en un evento.
Patrocinador: En inglés, sponsor. Persona o entidad que apoya o financia una actividad, frecuentemente con fines comunicacionales. La existencia de esta voz española hace innecesario el término inglés sponsor y de su adaptación, espónsor, al igual que la de los derivados (e) sponsorizar y (e) sponsorización, cuyos equivalentes en español son patrocinar y patrocinio.
Phillips 66: Técnica que consiste en que seis personas discutan durante seis minutos sobre un tema específico. Debe su nombre a Donald Phillips, quien encontró en esta mecánica una manera eficaz para trabajar con grupos numerosos. Permite que los asistentes superen inhibiciones y desarrollen su capacidad de síntesis, ya que sólo cuentan con un minuto para exponer su opinión.
Plotter: Gráfica de gran formato.
Podio: Plataforma o tarima en la que se coloca a alguien para ponerlo en un lugar preeminente por alguna razón (triunfo deportivo, presidir un acto oficial, dirigir una orquesta) Durante una conferencia es el módulo que generalmente tiene una superficie de apoyo levemente inclinada desde donde un orador puede dar un discurso o disertar, mientras los otros ponentes aguardan en el estrado.
Póster: En el ámbito de las convenciones se denomina de esta forma a los trabajos de investigación llevados a cabo por ponentes, que se exhiben en forma de carteles sobre paneles en un espacio especialmente reservado para este fin.
Preinscripción: Inscripción que se realiza antes de la fecha del evento. Por lo general se realiza un descuento por el pago anticipado.
Programa Científico Temático: Es el contenido del evento, descripto en forma cronológica, incluyendo la lista de oradores y los títulos de las ponencias.
Programa para Acompañantes: A los congresos asisten personas que no participan de las sesiones, sino que sólo acompañan al disertante o participante. Por ser acompañantes no abonan la totalidad del valor de la inscripción, sino lo correspondiente a la actividad social. Para ellos se prepara un programa especial con actividades recreativas.
Programa Social: Se contempla este aspecto tanto para los disertantes como para los participantes y acompañantes. Su sentido es fomentar la integración y la interrelación. Se pueden organizar almuerzos y cenas, miniturismo para conocer la ciudad y sus alrededores, práctica de deportes, etc.
Protocolo: Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre.
Recinto: Lugar físico (centro de convenciones, hotel, etc.) en el que se desarrolla un evento. También denominado “predio”.
Relatores Especiales: Son coordinadores que, en reuniones previas a las sesiones de un congreso, se encargan de determinar –junto con los autores de los trabajos- de qué forma se realizarán las presentaciones de acuerdo a la cantidad de contribuciones que se hayan recibido vía mail de autores y de inscriptos durante un alo previo a la realización del congreso.
Role-Playing (Representación de Roles): Técnica utilizada para reproducir una determinada situación de la vida real y facilitar así su comprensión. Mediante la dramatización, los participantes comparten una experiencia a partir de la cual encarnan el tratamiento del tema que los reúne.
R.S.V.P. (Responda, Por Favor): Sigla que proviene de la expresión francesa Rèpond s´il vous plaît. Se coloca en las invitaciones indicando un número de teléfono para confirmar la asistencia.
Rueda de Negocios: Concertación entre dos partes con un interés común, donde una representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el interés de cada participante y les fija una cita. Habitualmente se realizan en el marco de las exposiciones o congresos con exposición paralela.
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